Negli ultimi anni, soprattutto durante la pandemia di Covid-19, la funzione dell'ufficio è cambiata drasticamente. Lavorare da casa, o da qualsiasi altra parte del mondo, ha mostrato i suoi pro e i suoi contro. Questo ha fatto sì che circa l'80% dei dipendenti preferisca lavoro ibrido. L'equilibrio tra lavoro a casa e lavoro in ufficio è diventato molto importante. Come si fa a rendere il proprio ufficio adatto al futuro?
Molti trovano la risposta nella gestione dell'occupazione degli uffici. Si tratta, in parole povere, di gestire e capire come viene utilizzato l'ufficio, con l'aiuto di sistemi e sensori. Con i sistemi di prenotazionesale riunioni e di prenotazione delle scrivanie, ad esempio, è possibile misurare come i dipendenti utilizzano le stanze e le scrivanie. La gestione dell'occupazione degli uffici si è dimostrata molto utile. Ci sono molti motivi per cui dovreste considerare di implementarla.
Soddisfazione dei dipendenti
Quando si vuole che i propri dipendenti visitino l'ufficio, è importante adattare l'ambiente di lavoro alle loro esigenze. È qui che si rivela utile la misurazione dell'occupazione degli uffici. Grazie a strumenti che misurano con precisione l'utilizzo dello spazio d'ufficio attuale da parte dei dipendenti, è possibile analizzare quali sono le loro preferenze in fatto di luoghi di lavoro. Queste informazioni possono essere utilizzate per riprogettare gli spazi dell'ufficio, adattandoli perfettamente alle esigenze dei dipendenti e aumentando la loro felicità sul lavoro.
Inoltre, lavorare con sale riunioni e i sistemi di prenotazione delle scrivanie offre ai vostri dipendenti un senso di sicurezza. Avranno la garanzia di una scrivania e potranno conoscere gli spazi di lavoro disponibili e la posizione dei loro colleghi. Questo aumenterà direttamente la collaborazione, la produttività e la coesione sociale sul posto di lavoro.
Riduzione dei costi
Oltre alla soddisfazione dei dipendenti, la gestione dell'occupazione degli uffici può contribuire a ridurre i costi. Misurando l'occupazione dell'ufficio, si può sapere quale spazio viene effettivamente effettivamente utilizzato e quanto spazio è necessario per ogni persona. Grazie alla diffusione del lavoro flessibile e all'attrazione per il lavoro da casa, un numero minore di persone viene in ufficio quotidianamente.. Misurare l'occupazione del vostro ufficio potrebbe aiutarvi a a rendersi conto di avere troppo spazio in ufficio per le moderne modalità di lavoro dei vostri dipendenti. Potete quindi decidere di liberare questo spazio, riducendo i costi immobiliari. Inoltre, questo vi aiuterà a ridurre la bolletta energetica, in quanto il riscaldamento sarà meno necessario.poiché si riduce il fabbisogno di riscaldamento, aria condizionata e apparecchiature AV.
Sostenibilità
Ridurre la bolletta energetica è utile anche per i vostri obiettivi di sostenibilità. Probabilmente siete a conoscenza del fatto che ogni azienda deve essere neutrale dal punto di vista delle emissioni di carbonio entro il 2050, secondo gli accordi di Parigi. È quindi importante iniziare a investire in uffici sostenibili. La gestione dell'occupazione può aiutare a raggiungere questo obiettivo, gestendo le bollette energetiche per l'illuminazione e altre aggiunte al vostro ufficio.
Come si misura l'occupazione degli uffici?
Ora che volete misurare l'occupazione degli uffici, è logico che dobbiate sapere come. La chiave per un'accurata gestione dell'occupazione degli uffici è una combinazione di strumenti soft e hardware. Gli strumenti di prenotazione delle scrivanie e sale riunioni possono essere utilizzati per valutare l'utilizzo da parte dei dipendenti delle rispettive scrivanie e stanze. I dipendenti prenotano le loro scrivanie, dopodiché i dati sull'occupazione vengono memorizzati ed elaborati sotto forma di analisi. Un problema che si presenta, tuttavia, è che alcune persone non si presentano alla prenotazione o che altre prendono posto senza aver effettuato la prenotazione. Ciò significa che l'occupazione effettiva dell'ufficio non viene misurata con precisione.
Per garantire un'accuratezza del 100% nei rapporti del vostro ufficio, potete implementare dei sensori. GoBright offre sensori di presenza in ufficio che monitorano l'utilizzo specifico. Oltre al movimento, i sensori da scrivania rilevano anche il calore corporeo, quindi anche se si rimane molto fermi, il sensore saprà comunque che si è presenti. Se un dipendente ha prenotato, ma non si presenta, il sensore lo comunicherà alla piattaforma e quindi sale riunioni o la scrivania verrà liberata per la prenotazione di qualcun altro. Questi sale riunioni sensori possono essere installati anche per controllare l'illuminazione e altre aggiunte al vostro sale riunioni.
Quali tipi di dati si possono misurare con la misurazione dell'occupazione degli uffici?
I tipi di dati che possono essere raccolti utilizzando diversi software e hardware variano. In primo luogo, è possibile vedere quali scrivanie, stanze e parcheggi sono più o meno prenotati. Ad esempio, si può notare che le scrivanie vicino alle finestre vengono prenotate più spesso. Perché? È perché i vostri dipendenti preferiscono lavorare con l'illuminazione naturale? Potete quindi utilizzare queste informazioni per aggiungere altre scrivanie vicino alle finestre, per soddisfare le esigenze dei vostri dipendenti.
In secondo luogo, è anche possibile vedere i check-in (e i check-out) nelle stanze e nelle scrivanie, nonché il numero di no-show e di prenotazioni spontanee. Ciò fornirà ulteriori informazioni sul comportamento dei vostri dipendenti. Ad esempio, i dati sull'occupazione potrebbero mostrare che i vostri dipendenti non organizzano molte riunioni con team numerosi, ma preferiscono sedersi spontaneamente con uno o due colleghi. Una decisione basata sui dati potrebbe quindi essere quella di abbandonare alcune sale riunioni più grandi e creare invece aree di seduta più piccole e informali per un accesso rapido.
E se utilizzo già strumenti di analisi, come PowerBI?
Alcune aziende utilizzano già strumenti per analizzare alcuni dati raccolti. Per questo motivo GoBright ha investito nella creazione di un'estensione API che consente agli utenti di estrarre i dati dalla piattaforma GoBright . Le informazioni provenienti dal nostro software possono quindi essere trasferite ad altri cruscotti esterni, tra cui PowerBI. Con GoBright Analytics e gli strumenti di analisi dei dati che preferite, potete utilizzare prove concrete per supportare il processo decisionale, adatto a un vero ambiente di lavoro data-driven.
La privacy dei miei dipendenti è garantita quando misuro l'occupazione sul posto di lavoro?
Uno degli aspetti più importanti della misurazione dell'occupazione è rappresentato dai dati personali e dalla privacy dei vostri dipendenti. I vostri dipendenti devono sentirsi protetti e sicuri all'interno del loro ambiente di lavoro. GoBright stabilisce pertanto standard elevati in materia di protezione dei dati. Ciò è riconosciuto a livello internazionale, in quanto abbiamo ottenuto con orgoglio le certificazioni ISO 9001 e ISO 27001. Per qualsiasi altro documento legale, potete accedere ai nostri termini e condizioni sulla privacy.
Misurare è sapere
In breve, la misurazione dell'occupazione fornisce maggiori informazioni sui comportamenti e sulle preferenze dei dipendenti. Queste statistiche vi aiutano a prendere decisioni basate sui dati e a creare un ambiente di lavoro specificamente adattato a ciò di cui i vostri dipendenti hanno bisogno per collaborare in modo più efficace all'interno della vostra organizzazione. Prepararsi al futuro prendendosi cura del presente. È possibile con le soluzioni di GoBright.
Implementare l'intera serie di strumenti per ottimizzare il vostro ufficio può essere un passo importante. Se avete domande specifiche sull'uso efficiente dello spazio in ufficio, non esitate a contattarci. Saremo lieti di offrirvi un consiglio.
