De kantooromgeving is de laatste jaren sterk veranderd en termen als open spaced working, activity based working, hot desking en desk sharing zijn veelgehoorde termen. Deze manier van werken is echter geen one-size-fits-all concept. Het is een combinatie van werken, samenwerken, ontmoeten en inspireren die voor elke branche, elke organisatie en zelfs voor elke persoon anders kan worden ingevuld. Uitgangspunt voor deze manier van werken is dat medewerkers altijd en overal toegang moeten hebben tot relevante informatie en dat ze kunnen werken waar, wanneer en hoe ze dat willen. Dit vraagt om een flexibele invulling van de kantooromgeving.
Bovendien is vloeroppervlakte in kantoren duur. Ruimtes en werkplekken die niet worden gebruikt zijn een onnodige kostenpost. Terwijl het zoeken naar een beschikbare werkplek een killer is voor de productiviteit. Het is daarom de taak van de facility manager om de ruimtes zo slim en efficiënt mogelijk in te zetten. Om ze zo eenvoudig mogelijk beschikbaar te maken voor alle medewerkers en daarbij kosten te besparen.
Wat is Hot Desking precies?
Hot Desking is één manier om de principes van flexibel of hybride werken toe te passen. Eenvoudig gezegd: iedereen kan elke dag op kantoor een open stoel (bureau of werkplek) vinden en eraan werken. Een dynamische werkomgeving, met zit/stabureaus, overlegruimtes, flexibele werkplekken en het delen van bureaus zijn kenmerkend voor flexibele bedrijfsculturen. De meeste mensen hebben niet elke dag hetzelfde bureau nodig, de hele dag door. Als gevolg daarvan blijven bureaus vaak delen van de dag ongebruikt.
Met hot desking via onze desk booking software gebruikt u een bureau alleen wanneer u het daadwerkelijk nodig heeft. In de praktijk zult u merken dat u het aantal werkplekken in een kantoorruimte kunt verminderen en dat u meer diversiteit kunt aanbrengen in het type werkplekken (stilteruimtes, ontspanningsruimtes, creatieve ruimtes, grotere en kleinere vergaderruimtes, etc.). Een bijkomend voordeel is dat hot desking de samenwerking en creativiteit bevordert omdat je voortdurend in contact bent met verschillende mensen. En je creativiteit wordt gestimuleerd door een veranderende omgeving. Dit alles draagt bij tot een betere werknemerservaring.
Covid-19; aanpassen aan nieuwe manieren
De plotselinge komst van Covid-19 zette alles op scherp voor ons kantoorpersoneel. Plotseling werden wij gedwongen zo veel mogelijk thuis te werken en werd het kantoor de plaats om te vermijden. Dit betekende dat nieuwe manieren van werken plotseling versneld moesten worden ingevoerd. Zelfs voor de meer traditionele bedrijven leken agile werken en hot desking een goede manier om (gedeeltelijk) terug naar kantoor te gaan. Maar hoe doe je dat op een eenvoudige, maar professionele manier? Terwijl we rekening houden met sociale afstand en maximale capaciteitsmaatregelen en veiligheid bieden aan medewerkers? Waar we voor Covid-19 veel aanvragen kregen voor het reserveren van ruimtes, zien we nu dat de behoefte aan werkplekreserveringssystemen explosief toeneemt. Werkgevers willen hun mensen op een veilige, eenvoudige en slimme manier naar kantoor krijgen; liever eerder dan later.
Werk slim
Het gebruik van slimme technologie is onvermijdelijk in agile werkomgevingen en helpt je inzicht te krijgen in het gebruik van alle ruimtes op kantoor. Door technologie toe te passen op de werkplek help je medewerkers sneller, beter en slimmer te werken. Zo worden ze productiever en hebben ze meer tijd om zich te richten op wat echt belangrijk is. Het GoBright platform is een goed voorbeeld van slimme technologie. Met de software voor kamerreservering, bureaureservering en bezoekersregistratie kun je vergaderruimtes of bureaus reserveren en bezoekers uitnodigen vanaf elke locatie, op elk moment; allemaal vanuit één cloudgebaseerd systeem. Het integreert met vrijwel alle bestaande (kantoor)IT-systemen en koppelt met de Active directory van je organisatie. De facility manager heeft direct inzicht in de bezetting van elke ruimte en kan de kantoorruimte zo effectief mogelijk gebruiken. Een slimme werkplek is een datagestuurde werkplek.
Meten is weten
Het reserveren van een werkplek kan eenvoudig via de GoBright Desk Booking App. De werkgever heeft van tevoren al bepaald welke werkplekken "open" of "gesloten" zijn, rekening houdend met de sociale afstandsregels. Doordat werknemers vooraf hun werkplek reserveren, weet je als werkgever precies hoeveel mensen er op kantoor zijn en op welke afdelingen. Ideaal om trends te ontdekken, zoals wat de drukste dagen van de week zijn, of de drukste uren op een dag. Zo kun je teams adviseren om op een ander tijdstip te komen werken of de schoonmaakdiensten op bepaalde dagen op te schalen. De werknemer heeft gegarandeerd een werkplek en hij weet zeker dat de collega met wie hij samen aan een project werkt ook op die dag aanwezig is.
