I løpet av de siste årene har kontorets funksjon endret seg drastisk. I dag foretrekker rundt 80 % av de ansatte hybridarbeid. En balanse mellom å jobbe hjemme og på kontoret har blitt svært viktig. Så hvordan gjør du kontoret ditt fremtidsrettet?
Mange finner svaret i kontorbeleggstyring. Det handler enkelt sagt om å styre og få innsikt i hvordan kontoret brukes, ved hjelp av systemer og sensorer. Med systemer for rombooking og bordbooking kan du for eksempel måle hvordan de ansatte bruker rom og pulter. Styring av kontorbelegg har vist seg å være svært nyttig. Det er mange grunner til at du bør vurdere å implementere det.
Medarbeidertilfredshet
Når du ønsker at medarbeiderne dine skal besøke kontoret, er det viktig å skreddersy arbeidsmiljøet etter deres behov. Det er her kontorbeleggsmåling kommer til nytte. Med verktøy som nøyaktig måler hvordan de ansatte bruker kontorlokalene, kan du analysere hvilke preferanser de har når det gjelder arbeidsplasser. Denne informasjonen kan i sin tur brukes til å redesigne kontorlokalene, perfekt tilpasset de ansattes behov, slik at de trives bedre på jobb.
I tillegg gir rom- og skrivebordsbookingssystemer de ansatte en følelse av trygghet. De er garantert et skrivebord, og de får innsikt i tilgjengelige arbeidsområder og hvor kollegene befinner seg. Dette vil direkte øke samarbeidet, produktiviteten og det sosiale samholdet på arbeidsplassen.
Kutte kostnader
I tillegg til medarbeidertilfredshet kan styring av kontorbelegg også bidra til å redusere kostnadene. Når du måler belegget på kontoret, vet du hvor mye plass som faktisk blir og hvor mye kontorplass du trenger per person. Takket være økningen av fleksibelt arbeid og appellen til å jobbe hjemmefra, vil færre mennesker komme inn på kontoret på kontoret på daglig basis. Å måle belegget på kontoret kan hjelpe deg med å innse at du har altfor mye kontorplass for de ansattes moderne måter å jobbe på. Du kan da bestemme deg for å gi slipp på dette arealet, og dermed redusere eiendomskostnadene. I tillegg vil dette også hjelpe deg med å redusere strømregningenettersom det er mindre behov for oppvarming, klimaanlegg og AV-utstyr.
Bærekraft
Å redusere strømregningen er også gunstig for bærekraftsmålene dine. Du er sikkert klar over at alle virksomheter skal være karbonnøytrale innen 2050, i henhold til Paris-avtalen. Derfor er det viktig at du begynner å investere i bærekraftige kontorløsninger. Beleggstyring kan bidra til å oppnå dette ved å styre energiregningene for belysning og andre tilleggsfunksjoner på kontoret.
Hvordan måler du kontorbelegg?
Nå som du ønsker å måle kontorbelegget, må du logisk nok vite hvordan. Nøkkelen til nøyaktig styring av kontorbelegg er en kombinasjon av både soft- og hardware. Verktøy for bordbooking og rombooking kan brukes til å vurdere de ansattes bruk av henholdsvis pulter og rom. De ansatte booker skrivebordene sine, og deretter lagres og behandles disse beleggsdataene i form av analyser. Et problem som oppstår, er imidlertid at noen ikke møter opp til en booking, eller at andre tar plass uten å ha gjort en booking. Dette betyr at det faktiske kontorbelegget ikke måles nøyaktig.
For å sikre 100 % nøyaktighet i kontorets rapporter kan du implementere sensorer. GoBright tilbyr sensorer som overvåker spesifikk bruk av kontoret. I tillegg til bevegelse registrerer skrivebordssensorer også kroppsvarme, så selv om du står helt stille, vil sensoren likevel vite at du er der. Hvis en ansatt har gjort en bestilling, men ikke dukker opp, vil sensoren kommunisere dette til plattformen, slik at rommet eller skrivebordet frigjøres for andre å booke. Disse romsensorene kan også installeres for å styre belysning og andre tilleggsfunksjoner på rommet.
Hvilke typer data kan du måle med kontorbeleggsmåling?
Hvilke typer data som kan samles inn ved hjelp av ulike typer programvare og maskinvare, varierer. For det første er det mulig å se hvilke pulter, rom og parkeringsplasser som er mest og minst booket. Du kan for eksempel legge merke til at pulter ved siden av vinduer blir booket oftere. Hvorfor er det slik? Er det fordi de ansatte foretrekker å jobbe i naturlig lys? Du kan bruke denne informasjonen til å legge til flere pulter i nærheten av vinduer for å imøtekomme de ansattes behov.
For det andre er det også mulig å se innsjekkinger (og utsjekkinger) i rom og på pulter, og endelig antall uteblivelser og spontane bestillinger. Dette vil gi mer innsikt i de ansattes atferd. For eksempel kan beleggsdataene vise at medarbeiderne dine ikke arrangerer mange møter med store team, men heller spontant setter seg sammen med en kollega eller to. En datadrevet beslutning kan da være å droppe noen få større møterom og i stedet skape mindre, uformelle sittegrupper med rask tilgang.
Hva om jeg allerede bruker analyseverktøy, for eksempel Power BI?
Noen selskaper bruker allerede verktøy for å analysere visse innsamlede data. Derfor har GoBright investert i å lage en API-utvidelse som gjør det mulig for brukere å hente ut data fra GoBright -plattformen. Informasjonen fra programvaren vår kan deretter overføres til andre eksterne dashbord, inkludert Power BI. Med GoBright Analytics og ditt foretrukne verktøy for dataanalyse kan du bruke faktabaserte bevis til å støtte beslutningsprosessen, noe som passer for en ekte datadrevet arbeidsplass.
Er personvernet til mine ansatte ivaretatt når jeg måler belegget på jobben?
Et av de viktigste aspektene ved måling av belegget er dine ansattes personopplysninger og personvern. De ansatte skal føle seg beskyttet og trygge i arbeidsmiljøet sitt. GoBright setter derfor høye standarder for personvern. Dette er internasjonalt anerkjent, for vi er stolte av å ha mottatt ISO 9001- og ISO 27001-sertifikatene. For andre juridiske dokumenter kan du få tilgang til våre vilkår og betingelser for personvern.
Å måle er å vite
Kort sagt gir beleggsmåling deg mer innsikt i de ansattes atferd og preferanser. Denne statistikken hjelper deg med å ta datadrevne beslutninger og skape et arbeidsmiljø som er skreddersydd for det medarbeiderne dine trenger for å samarbeide mest mulig effektivt i organisasjonen. Forbered deg på fremtiden ved å ta vare på nåtiden. Det er mulig med GoBrightsine løsninger.
Det kan være et stort skritt å ta å implementere hele settet med verktøy for å optimalisere kontoret ditt. Hvis du har konkrete spørsmål om effektiv utnyttelse av kontorlokalene, er du velkommen til å kontakte oss. Vi gir deg gjerne et godt råd.
