I de sidste par år har kontorets funktion ændret sig drastisk. I dag foretrækker omkring 80 % af medarbejderne hybridarbejde. En balance mellem at arbejde hjemme og på kontoret er blevet meget vigtig. Så hvordan gør du dit kontor klar til fremtiden?
Mange finder svaret i styring af kontorbelægning. Det er ganske enkelt at styre og få indsigt i, hvordan kontoret bliver brugt ved hjælp af systemer og sensorer. Med systemer til booking af lokaler og skriveborde kan du f.eks. måle, hvordan dine medarbejdere bruger lokaler og skriveborde. Styring af kontorbelægningen har vist sig at være meget nyttig. Der er mange grunde til, at du bør overveje at implementere det.
Medarbejdertilfredshed
Når du vil have dine medarbejdere til at besøge kontoret, er det vigtigt at skræddersy arbejdsmiljøet til deres behov. Det er her, måling af kontorbelægning er praktisk. Med værktøjer, der nøjagtigt måler, hvordan dine nuværende kontorlokaler bruges af dine medarbejdere, kan du analysere, hvad deres præferencer er med hensyn til arbejdspladser. Disse oplysninger kan igen bruges til at redesigne dine kontorlokaler, så de passer perfekt til dine medarbejderes behov og øger deres arbejdsglæde.
Derudover giver det dine medarbejdere en følelse af sikkerhed at arbejde med rum- og skrivebordsbookingsystemer. De vil være garanteret et skrivebord, og de vil have indsigt i ledige arbejdsområder og deres kollegers opholdssted. Det vil direkte øge samarbejdet, produktiviteten og det sociale sammenhold på arbejdspladsen.
Nedskæring af omkostninger
Ud over medarbejdertilfredshed kan styring af kontorbelægning også hjælpe med at reducere omkostningerne. Når du måler belægningen på dit kontor, ved du, hvor meget plads der faktisk bliver bruges, og hvor meget kontorplads du har brug for pr. person. Takket være opblomstringen af fleksibelt arbejde og appellen til at arbejde hjemmefra vil færre mennesker komme ind på kontoret på daglig basis. At måle belægningen på dit kontor kan hjælpe dig med at indse, at du har alt for meget kontorplads til dine medarbejderes moderne arbejdsmetoder. Du kan så beslutte at give slip på denne plads og dermed sænke ejendomsomkostningerne. Derudover vil dette også hjælpe dig med at reducere din energiregningda der er mindre behov for opvarmning, aircondition og AV-udstyr.
Bæredygtighed
At reducere energiregningen er også gavnligt for dine bæredygtighedsmål. Du er sikkert klar over, at alle virksomheder skal være CO2-neutrale i 2050 i henhold til Paris-aftalerne. Det er derfor vigtigt, at du begynder at investere i bæredygtige kontorindretninger. Belægningsstyring kan hjælpe med at opnå dette ved at styre energiregninger for belysning og andre tilføjelser til dit kontor.
Hvordan måler man belægningen på et kontor?
Nu hvor du vil måle kontorbelægningen, skal du logisk nok vide hvordan. Nøglen til præcis styring af kontorbelægning er en kombination af både soft- og hardware. Værktøjer til skrivebordsbooking og lokalebooking kan bruges til at vurdere dine medarbejderes brug af henholdsvis skriveborde og lokaler. Medarbejderne booker deres skriveborde, hvorefter disse belægningsdata gemmes og behandles i form af analyser. Et problem, der opstår, er imidlertid, at nogle mennesker ikke dukker op til en booking, eller at andre tager plads uden at have foretaget en booking. Det betyder, at den faktiske kontorbelægning ikke måles nøjagtigt.
For at sikre 100 % nøjagtighed i dit kontors rapporter kan du implementere sensorer. GoBright tilbyder sensorer, der overvåger specifik brug. Udover bevægelse registrerer skrivebordssensorer også kropsvarme, så selv om du står helt stille, vil sensoren stadig vide, at du er der. Hvis en medarbejder har foretaget en booking, men ikke dukker op, vil sensoren kommunikere dette til platformen, og så vil lokalet eller skrivebordet blive frigivet til en anden, der kan booke. Disse rumsensorer kan også installeres til at styre belysning og andre tilføjelser til dit rum.
Hvilke typer data kan du måle med kontorbelægningsmåling?
De typer data, der kan indsamles ved hjælp af forskellige soft- og hardware, varierer. For det første er det muligt at se, hvilke skriveborde, lokaler og parkeringspladser der er mest/mindst booket. Du kan f.eks. se, at skriveborde ved siden af vinduer bliver booket oftere. Hvorfor er det sådan? Er det fordi dine medarbejdere foretrækker at arbejde i naturligt lys? Du kan så bruge disse oplysninger til at tilføje flere skriveborde i nærheden af vinduer for at imødekomme dine medarbejderes behov.
For det andet er det også muligt at se check-ins (og outs) på værelser og skriveborde, og endelig antallet af no-shows og spontane bookinger. Det vil give mere indsigt i dine medarbejderes adfærd. For eksempel kan belægningsdataene vise, at dine medarbejdere ikke arrangerer mange møder med store teams, men hellere sætter sig spontant sammen med en kollega eller to. En datadrevet beslutning ville så være at droppe et par større mødelokaler og i stedet skabe mindre, uformelle siddeområder med hurtig adgang.
Hvad hvis jeg allerede bruger analyseværktøjer som Power BI?
Nogle virksomheder bruger allerede værktøjer til at analysere visse indsamlede data. Derfor har GoBright investeret i at skabe en API-udvidelse, der gør det muligt for brugere at udtrække data fra GoBright -platformen. Oplysningerne fra vores software kan så igen overføres til andre eksterne dashboards, herunder Power BI. Med GoBright Analytics og dit foretrukne værktøj til at analysere data kan du bruge faktuelle beviser til at understøtte beslutningsprocessen, hvilket passer til en ægte datadrevet arbejdsplads.
Er mine medarbejderes privatliv sikret, når jeg måler belægningen på arbejdspladsen?
Et af de vigtigste aspekter ved måling af belægning er dine medarbejderes personlige data og privatliv. Dine medarbejdere skal føle sig beskyttede og sikre i deres arbejdsmiljø. GoBright sætter derfor høje standarder med hensyn til databeskyttelse. Dette er internationalt anerkendt, fordi vi med stolthed har modtaget ISO 9001- og ISO 27001-certifikaterne. For andre juridiske dokumenter kan du få adgang til vores vilkår og betingelser for beskyttelse af personlige oplysninger.
At måle er at vide
Kort sagt giver belægningsmåling dig mere indsigt i dine medarbejderes adfærd og præferencer. Disse statistikker hjælper dig med at træffe datadrevne beslutninger og skabe et arbejdsmiljø, der er specifikt skræddersyet til, hvad dine medarbejdere har brug for for at samarbejde mest effektivt i din organisation. Forbered dig på fremtiden ved at tage dig af nutiden. Det er muligt med GoBright's løsninger.
Det kan være et stort skridt at implementere hele sættet af værktøjer til at optimere dit kontor. Hvis du har specifikke spørgsmål om effektiv brug af din kontorplads, er du velkommen til at kontakte os. Vi giver dig gerne et godt råd.