Depuis quelques années, notamment pendant la pandémie de Covid-19, la fonction du bureau a radicalement changé. Le travail à domicile, ou n'importe où dans le monde, a montré ses avantages et ses inconvénients. Ainsi, environ 80 % des employés préfèrent le travail hybride. L'équilibre entre le travail à domicile et le travail au bureau est devenu très important. Alors comment faire pour que votre bureau soit prêt pour l'avenir ?
Beaucoup trouvent la réponse dans la gestion de l'occupation des bureaux. Il s'agit tout simplement de gérer et d'avoir un aperçu de la façon dont le bureau est utilisé, à l'aide de systèmes et de capteurs. Avec Réservation de salles et Réservation de bureaux , par exemple, vous pouvez mesurer comment vos employés utilisent les salles et les bureaux. La gestion de l'occupation des bureaux s'est avérée très utile. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez envisager de la mettre en œuvre.
Satisfaction des employés
Lorsque vous souhaitez que vos employés se rendent au bureau, il est important d'adapter l'environnement de travail à leurs besoins. C'est là que la mesure de l'occupation des bureaux s'avère utile. Grâce à des outils qui mesurent avec précision l'utilisation de votre espace de bureau actuel par vos employés, vous pouvez analyser leurs préférences en matière de lieux de travail. Ces informations peuvent à leur tour être utilisées pour réaménager votre espace de bureau, parfaitement adapté aux besoins de vos employés, augmentant ainsi leur bonheur au travail.
En outre, l'utilisation des systèmes de salles et de Réservation de bureaux procure à vos employés un sentiment de sécurité. Ils auront la garantie d'avoir un bureau, et ils auront un aperçu des espaces de travail disponibles et des allées et venues de leurs collègues. Cela augmentera directement la collaboration, la productivité et la cohésion sociale sur le lieu de travail.
Réduire les coûts
Outre la satisfaction des employés, la gestion de l'occupation des bureaux peut également contribuer à réduire les coûts. Lorsque vous mesurez l'occupation de vos bureaux, vous savez quel espace est réellement utilisé l'espace réellement utilisé et la quantité d'espace de bureau dont vous avez besoin par personne. Grâce à l'essor du travail flexible et à l'attrait pour le travail à domicile, de moins en moins de personnes viendront au bureau quotidiennement. Mesurer le taux d'occupation de votre bureau peut vous aider à vous rendre compte que vous avez beaucoup trop d'espace de bureau pour les méthodes de travail modernes de vos employés. Vous pouvez alors décider de vous défaire de cet espace, ce qui vous permettra de réduire vos coûts immobiliers. En outre, cela vous aidera à réduire votre facture énergétiquecar vous aurez moins besoin de chauffage, de climatisation et d'équipement audiovisuel.
Durabilité
La réduction de la facture énergétique est également bénéfique pour vos objectifs de durabilité. Vous êtes probablement conscient du fait que chaque entreprise doit être neutre en carbone d'ici 2050, conformément aux accords de Paris. Il est donc important que vous commenciez à investir dans des aménagements de bureau durables. La gestion de l'occupation peut vous aider à atteindre cet objectif, en gérant les factures d'énergie pour l'éclairage et les autres ajouts à votre bureau.
Comment mesurez-vous l'occupation des bureaux ?
Maintenant que vous voulez mesurer l'occupation des bureaux, vous devez logiquement savoir comment. La clé d'une gestion précise de l'occupation des bureaux est une combinaison de logiciels et de matériel. Les outils Réservation de bureaux et Réservation de salles peuvent être utilisés pour évaluer l'utilisation par vos employés de leurs bureaux et salles respectifs. Les employés réservent leurs bureaux, après quoi ces données d'occupation sont stockées et traitées sous forme d'analyses. Un problème qui se pose cependant est que certaines personnes ne se présentent pas à une réservation, ou que d'autres prennent un siège sans avoir fait de réservation. Cela signifie que l'occupation réelle du bureau n'est pas mesurée avec précision.
Pour garantir une précision à 100 % des rapports de votre bureau, vous pouvez mettre en place des capteurs. GoBright propose des capteurs d'occupation de bureau qui surveillent une utilisation spécifique. Outre les mouvements, les capteurs de bureau détectent également la chaleur corporelle. Ainsi, même si vous restez très immobile, le capteur saura que vous êtes là. Si un employé a fait une réservation, mais ne se présente pas, le capteur le communiquera à la plateforme et la salle ou le bureau sera libéré pour que quelqu'un d'autre puisse le réserver. Ces capteurs d'ambiance peuvent également être installés pour contrôler l'éclairage et d'autres éléments de votre chambre.
Quels types de données pouvez-vous mesurer avec la mesure de l'occupation des bureaux ?
Les types de données qui peuvent être collectées en utilisant différents logiciels et matériels varient. Tout d'abord, il est possible de voir quels sont les bureaux, les salles et les places de parking les plus / moins réservés. Vous pouvez par exemple remarquer que les bureaux situés près des fenêtres sont plus souvent réservés. Pourquoi ? Est-ce parce que vos employés préfèrent travailler à la lumière naturelle ? Vous pouvez alors utiliser ces informations pour ajouter des bureaux près des fenêtres, afin de répondre aux besoins de vos employés.
Deuxièmement, il est également possible de voir les entrées (et sorties) dans les chambres et les bureaux, et de manière concluante le nombre de non-présentations et de réservations spontanées. Cela vous permettra de mieux comprendre le comportement de vos employés. Par exemple, les données d'occupation peuvent montrer que vos employés n'organisent pas beaucoup de réunions avec de grandes équipes, mais préfèrent s'asseoir spontanément avec un ou deux collègues. Une décision fondée sur les données pourrait alors consister à supprimer quelques grandes salles de réunion et à créer plutôt de petites zones d'assise informelles pour un accès rapide.
Que faire si j'utilise déjà des outils d'analyse, tels que PowerBI ?
Certaines entreprises utilisent déjà des outils pour analyser certaines données collectées. C'est pourquoi GoBright a investi dans la création d'une extension API qui permet aux utilisateurs d'extraire des données de la plateforme GoBright . Les informations de notre logiciel peuvent alors à leur tour être transférées vers d'autres tableaux de bord externes, notamment PowerBI. Avec GoBright Analytics et votre outil préféré d'analyse des données, vous pouvez utiliser des preuves factuelles pour soutenir le processus de prise de décision, ce qui convient à un véritable lieu de travail axé sur les données.
La vie privée de mes employés est-elle assurée lorsque je mesure l'occupation sur le lieu de travail ?
Les données personnelles et la vie privée de vos employés constituent l'un des aspects les plus importants de la mesure de l'occupation. Vos employés doivent se sentir protégés et en sécurité dans leur environnement de travail. GoBright fixe donc des normes élevées en matière de protection des données. Cela est reconnu au niveau international, car nous avons fièrement reçu les certificats ISO 9001 et ISO 27001. Pour tout autre document juridique, vous pouvez accéder à nos conditions de confidentialité.
Mesurer, c'est savoir
En bref, la mesure de l'occupation vous permet de mieux connaître les comportements et les préférences de vos employés. Ces statistiques vous aident à prendre des décisions fondées sur des données et à créer un environnement de travail spécifiquement adapté à ce dont vos employés ont besoin pour collaborer le plus efficacement possible au sein de votre organisation. Préparez l'avenir en prenant soin du présent. C'est possible avec les solutions de GoBright.
La mise en œuvre de l'ensemble des outils permettant d'optimiser votre bureau peut constituer une étape importante. Si vous avez des questions spécifiques sur l'utilisation efficace de votre espace de bureau, n'hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller.
