L'ambiente d'ufficio è cambiato molto negli ultimi anni e termini come open spaced working, activity based working, hot desking e desk sharing sono spesso sentiti. Tuttavia, questo modo di lavorare non è un concetto univoco. È una combinazione di lavoro, collaborazione, incontro e ispirazione che può essere realizzata in modo diverso per ogni settore, ogni organizzazione e persino per ogni persona. Il punto di partenza di questo metodo di lavoro è che i dipendenti devono avere sempre e ovunque accesso alle informazioni rilevanti e possono lavorare dove, quando e come vogliono. Ciò richiede un'interpretazione flessibile dell'ambiente d'ufficio.
Inoltre, lo spazio all'interno degli uffici è costoso. Le sale riunioni e le scrivanie che non vengono utilizzate sono una spesa inutile. La ricerca di un posto di lavoro disponibile è un killer della produttività. È quindi compito del facility manager utilizzare gli spazi nel modo più intelligente ed efficiente possibile. Metterli a disposizione di tutti i dipendenti nel modo più semplice possibile, risparmiando sui costi.
Che cos'è esattamente l'Hot Desking?
L'Hot Desking è un modo per applicare i principi del lavoro flessibile o ibrido. In parole povere: chiunque può trovare e lavorare in qualsiasi posto libero (scrivania o postazione di lavoro), quando arriva in ufficio, ogni giorno. Un ambiente di lavoro dinamico, con scrivanie sit/stand, huddle room, postazioni di lavoro flessibili e condivisione delle scrivanie sono caratteristiche delle culture aziendali agili. La maggior parte delle persone non ha bisogno della stessa scrivania ogni giorno, per tutto il giorno. Di conseguenza, le scrivanie rimangono spesso inutilizzate per alcune ore del giorno.
Con l'hot desking tramite il nostro software di prenotazione delle scrivanie, si utilizza una scrivania solo quando se ne ha effettivamente bisogno. In realtà, si noterà che è possibile ridurre il numero di postazioni di lavoro in uno spazio ufficio e che si può introdurre una maggiore diversità nel tipo di postazioni di lavoro (aree tranquille, aree relax, aree creative, sale riunioni più o meno ampie, ecc.) Un ulteriore vantaggio è che l'hot desking favorisce la collaborazione e la creatività, perché si è costantemente a contatto con persone diverse. E la creatività è stimolata da un ambiente in continua evoluzione. Tutto ciò contribuisce a migliorare l 'esperienza dei dipendenti.
Covid-19; adattarsi a nuovi modi
L'improvviso arrivo di Covid-19 ha messo tutto in crisi per noi lavoratori d'ufficio. Improvvisamente siamo stati costretti a lavorare da casa il più possibile e l'ufficio è diventato il luogo da evitare. Questo significava che improvvisamente si dovevano accelerare nuovi modi di lavorare. Anche per le aziende più tradizionali il lavoro agile e l'hot desking sembravano essere un buon modo per tornare (parzialmente) in ufficio. Ma come farlo in modo semplice e professionale? Tenendo conto delle misure di allontanamento sociale e di massima capacità e offrendo sicurezza ai dipendenti? Se prima di Covid-19 abbiamo ricevuto molte richieste di prenotazionesale riunioni , ora vediamo che la necessità di sistemi di prenotazione delle scrivanie sta aumentando in modo esplosivo. I datori di lavoro vogliono portare i loro dipendenti in ufficio in modo sicuro, semplice e intelligente; piuttosto prima che dopo.
Lavorare in modo intelligente
L'uso della tecnologia intelligente è inevitabile negli ambienti di lavoro agili e aiuta a comprendere l'utilizzo di tutte le aree dell'ufficio. Applicando la tecnologia sul posto di lavoro, si aiutano i dipendenti a lavorare più velocemente, meglio e in modo più intelligente. Rendendoli più produttivi e dando loro più tempo per concentrarsi su ciò che conta davvero. La piattaforma GoBright è un buon esempio di tecnologia intelligente. Con il software per la prenotazione delle sale riunioni , la prenotazione delle scrivanie e la registrazione dei visitatori è possibile prenotare sale riunioni o scrivanie e invitare visitatori da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, il tutto da un unico sistema basato su cloud. Si integra con quasi tutti i sistemi informatici (d'ufficio) esistenti e si collega alla Active directory dell'organizzazione. Il responsabile della struttura ha una visione diretta dell'occupazione di ogni spazio e può utilizzare gli uffici nel modo più efficace possibile. Un luogo di lavoro intelligente è un luogo di lavoro guidato dai dati.
Misurare è conoscere
La prenotazione di un posto di lavoro può essere effettuata facilmente tramite l'app GoBright Desk Booking. Il datore di lavoro ha già stabilito in anticipo quali scrivanie sono "aperte" o "chiuse", tenendo conto delle regole di distanza sociale. Se i dipendenti prenotano in anticipo il proprio posto di lavoro, il datore di lavoro sa esattamente quante persone ci sono in ufficio e in quali reparti. È l'ideale per scoprire le tendenze, come ad esempio i giorni più affollati della settimana o le ore più intense della giornata. In questo modo, si può consigliare ai team di venire al lavoro a un orario diverso o di aumentare i servizi di pulizia in determinati giorni. Il dipendente ha la garanzia di avere un posto di lavoro ed è sicuro che anche il collega con cui lavora a un progetto è presente nello stesso giorno.
