De siste årene har funksjonen til kontoret endret seg drastisk. I dag foretrekker rundt 80 % av de ansatte hybridarbeid . En balanse mellom å jobbe hjemme og å jobbe på kontoret har blitt veldig viktig. Så hvordan gjør du kontoret ditt egnet for fremtiden?
Mange finner svaret i kontorbelegg. Dette er rett og slett å administrere og få innsikt i hvordan kontoret brukes, ved hjelp av systemer og sensorer. Med rombestillings- og skrivebordsbestillingssystemer kan du for eksempel måle hvordan dine ansatte bruker rom og skrivebord. Kontorbeleggsstyring har vist seg å være svært nyttig. Det er mange grunner til at du bør vurdere å implementere det.
Medarbeidertilfredshet
Når du vil at dine ansatte skal besøke kontoret, er det viktig å skreddersy arbeidsmiljøet etter deres behov. Det er her måling av kontorbelegg kommer godt med. Med verktøy som nøyaktig måler hvordan ditt nåværende kontorlokale blir brukt av dine ansatte, kan du analysere hva deres preferanser er angående arbeidsplasser. Denne informasjonen kan igjen brukes til å redesigne kontorlokalene dine, perfekt skreddersydd til dine ansattes behov, og øke arbeidsgleden deres.
I tillegg gir arbeid med rom- og skrivebordsbestillingssystemer dine ansatte en følelse av sikkerhet. De vil være garantert et skrivebord, og de vil ha innsikt i tilgjengelige arbeidsplasser og hvor kollegene deres befinner seg. Dette vil direkte øke samarbeidet, produktiviteten og det sosiale samholdet på arbeidsgulvet.
Kutte kostnader
I tillegg til medarbeidertilfredshet, kan administrasjon av kontorbelegg også bidra til å redusere kostnadene. Når du måler kontorets belegg, vet du hvilken plass som faktisk brukes og hvor mye kontorplass du trenger per person. Takket være opprøret av fleksibelt arbeid, og appellen til å jobbe hjemmefra, vil færre folk komme inn på kontoret på daglig basis . Å måle kontorets belegg kan hjelpe deg med å innse at du har altfor mye kontorplass for de ansattes moderne måter å jobbe på . Du kan da bestemme deg for å gi slipp på denne plassen, og redusere eiendomskostnadene. I tillegg vil dette hjelpe deg å redusere strømregningen din også , ettersom det er mindre behov for oppvarming, klimaanlegg og AV-utstyr.
Bærekraft
Å redusere energiregningen er også gunstig for dine bærekraftsmål. Du er sannsynligvis klar over det faktum at hver virksomhet må være karbonnøytral innen 2050, i henhold til Paris-avtalene . Det er derfor viktig at du begynner å investere i bærekraftige kontoroppsett. Beleggsstyring kan bidra til å oppnå dette ved å administrere energiregninger for belysning og andre tillegg til kontoret ditt.
Hvordan måler du kontorbelegg?
Nå som du vil måle kontorbelegg, logisk, må du vite hvordan. Nøkkelen til nøyaktig kontorbeleggsstyring er en kombinasjon av både myk- og maskinvare. Verktøy for bordbestilling og rombestilling kan brukes til å vurdere dine ansattes bruk av henholdsvis skrivebord og rom. Ansatte bestiller pultene sine, hvoretter disse beleggsdataene lagres og behandles i form av analyser. Et problem som imidlertid oppstår er at noen ikke møter opp til en bestilling, eller at andre tar plass uten å ha bestilt. Dette vil bety at det faktiske kontorbelegget ikke er nøyaktig målt.
For å sikre 100 % nøyaktighet i kontorets rapporter, kan du implementere sensorer. GoBright tilbyr kontorbeleggssensorer som overvåker spesifikk bruk. I tillegg til bevegelse, registrerer skrivebordssensorer også kroppsvarme, så selv om du holder deg veldig stille, vil sensoren fortsatt vite at du er der. Hvis en ansatt foretok en bestilling, men ikke dukker opp, vil sensoren kommunisere dette til plattformen, slik at rommet eller skrivebordet frigjøres slik at noen andre kan bestille. Disse romsensorene kan også installeres for å kontrollere belysning og andre tillegg til rommet ditt.
Hvilke typer data kan du måle med kontorbeleggsmåling?
Datatypene som kan samles inn ved å bruke forskjellig myk- og maskinvare varierer. For det første er det mulig å se hvilke pulter, rom og parkeringsplasser som er mest/minst booket. Du kan for eksempel legge merke til at skrivebord ved siden av vinduer blir booket oftere. Hvorfor skulle det være det? Er det fordi dine ansatte foretrekker å jobbe i naturlig lys? Du kan deretter bruke denne informasjonen til å legge til flere skrivebord i nærheten av vinduer, for å imøtekomme dine ansattes behov.
For det andre er det også mulig å se innsjekkinger (og utganger) på rom og pulter, og konkludert antall uteblivelser og spontane bestillinger. Dette vil gi litt mer innsikt i dine ansattes atferd. For eksempel kan beleggsdataene vise at dine ansatte ikke organiserer mange møter med store team, men at de spontant sitter sammen med en kollega eller to. En datadrevet beslutning vil da være å droppe noen få større møterom og i stedet lage mindre, uformelle sitteplasser for rask tilgang.
Hva om jeg allerede bruker analyseverktøy, for eksempel Power BI?
Noen selskaper bruker allerede verktøy for å analysere visse innsamlede data. Det er derfor GoBright har investert i å lage en API-utvidelse som gjør det mulig for brukere å trekke ut data fra GoBright plattform. Informasjonen fra programvaren vår kan deretter overføres til andre eksterne dashbord, inkludert Power BI. Med GoBright Analytics og ditt foretrukne verktøy for å analysere data, kan du bruke faktabevis for å støtte beslutningsprosessen, egnet for en ekte datadrevet arbeidsplass.
Er personvernet til mine ansatte ivaretatt når jeg måler belegg på jobb?
En av de viktigste aspektene ved beleggsmåling er dine ansattes personopplysninger og personvern. Dine ansatte skal føle seg beskyttet og trygge i sitt arbeidsmiljø. GoBright stiller derfor høye standarder med hensyn til databeskyttelse. Dette er internasjonalt anerkjent, fordi vi stolt har mottatt ISO 9001 og ISO 27001 sertifikatene . For andre juridiske dokumenter kan du få tilgang til våre personvernvilkår .
Å måle er å vite
Kort sagt, beleggsmåling gir deg mer innsikt i dine ansattes atferd og preferanser. Denne statistikken hjelper deg med å ta datadrevne beslutninger og skape et arbeidsmiljø som er spesielt skreddersydd til det dine ansatte trenger for å samarbeide mest effektivt i organisasjonen din. Forbered deg på fremtiden ved å ta vare på nåtiden. Det er mulig med GoBright sine løsninger.
Implementering av hele settet med verktøy for å optimalisere kontoret ditt kan være et stort skritt. Hvis du har noen spesifikke spørsmål om effektiv bruk av kontorlokalene dine, kan du gjerne kontakte oss. Vi gir deg gjerne et råd.
