Come gestire un posto di lavoro a prova di futuro con la prenotazione delle scrivanie
L'ambiente d'ufficio è cambiato molto negli ultimi anni e termini come open spaced working, activity based working, hot desking e desk sharing si sentono spesso. Tuttavia, questo modo di lavorare non è un concetto unico. È una combinazione di lavoro, collaborazione, incontro e ispirazione che può essere realizzata in modo diverso per ogni industria, ogni organizzazione e anche per ogni persona. Il punto di partenza di questo metodo di lavoro è che i dipendenti devono sempre e ovunque avere accesso alle informazioni rilevanti e che possono lavorare dove, quando e come vogliono. Questo richiede un'interpretazione flessibile dell'ambiente d'ufficio.
Inoltre, lo spazio all'interno degli uffici è costoso. Le sale riunioni e le scrivanie che non vengono utilizzate sono una spesa inutile. Mentre la ricerca di un posto di lavoro disponibile è un killer per la produttività. È quindi compito del facility manager utilizzare gli spazi nel modo più intelligente ed efficiente possibile. Metterli a disposizione di tutti i dipendenti nel modo più semplice possibile e risparmiare sui costi.
Cos'è esattamente l'Hot Desking?
L'Hot Desking è un modo per applicare i principi del lavoro flessibile o ibrido. In parole povere: chiunque può trovare e lavorare in qualsiasi posto libero (scrivania o postazione di lavoro), quando arriva in ufficio, ogni giorno. Un ambiente di lavoro dinamico, con scrivanie sit/stand, huddle room, postazioni di lavoro flessibili e condivisione delle scrivanie sono caratteristiche delle culture aziendali agili. La maggior parte delle persone non ha bisogno della stessa scrivania ogni giorno, per tutto il giorno. Di conseguenza, le scrivanie rimangono spesso inutilizzate per alcune ore del giorno.
Con l'hot desking tramite il nostro software di prenotazione delle scrivanie, utilizzate una scrivania solo quando ne avete effettivamente bisogno. In realtà, noterete che potete ridurre il numero di postazioni di lavoro in uno spazio d'ufficio e che potete introdurre una maggiore diversità nel tipo di postazioni di lavoro (aree tranquille, aree relax, aree creative, sale riunioni più o meno grandi, ecc.) Un ulteriore vantaggio è che l'hot desking promuove la collaborazione e la creatività perché si è costantemente in contatto con persone diverse. E la tua creatività è stimolata da un ambiente che cambia. Tutto questo contribuisce a una migliore esperienza dei dipendenti.
Covid-19; adattarsi a nuovi modi
L'arrivo improvviso di Covid-19 ha messo tutto a dura prova per noi impiegati. Improvvisamente siamo stati costretti a lavorare da casa il più possibile e l'ufficio è diventato il luogo da evitare. Questo significava che nuovi modi di lavorare dovevano improvvisamente essere accelerati. Anche per le aziende più tradizionali il lavoro agile e l'hot desking sembravano essere un buon modo per tornare (parzialmente) in ufficio. Ma come si fa a farlo in modo semplice ma professionale? Tenendo conto della distanza sociale e delle misure di massima capacità e offrendo sicurezza ai dipendenti? Dove prima di Covid-19 abbiamo ricevuto molte richieste per la prenotazione disale riunioni, ora vediamo che la necessità di sistemi di prenotazione delle scrivanie sta aumentando in modo esplosivo. I datori di lavoro vogliono portare le loro persone in ufficio in modo sicuro, semplice e intelligente; piuttosto prima che dopo.
Lavorare in modo intelligente
L'uso della tecnologia intelligente è inevitabile negli ambienti di lavoro agili e vi aiuta ad avere una visione dell'uso di tutte le aree dell'ufficio. Applicando la tecnologia sul posto di lavoro, si aiutano i dipendenti a lavorare più velocemente, meglio e in modo più intelligente. Rendendoli più produttivi e dando loro più tempo per concentrarsi su ciò che conta davvero. La piattaforma GoBright è un buon esempio di tecnologia intelligente. Con il software per la prenotazione di sale riunioni, la prenotazione delle scrivanie e la registrazione dei visitatori è possibile prenotare sale riunioni o scrivanie e invitare visitatori da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento; tutto da un sistema basato sul cloud. Si integra con quasi tutti i sistemi IT (d'ufficio) esistenti e si collega con l'Active directory della vostra organizzazione. Il facility manager ha una visione diretta dell'occupazione di ogni spazio e può utilizzare lo spazio dell'ufficio nel modo più efficace possibile. Un posto di lavoro intelligente è un posto di lavoro guidato dai dati.
Misurare è sapere
La prenotazione di un posto di lavoro può essere fatta facilmente tramite l'App GoBright Desk Booking. Il datore di lavoro ha già determinato in anticipo quali scrivanie sono "aperte" o "chiuse", tenendo conto delle regole di distanza sociale. Con i dipendenti che prenotano il loro posto di lavoro in anticipo, voi come datore di lavoro sapete esattamente quante persone sono in ufficio e in quali dipartimenti. Ideale per scoprire tendenze come quali sono i giorni più affollati della settimana, o le ore più affollate in un giorno. In questo modo, si può consigliare alle squadre di venire al lavoro in un orario diverso o aumentare i servizi di pulizia in giorni specifici. Il dipendente ha la garanzia di avere un posto di lavoro ed è sicuro che il collega con cui lavora a un progetto sia presente anche nello stesso giorno.
