L'environnement de bureau a beaucoup changé ces dernières années et des termes tels que "open space", "activity based working", "hot desking" et "desk sharing" sont fréquemment entendus. Cependant, cette façon de travailler n'est pas un concept unique. Il s'agit d'une combinaison de travail, de collaboration, de réunion et d'inspiration qui peut être réalisée différemment pour chaque secteur, chaque organisation et même pour chaque personne. Le point de départ de cette méthode de travail est que les employés doivent toujours et partout avoir accès aux informations pertinentes et qu'ils peuvent travailler où, quand et comme ils le souhaitent. Cela nécessite une interprétation flexible de votre environnement de bureau.
En outre, l'espace au sol dans les bureaux est cher. Les salles de réunion et les bureaux qui ne sont pas utilisés constituent une dépense inutile. La recherche d'un poste de travail disponible est un frein à la productivité. Il incombe donc au facility manager d'utiliser les espaces de manière aussi intelligente et efficace que possible. De les mettre à la disposition de tous les employés aussi simplement que possible et d'économiser des coûts au passage.
Qu'est-ce que le Hot Desking exactement ?
Le Hot Desking est une façon d'appliquer les principes du travail flexible ou hybride. En d'autres termes, chacun peut trouver et travailler sur n'importe quel siège ouvert (bureau ou poste de travail), lorsqu'il arrive au bureau, chaque jour. Un environnement de travail dynamique, avec des bureaux assis/debout, des salles de réunion, des lieux de travail flexibles et le partage de bureau sont caractéristiques des cultures d'entreprise agiles. La plupart des gens n'ont pas besoin du même bureau tous les jours, toute la journée. Par conséquent, les bureaux restent souvent inutilisés pendant une partie de la journée.
Grâce au hot desking via notre logicielRéservation de bureaux, vous n'utilisez un bureau que lorsque vous en avez réellement besoin. En réalité, vous remarquerez que vous pouvez réduire le nombre de postes de travail dans un espace de bureau et que vous pouvez introduire plus de diversité dans le type de postes de travail (zones de calme, zones de relaxation, zones créatives, salles de réunion plus ou moins grandes, etc.) Un autre avantage est que le hot desking favorise la collaboration et la créativité car vous êtes constamment en contact avec différentes personnes. Et votre créativité est stimulée par un environnement changeant. Tout cela contribue à une meilleure expérience pour les employés.
Covid-19 ; s'adapter à de nouvelles façons de faire
L'arrivée soudaine de Covid-19 a tout bouleversé pour nous, employés de bureau. Nous avons soudain été contraints de travailler à domicile autant que possible et le bureau est devenu l'endroit à éviter. Cela signifie que de nouvelles méthodes de travail ont soudainement dû être accélérées. Même pour les entreprises les plus traditionnelles, le travail agile et le hot-desking semblaient être un bon moyen de revenir (partiellement) au bureau. Mais comment le faire de manière simple, mais professionnelle ? Tout en tenant compte des mesures de distanciation sociale et de capacité maximale et en offrant la sécurité aux employés ? Alors que nous recevions beaucoup de demandes Réservation de salles avant Covid-19, nous constatons aujourd'hui que le besoin de systèmesRéservation de bureaux augmente de manière explosive. Les employeurs veulent que leurs employés se rendent au bureau d'une manière sûre, simple et intelligente ; plutôt tôt que tard.
Travailler intelligemment
L'utilisation de la technologie intelligente est inévitable dans les environnements de travail agiles et vous aide à mieux comprendre l'utilisation de tous les secteurs du bureau. En appliquant la technologie sur le lieu de travail, vous aidez les employés à travailler plus vite, mieux et plus intelligemment. Ils deviennent ainsi plus productifs et disposent de plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment. La plateforme GoBright est un bon exemple de technologie intelligente. Avec les logiciels Réservation de salles, Réservation de bureaux et l'enregistrement des visiteurs, vous pouvez réserver des salles de réunion ou des bureaux et inviter des visiteurs de n'importe quel endroit, à n'importe quel moment, le tout à partir d'un seul système basé sur le cloud. Il s'intègre à presque tous les systèmes informatiques (de bureau) existants et se connecte à l'Active Directory de votre organisation. Le gestionnaire de l'établissement a un aperçu direct de l'occupation de chaque espace et peut utiliser l'espace de bureau de la manière la plus efficace possible. Un lieu de travail intelligent est un lieu de travail axé sur les données.
Mesurer, c'est savoir
La réservation d'un poste de travail peut se faire facilement via l'application GoBright Réservation de bureaux . L'employeur a déjà déterminé à l'avance quels bureaux sont "ouverts" ou "fermés", en tenant compte des règles de distanciation sociale. Les employés réservant leur poste de travail à l'avance, vous savez exactement, en tant qu'employeur, combien de personnes sont présentes au bureau et dans quels services. C'est l'idéal pour découvrir des tendances comme les jours les plus chargés de la semaine ou les heures les plus chargées de la journée. Ainsi, vous pouvez conseiller aux équipes de venir travailler à une autre heure ou augmenter les services de nettoyage certains jours. L'employé est assuré d'avoir un lieu de travail et il est sûr que le collègue avec lequel il travaille sur un projet est également présent le même jour.
