Kontorsmiljön har förändrats mycket under de senaste åren och begrepp som "open spaced working", "activity based working", "hot desking" och "desk sharing" är vanligt förekommande. Det här sättet att arbeta är dock inte ett koncept som passar alla. Det är en kombination av att arbeta, samarbeta, mötas och inspireras som kan uppfyllas på olika sätt för varje bransch, varje organisation och till och med för varje person. Utgångspunkten för detta arbetssätt är att medarbetarna alltid och överallt ska ha tillgång till relevant information och att de ska kunna arbeta var, när och hur de vill. Detta kräver en flexibel tolkning av din kontorsmiljö.
Dessutom är det dyrt med golvyta på kontoren. Mötesrum och skrivbord som inte används är en onödig kostnad. Att leta efter en ledig arbetsplats är dessutom en produktivitetsdödare. Det är därför facility managerns uppgift att använda ytorna så smart och effektivt som möjligt. Att göra dem tillgängliga för alla medarbetare på ett så enkelt sätt som möjligt och att spara kostnader på vägen.
Vad är Hot Desking egentligen?
Hot Desking är ett sätt att tillämpa principerna för flexibelt eller hybridarbete. Enkelt uttryckt: vem som helst kan hitta och arbeta vid en ledig plats (skrivbord eller arbetsstation) när de kommer till kontoret varje dag. En dynamisk arbetsmiljö med sittande/stående skrivbord, huddle rooms, flexibla arbetsplatser och delade skrivbord är kännetecknande för agila företagskulturer. De flesta människor behöver inte samma skrivbord varje dag, hela dagen lång. Därför står skrivborden ofta oanvända under delar av dagen.
Med hot desking via vår programvara för skrivbordsbokning använder du bara ett skrivbord när du faktiskt behöver det. I verkligheten kommer du att märka att du kan minska antalet arbetsplatser i ett kontorsutrymme och att du kan införa mer mångfald i typen av arbetsplatser (tysta områden, avslappningsområden, kreativa områden, större och mindre mötesrum etc.) En ytterligare fördel är att hot desking främjar samarbete och kreativitet eftersom man hela tiden är i kontakt med olika människor. Och din kreativitet stimuleras av en föränderlig miljö. Allt detta bidrar till en bättre medarbetarupplevelse.
Covid-19; anpassa sig till nya sätt att arbeta
Den plötsliga ankomsten av Covid-19 satte allt på sin spets för oss kontorsanställda. Plötsligt var vi tvungna att arbeta hemifrån så mycket som möjligt och kontoret blev en plats att undvika. Detta innebar att nya sätt att arbeta plötsligt måste påskyndas. Även för de mer traditionella företagen verkade agilt arbete och hot desking vara ett bra sätt att (delvis) komma tillbaka till kontoret. Men hur gör man det på ett enkelt men ändå professionellt sätt? Samtidigt som vi tar hänsyn till åtgärder för social distansering och maximal kapacitet och erbjuder säkerhet för medarbetarna? Där vi fick många förfrågningar om rumsbokning före Covid-19 ser vi nu att behovet av bokningssystem för skrivbord ökar explosionsartat. Arbetsgivarna vill få sina medarbetare till kontoret på ett säkert, enkelt och smart sätt, hellre förr än senare.
Arbeta smart
Användningen av smart teknik är oundviklig i agila arbetsmiljöer och hjälper dig att få insikt i användningen av alla områden på kontoret. Genom att använda teknik på arbetsplatsen hjälper du medarbetarna att arbeta snabbare, bättre och smartare. Det gör dem mer produktiva och ger dem mer tid att fokusera på det som verkligen betyder något. GoBright är ett bra exempel på smart teknik. Med programvaran för rumsbokning, skrivbordsbokning och besöksregistrering kan du boka mötesrum eller skrivbord och bjuda in besökare från vilken plats som helst, när som helst; allt från ett molnbaserat system. Systemet kan integreras med nästan alla befintliga IT-system (på kontoret) och länkas till organisationens Active Directory. Fastighetsförvaltaren har direkt insyn i beläggningsgraden för varje utrymme och kan använda kontorsutrymmet så effektivt som möjligt. En smart arbetsplats är en datadriven arbetsplats.
Att mäta är att veta
Att boka en arbetsplats kan enkelt göras via GoBright Desk Booking App. Arbetsgivaren har redan i förväg bestämt vilka skrivbord som är "öppna" eller "stängda", med hänsyn tagen till reglerna för social distansering. När medarbetarna bokar sin arbetsplats i förväg vet du som arbetsgivare exakt hur många personer som finns på kontoret och på vilka avdelningar. Det är perfekt för att upptäcka trender, t.ex. vilka veckodagar eller timmar på dagen som är mest hektiska. På så sätt kan du ge teamen råd om att komma till jobbet vid en annan tidpunkt eller utöka städningen under vissa dagar. Den anställde är garanterad att ha en arbetsplats och han är säker på att den kollega som han arbetar med i ett projekt också är närvarande samma dag.
