De afgelopen jaren, vooral tijdens de Covid-19 pandemie, is de functie van het kantoor drastisch veranderd. Thuiswerken, of waar dan ook ter wereld, had zijn voor- en nadelen. Dit leidde ertoe dat ongeveer 80% van de werknemers de voorkeur gaf aan hybride werken. Een balans tussen thuiswerken en werken op kantoor is erg belangrijk geworden. Dus hoe maak je jekantoor geschikt voor de toekomst?
Velen vinden het antwoord in kantoorbezettingsbeheer. Dit is eenvoudig gezegd het beheren en inzichtelijk maken van hoe het kantoor wordt gebruikt, met behulp van systemen en sensoren. Met ruimte reserveringssystemen en werkplek reserveringssystemenkun je bijvoorbeeld meten hoe je medewerkers de kamers en bureaus gebruiken. Bezettingsbeheer is zeer nuttig gebleken. Er zijn veel redenen waarom je de implementatie ervan zou moeten overwegen.
Tevredenheid van de werknemers
Wanneer je wilt dat je werknemers het kantoor bezoeken, is het belangrijk om de werkomgeving af te stemmen op hun behoeften. Dit is waar het meten van de kantoorbezetting van pas komt. Met instrumenten die nauwkeurig meten hoe je huidige kantoorruimte door je werknemers wordt gebruikt, kun je analyseren wat hun voorkeuren zijn met betrekking tot werkplekken. Deze informatie kan op zijn beurt worden gebruikt om je kantoorruimte opnieuw in te richten, perfect afgestemd op de behoeften van je werknemers, waardoor hun plezier op het werk toeneemt.
Bovendien geeft het werken met ruimte en werkplek reserveringssystemen je werknemers een gevoel van veiligheid. Ze zijn verzekerd van een bureau en hebben inzicht in de beschikbare werkplekken en waar hun collega's zich bevinden. Dit verhoogt direct de samenwerking, productiviteit en sociale cohesie op de werkvloer.
Kosten besparen
Naast werknemerstevredenheid kan kantoorbezettingsbeheer ook helpen om de kosten te verlagen. Wanneer u de bezetting van uw kantoor meet, weet u welke ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt gebruikt en hoeveel kantoorruimte u per persoon nodig hebt. Dankzij de opkomst van flexibel werken en de aantrekkingskracht van thuiswerken zullen minder mensen dagelijks naar kantoor komen. op dagelijkse basis. Het meten van de bezetting van uw kantoor kan u helpen realiseren dat u veel te veel kantoorruimte heeft voor de moderne manier van werken van uw werknemers. U kunt dan besluiten deze ruimte af te stoten, waardoor de vastgoedkosten dalen. Bovendien kunt u zo ook uw energierekening verlagen.omdat er minder behoefte is aan verwarming, airconditioning en AV-apparatuur.
Duurzaamheid
Het verlagen van die energierekening is ook gunstig voor je duurzaamheidsdoelstellingen. Je bent je er vast van bewust dat elk bedrijf in 2050 koolstofneutraal moet zijn, volgens de akkoorden van Parijs. Daarom is het belangrijk dat je gaat investeren in een duurzame kantoorinrichting. Bezettingsbeheer kan daarbij helpen, door de energierekening voor verlichting en andere toevoegingen aan je kantoor te beheren.
Hoe meet je de kantoorbezetting?
Nu je de kantoorbezetting wilt meten, moet je logischerwijs weten hoe. De sleutel tot nauwkeurig beheer van de kantoorbezetting is een combinatie van soft- en hardware. Werkplek en ruimte reserveringstools kunnen worden gebruikt om het gebruik van je werknemers van respectievelijk werkplekken en ruimtes te beoordelen. Medewerkers boeken hun bureaus, waarna deze bezettingsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in de vorm van analytics. Een probleem dat zich echter voordoet is dat sommige mensen niet komen opdagen bij een boeking, of dat anderen een plaats innemen zonder te hebben geboekt. Dit zou betekenen dat de werkelijke kantoorbezetting niet nauwkeurig wordt gemeten.
Om ervoor te zorgen dat de rapporten van je kantoor 100% nauwkeurig zijn, kun je sensoren implementeren. GoBright biedt bureausensoren die specifiek gebruik in de gaten houden. Naast beweging detecteren bureausensoren ook lichaamswarmte, dus zelfs als je heel stil blijft zitten, weet de sensor toch dat je er bent. Als een werknemer een reservering heeft gemaakt, maar niet komt opdagen, zal de sensor dit doorgeven aan het platform en zo wordt de kamer of het bureau vrijgegeven voor iemand anders om te boeken. Deze ruimtesensoren kunnen ook worden geïnstalleerd om verlichting en andere toevoegingen aan uw ruimte te regelen.
Welke soorten gegevens kun je meten met een kantoorbezettingsmeting?
De soorten gegevens die met behulp van verschillende soft- en hardware kunnen worden verzameld, lopen uiteen. Ten eerste is het mogelijk te zien welke bureaus, kamers en parkeerplaatsen het meest/minst geboekt zijn. Je kunt bijvoorbeeld zien dat bureaus naast ramen vaker worden geboekt. Waarom zou dat zijn? Is het omdat je medewerkers liever in natuurlijk licht werken? Je kunt deze informatie dan gebruiken om meer bureaus bij ramen te plaatsen, om maar tegemoet te komen aan de behoeften van je werknemers.
Ten tweede is het ook mogelijk om check-ins (en -outs) in ruimtes en bureaus te zien, en ook het aantal no-shows en spontane boekingen. Dit levert wat meer inzichten op in het gedrag van je medewerkers. Uit de bezettingsgegevens kan bijvoorbeeld blijken dat je medewerkers niet veel vergaderingen met grote teams organiseren, maar veel liever spontaan met een of twee collega's bij elkaar gaan zitten. Een data-gedreven beslissing zou dan zijn om een paar grotere vergaderzalen te schrappen en in plaats daarvan kleinere, informele zithoeken te creëren die snel toegankelijk zijn.
Wat als ik al analysetools gebruik, zoals PowerBI?
Sommige bedrijven gebruiken al tools om bepaalde verzamelde gegevens te analyseren. Daarom heeft GoBright geïnvesteerd in de ontwikkeling van een API-extensie waarmee gebruikers gegevens uit het GoBright platform kunnen halen. De informatie uit onze software kan dan op zijn beurt worden overgebracht naar andere externe dashboards, waaronder PowerBI. Met GoBright Analytics en je favoriete tool voor het analyseren van gegevens, kun je feitelijk bewijs gebruiken ter ondersteuning van het besluitvormingsproces, passend bij een echte datagestuurde werkplek.
Is de privacy van mijn werknemers gewaarborgd als ik de bezetting op het werk meet?
Een van de belangrijkste aspecten van bezettingsgraadmeting zijn de persoonlijke gegevens en privacy van je werknemers. Je medewerkers moeten zich beschermd en veilig voelen binnen hun werkomgeving. GoBright stelt daarom hoge eisen aan gegevensbescherming. Dit wordt internationaal erkend, want wij hebben met trots de certificaten ISO 9001 en ISO 27001 ontvangen. Voor eventuele andere juridische documenten kun je terecht bij onze privacyvoorwaarden.
Meten is weten
Kortom, bezettingsmetingen geven je meer inzicht in het gedrag en de voorkeuren van je medewerkers. Deze statistieken helpen je datagedreven beslissingen te nemen en een werkomgeving te creëren die specifiek is afgestemd op wat je medewerkers nodig hebben om zo effectief mogelijk samen te werken binnen je organisatie. Bereid je voor op de toekomst door te zorgen voor het heden. Het is mogelijk met GoBright's oplossingen.
Het implementeren van de volledige set hulpmiddelen om je kantoor te optimaliseren kan een grote stap zijn. Heb je specifieke vragen over efficiënt gebruik van je kantoorruimte, neem dan gerust contact met ons op. Wij geven je graag vrijblijvend advies.
