Under de senaste åren har kontorets funktion förändrats drastiskt. Numera föredrar cirka 80% av de anställda hybridarbete. En balans mellan att arbeta hemma och att arbeta på kontoret har blivit mycket viktig. Så hur gör du ditt kontor redo för framtiden?
Många hittar svaret i kontorets beläggningshantering. Det handlar enkelt uttryckt om att hantera och få insikt i hur kontoret används, med hjälp av system och sensorer. Med rums- och skrivbordsbokningssystem kan du till exempel mäta hur dina anställda använder rum och skrivbord. Styrning av kontorsbeläggning har visat sig vara mycket användbart. Det finns många skäl till varför man bör överväga att införa det.
Medarbetarnöjdhet
När du vill att dina anställda ska besöka kontoret är det viktigt att skräddarsy arbetsmiljön efter deras behov. Det är här som mätning av kontorsbeläggning kommer väl till pass. Med verktyg som exakt mäter hur dina nuvarande kontorsutrymmen används av dina anställda kan du analysera vilka preferenser de har när det gäller arbetsplatser. Den här informationen kan i sin tur användas för att omforma kontorsutrymmet så att det blir perfekt anpassat till medarbetarnas behov, vilket ökar deras arbetsglädje.
Att arbeta med bokningssystem för rum och skrivbord ger dessutom dina anställda en känsla av säkerhet. De garanteras ett skrivbord och de får inblick i tillgängliga arbetsytor och var deras kollegor befinner sig. Detta kommer direkt att öka samarbetet, produktiviteten och den sociala sammanhållningen på arbetsplatsen.
Sänkta kostnader
Förutom nöjda medarbetare kan mätning av kontorsbeläggningen också bidra till att minska kostnaderna. När du mäter kontorets beläggningsgrad vet du vilket utrymme som faktiskt används används och hur mycket kontorsutrymme som behövs per person. Tack vare att flexibelt arbete har blivit allt vanligare och att det är attraktivt att arbeta hemifrån kommer färre människor att komma in på kontoret på daglig basis. Att mäta beläggningsgraden på ditt kontor kan hjälpa dig att inse att du har alldeles för mycket kontorsutrymme för dina anställdas moderna sätt att arbeta. Du kan då besluta dig för att avyttra dessa lokaler och därmed sänka fastighetskostnaderna. Dessutom hjälper detta dig att minska din energiräkning ocksåeftersom det finns mindre behov av uppvärmning, luftkonditionering och AV-utrustning.
Hållbarhet
Att sänka energiräkningen är också bra för dina hållbarhetsmål. Du är säkert medveten om att alla företag måste vara koldioxidneutrala 2050, enligt Parisavtalet. Därför är det viktigt att du börjar investera i hållbara kontorslösningar. Occupancy Management kan hjälpa till att uppnå detta genom att hantera energiräkningar för belysning och andra tillägg till ditt kontor.
Hur mäter man beläggningsgraden på ett kontor?
Nu när du vill mäta kontorsbeläggningen måste du logiskt sett veta hur. Nyckeln till en korrekt hantering av kontorsbeläggning är en kombination av både mjuk- och hårdvara. Verktyg för skrivbordsbokning och rumsbokning kan användas för att bedöma medarbetarnas användning av skrivbord respektive rum. Medarbetarna bokar sina skrivbord, varefter beläggningsdata lagras och bearbetas i form av analyser. Ett problem som uppstår är dock att vissa personer inte dyker upp till en bokning, eller att andra tar plats utan att ha gjort en bokning. Detta skulle innebära att den faktiska kontorsbeläggningen inte mäts exakt.
För att säkerställa 100% noggrannhet i kontorets rapporter kan du implementera sensorer. GoBright erbjuder kontorssensorer som övervakar specifik användning. Förutom rörelse känner skrivbordssensorer också av kroppsvärme, så även om du står helt stilla vet sensorn att du är där. Om en anställd har gjort en bokning, men inte dyker upp, kommer sensorn att meddela detta till plattformen och rummet eller skrivbordet kommer att frigöras för någon annan att boka. Dessa rumssensorer kan också installeras för att styra belysning och andra tillägg till ditt rum.
Vilka typer av data kan du mäta med mätning av kontorsbeläggning?
De typer av data som kan samlas in med hjälp av olika mjuk- och hårdvara varierar. För det första är det möjligt att se vilka skrivbord, rum och parkeringsplatser som är mest respektive minst bokade. Du kanske till exempel märker att skrivbord som ligger intill fönster bokas oftare. Varför är det så? Är det för att dina anställda föredrar att arbeta i naturligt ljus? Du kan sedan använda den här informationen för att lägga till fler skrivbord nära fönster för att tillgodose dina anställdas behov.
För det andra är det också möjligt att se incheckningar (och utcheckningar) i rum och på skrivbord, och slutligen antalet uteblivna besök och spontana bokningar. Detta ger ytterligare insikter om dina medarbetares beteende. Till exempel kan beläggningsdata visa att dina medarbetare inte organiserar många möten med stora team, utan hellre spontant sitter tillsammans med en eller två kollegor. Ett datadrivet beslut skulle då kunna vara att ta bort några större mötesrum och i stället skapa mindre, informella sittgrupper för snabb åtkomst.
Vad händer om jag redan använder analysverktyg, till exempel Power BI?
Vissa företag använder redan verktyg för att analysera viss insamlad data. Det är därför GoBright har investerat i att skapa ett API-tillägg som gör det möjligt för användare att extrahera data från GoBright -plattformen. Informationen från vår programvara kan sedan i sin tur överföras till andra externa dashboards, inklusive Power BI. Med GoBright Analytics och ditt föredragna verktyg för att analysera data kan du använda faktabaserade bevis för att stödja beslutsprocessen, vilket är lämpligt för en verkligt datadriven arbetsplats.
Säkerställs mina anställdas integritet när jag mäter beläggningen på arbetsplatsen?
En av de viktigaste aspekterna av beläggningsmätning är dina anställdas personuppgifter och integritet. Dina medarbetare ska känna sig skyddade och trygga i sin arbetsmiljö. GoBright ställer därför höga krav på dataskydd. Detta är internationellt erkänt, eftersom vi med stolthet har erhållit certifikaten ISO 9001 och ISO 27001. För alla andra juridiska dokument kan du komma åt våra sekretessvillkor.
Att mäta är att veta
Kort sagt ger beläggningsmätning dig mer insikt i dina medarbetares beteenden och preferenser. Statistiken hjälper dig att fatta datadrivna beslut och skapa en arbetsmiljö som är särskilt anpassad till vad dina medarbetare behöver för att samarbeta så effektivt som möjligt inom din organisation. Förbered dig för framtiden genom att ta hand om nuet. Det är möjligt med GoBright:s lösningar.
Att implementera hela uppsättningen verktyg för att optimera ditt kontor kan vara ett stort steg. Om du har några specifika frågor om effektiv användning av ditt kontorsutrymme är du välkommen att kontakta oss. Vi ger dig gärna ett gott råd.
