Au cours des dernières années, la fonction du bureau a radicalement changé. Aujourd'hui, environ 80 % des employés préfèrent le le travail hybride. L'équilibre entre le travail à domicile et le travail au bureau est devenu très important. Alors, comment faire en sorte que votre bureau soit adapté à l'avenir ?
Beaucoup trouvent la réponse dans la gestion de l'occupation des bureaux. En d'autres termes, il s'agit de gérer et de comprendre comment le bureau est utilisé, à l'aide de systèmes et de capteurs. Avec Réservation de salles et Réservation de bureaux , par exemple, vous pouvez mesurer la façon dont vos employés utilisent les salles et les bureaux. La gestion de l'occupation des bureaux s'est avérée très utile. Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez envisager de la mettre en œuvre.
Satisfaction des employés
Lorsque vous souhaitez que vos employés se rendent au bureau, il est important d'adapter l'environnement de travail à leurs besoins. C'est là que la mesure de l'occupation des bureaux s'avère utile. Grâce à des outils qui mesurent avec précision l'utilisation de votre espace de bureau actuel par vos employés, vous pouvez analyser leurs préférences en matière de lieu de travail. Ces informations peuvent à leur tour être utilisées pour réaménager votre espace de travail, en l'adaptant parfaitement aux besoins de vos employés et en augmentant leur bonheur au travail.
En outre, l'utilisation de systèmes de réservation Réservation de bureaux et de salles de réunion procure à vos employés un sentiment de sécurité. Ils seront assurés d'avoir un bureau et ils auront une idée des espaces de travail disponibles et des allées et venues de leurs collègues. La collaboration, la productivité et la cohésion sociale sur le lieu de travail s'en trouveront directement améliorées.
Réduire les coûts
Outre la satisfaction des employés, la gestion de l'occupation des bureaux peut également contribuer à réduire les coûts. Lorsque vous mesurez l'occupation de vos bureaux, vous savez quel espace est réellement utilisé l'espace réellement utilisé et la quantité d'espace de bureau dont vous avez besoin par personne. Grâce à l'essor du travail flexible et à l'attrait du travail à domicile, de moins en moins de personnes viendront au bureau quotidiennement. Mesurer le taux d'occupation de votre bureau peut vous aider à vous rendre compte que vous avez beaucoup trop d'espace de bureau pour les méthodes de travail modernes de vos employés. Vous pouvez alors décider de vous défaire de cet espace, ce qui vous permettra de réduire vos coûts immobiliers. En outre, cela vous aidera à réduire votre facture énergétiquecar vous aurez moins besoin de chauffage, de climatisation et d'équipement audiovisuel.
Durabilité
La réduction de la facture énergétique est également bénéfique pour vos objectifs de développement durable. Vous savez probablement que toutes les entreprises doivent être neutres en carbone d'ici à 2050, conformément aux accords de Paris. Il est donc important que vous commenciez à investir dans des bureaux durables. La gestion de l'occupation peut vous aider à atteindre cet objectif, en gérant les factures d'énergie pour l'éclairage et les autres ajouts à votre bureau.
Comment mesurer l'occupation des bureaux ?
Maintenant que vous voulez mesurer le taux d'occupation des bureaux, vous devez logiquement savoir comment. La clé d'une gestion précise de l'occupation des bureaux est une combinaison de logiciels et de matériel. Les outils Réservation de bureaux et Réservation de salles peuvent être utilisés pour évaluer l'utilisation des bureaux et des salles par vos employés. Les employés réservent leur bureau, puis les données d'occupation sont stockées et traitées sous forme d'analyses. Un problème se pose toutefois : certaines personnes ne se présentent pas à une réservation, ou d'autres prennent place sans avoir réservé. Dans ce cas, l'occupation réelle des bureaux n'est pas mesurée avec précision.
Pour garantir l'exactitude à 100 % des rapports de votre bureau, vous pouvez mettre en place des capteurs. GoBright propose des capteurs d'occupation de bureau qui surveillent une utilisation spécifique. Outre les mouvements, les capteurs de bureau détectent également la chaleur corporelle, de sorte que même si vous restez immobile, le capteur saura que vous êtes là. Si un employé a fait une réservation, mais ne se présente pas, le capteur le communiquera à la plateforme et la salle ou le bureau sera libéré pour que quelqu'un d'autre puisse le réserver. Ces capteurs peuvent également être installés pour contrôler l'éclairage et d'autres éléments de votre chambre.
Quels types de données pouvez-vous mesurer grâce à la mesure de l'occupation des bureaux ?
Les types de données qui peuvent être collectées en utilisant différents logiciels et matériels varient. Tout d'abord, il est possible de voir quels sont les bureaux, les salles et les places de parking les plus ou les moins réservés. Vous pouvez par exemple remarquer que les bureaux situés près des fenêtres sont plus souvent réservés. Comment cela se fait-il ? Est-ce parce que vos employés préfèrent travailler sous un éclairage naturel ? Vous pouvez alors utiliser ces informations pour ajouter des bureaux près des fenêtres, afin de répondre aux besoins de vos employés.
Deuxièmement, il est également possible de voir les arrivées (et les départs) dans les chambres et les bureaux, ainsi que le nombre d'absences et de réservations spontanées. Cela vous permettra de mieux comprendre le comportement de vos employés. Par exemple, les données d'occupation peuvent montrer que vos employés n'organisent pas beaucoup de réunions avec de grandes équipes, mais qu'ils préfèrent s'asseoir spontanément avec un ou deux collègues. Une décision fondée sur les données pourrait alors consister à supprimer quelques grandes salles de réunion et à créer à la place des espaces plus petits et informels pour un accès rapide.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà des outils d'analyse, tels que Power BI ?
Certaines entreprises utilisent déjà des outils pour analyser certaines données collectées. C'est pourquoi GoBright a investi dans la création d'une extension API qui permet aux utilisateurs d'extraire des données de la plateforme GoBright . Les informations de notre logiciel peuvent ensuite être transférées vers d'autres tableaux de bord externes, y compris Power BI. Avec GoBright Analytics et votre outil préféré d'analyse des données, vous pouvez utiliser des preuves factuelles pour soutenir le processus de prise de décision, ce qui convient à un véritable lieu de travail axé sur les données.
Le respect de la vie privée de mes employés est-il garanti lorsque je mesure l'occupation sur le lieu de travail ?
L'un des aspects les plus importants de la mesure de l'occupation est la protection des données personnelles et de la vie privée de vos employés. Vos employés doivent se sentir protégés et en sécurité dans leur environnement de travail. C'est pourquoi GoBright fixe des normes élevées en matière de protection des données. Cela est reconnu au niveau international, car nous sommes fiers d'avoir reçu les certificats ISO 9001 et ISO 27001. Pour tout autre document juridique, vous pouvez accéder à nos conditions de confidentialité.
Mesurer, c'est savoir
En bref, la mesure de l'occupation vous permet de mieux comprendre les comportements et les préférences de vos employés. Ces statistiques vous aident à prendre des décisions fondées sur des données et à créer un environnement de travail spécifiquement adapté à ce dont vos employés ont besoin pour collaborer le plus efficacement possible au sein de votre organisation. Préparez l'avenir en prenant soin du présent. C'est possible avec les solutions de GoBright.
La mise en œuvre de l'ensemble des outils permettant d'optimiser votre bureau peut constituer une étape importante. Si vous avez des questions spécifiques sur l'utilisation efficace de votre espace de bureau, n'hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller.
