Die Büroumgebung hat sich in den letzten Jahren stark verändert, und Begriffe wie "Open Spaced Working", "Activity Based Working", "Hot Desking" und "Desk Sharing" sind häufig zu hören. Diese Art des Arbeitens ist jedoch kein Pauschalkonzept, das für alle passt. Es handelt sich um eine Kombination aus Arbeit, Zusammenarbeit, Begegnung und Inspiration, die für jede Branche, jedes Unternehmen und sogar für jede Person anders aussehen kann. Ausgangspunkt für diese Arbeitsmethode ist, dass die Mitarbeiter immer und überall Zugang zu relevanten Informationen haben müssen und dass sie arbeiten können, wo, wann und wie es ihnen gefällt. Dies erfordert eine flexible Auslegung Ihrer Büroumgebung.
Darüber hinaus ist der Platz in den Büros teuer. Besprechungsräume und Schreibtische, die nicht genutzt werden, sind unnötige Kosten. Und die Suche nach einem freien Arbeitsplatz ist ein Produktivitätskiller. Es ist daher die Aufgabe des Facility Managers, die Räume so intelligent und effizient wie möglich zu nutzen. Sie allen Mitarbeitern so einfach wie möglich zur Verfügung zu stellen und dabei noch Kosten zu sparen.
Was genau ist Hot Desking?
Hot Desking ist eine Möglichkeit, die Grundsätze des flexiblen oder hybriden Arbeitens anzuwenden. Einfach gesagt: Jeder kann jeden Tag, wenn er ins Büro kommt, einen freien Platz (Schreibtisch oder Arbeitsplatz) finden und dort arbeiten. Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit Sitz-/Steharbeitsplätzen, Huddle-Rooms, flexiblen Arbeitsplätzen und Desk-Sharing sind charakteristisch für agile Unternehmenskulturen. Die meisten Menschen brauchen nicht jeden Tag denselben Schreibtisch. Infolgedessen bleiben die Schreibtische oft einen Teil des Tages ungenutzt.
Mit Hot Desking über unsere Arbeitsplatzbuchungssoftware nutzen Sie einen Schreibtisch nur dann, wenn Sie ihn tatsächlich brauchen. In der Praxis werden Sie feststellen, dass Sie die Anzahl der Arbeitsplätze in einem Büro reduzieren und eine größere Vielfalt an Arbeitsplätzen einführen können (Ruhebereiche, Entspannungsbereiche, Kreativbereiche, größere und kleinere Besprechungsräume usw.). Ein weiterer Vorteil ist, dass Hot Desking die Zusammenarbeit und die Kreativität fördert, weil man ständig mit verschiedenen Personen in Kontakt ist. Und Ihre Kreativität wird durch eine sich verändernde Umgebung angeregt. Dies alles trägt zu einer besseren Erfahrung für die Mitarbeiter bei.
Covid-19; Anpassung an neue Wege
Das plötzliche Aufkommen von Covid-19 brachte uns Büroangestellte in Bedrängnis. Plötzlich waren wir gezwungen, so viel wie möglich von zu Hause aus zu arbeiten, und das Büro wurde zu einem Ort, den man meiden sollte. Dies bedeutete, dass neue Arbeitsformen plötzlich beschleunigt werden mussten. Selbst für die traditionelleren Unternehmen schienen agiles Arbeiten und Hot Desking eine gute Möglichkeit zu sein, (teilweise) ins Büro zurückzukehren. Aber wie kann man das auf einfache, aber professionelle Weise tun? Indem man die soziale Distanz und die maximale Auslastung berücksichtigt und den Mitarbeitern Sicherheit bietet? Während wir vor Covid-19 viele Anfragen zur Raumbuchung erhielten, sehen wir jetzt, dass der Bedarf an Arbeitsplatzbuchungssystemen explosionsartig zunimmt. Arbeitgeber wollen ihre Mitarbeiter auf sichere, einfache und intelligente Weise ins Büro bringen; lieber früher als später.
Klug arbeiten
Der Einsatz von Smart Technology ist in agilen Arbeitsumgebungen unvermeidlich und hilft Ihnen, Einblick in die Nutzung aller Bereiche im Büro zu gewinnen. Durch den Einsatz von Technologie am Arbeitsplatz helfen Sie Ihren Mitarbeitern, schneller, besser und intelligenter zu arbeiten. Das macht sie produktiver und gibt ihnen mehr Zeit, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Die Plattform GoBright ist ein gutes Beispiel für intelligente Technologie. Mit der Software für Raumbuchung, Schreibtischbuchung und Besucherregistrierung können Sie Besprechungsräume oder Schreibtische buchen und Besucher von jedem Ort und zu jeder Zeit einladen; alles über ein cloudbasiertes System. Es lässt sich in fast alle bestehenden (Büro-)IT-Systeme integrieren und mit dem Active Directory Ihrer Organisation verknüpfen. Der Facility Manager hat direkten Einblick in die Belegung der einzelnen Räume und kann die Büroflächen so effektiv wie möglich nutzen. Ein intelligenter Arbeitsplatz ist ein datengesteuerter Arbeitsplatz.
Messen heißt wissen
Die Buchung eines Arbeitsplatzes kann ganz einfach über die GoBright Desk Booking App vorgenommen werden. Der Arbeitgeber hat bereits im Voraus festgelegt, welche Schreibtische "offen" oder "geschlossen" sind, wobei die Regeln der sozialen Distanzierung berücksichtigt werden. Da die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz im Voraus buchen, wissen Sie als Arbeitgeber genau, wie viele Personen sich im Büro aufhalten und in welchen Abteilungen. Dies ist ideal, um Trends zu erkennen, wie z. B. die arbeitsreichsten Tage der Woche oder die arbeitsreichsten Stunden eines Tages. Auf diese Weise können Sie den Teams raten, zu einer anderen Zeit zur Arbeit zu kommen oder die Reinigungsdienste an bestimmten Tagen zu verstärken. Der Mitarbeiter hat garantiert einen Arbeitsplatz und kann sicher sein, dass der Kollege, mit dem er an einem Projekt arbeitet, auch an diesem Tag anwesend ist.
