Møder bliver aflyst. Deltagerne møder i stedet op online. Planerne ændrer sig, men lokalereservationen forbliver uændret og blokerer dermed et lokale, der faktisk er ledigt. De fleste løsninger til håndtering af udeblivelser kan opdage dette, men vores data viser, at kun omkring 1 % af den frigjorte tid nogensinde bliver genreserveret. Det opdages for sent til at være til nogen nytte.
Tidlig bekræftelse af fremmøde har allerede løst dette problem for skriveborde og parkeringspladser, hvor lokaler genbookes op til 20 % oftere, når de frigives tidligt, frem for at man afventer en sen kontrol af udeblivelser. Med denne opdatering udvides den samme kontrol til mødelokaler, samt to nye muligheder, der giver administratorer større fleksibilitet på tværs af alle tre ressourcetyper.
Sådan fungerer det
Inden en reservation træder i kraft, modtager arrangøren en besked, hvor vedkommende bliver bedt om at bekræfte sin deltagelse. For mødelokaler viser beskeden også eventuelle besøgende og forplejning, der er knyttet til reservationen, så arrangøren har det fulde overblik, inden vedkommende træffer en beslutning.
Derfra kan arrangøren:
- Bekræft deltagelse:Reservationen forbliver nøjagtig, som den er.
- Afvisning: Pladsen frigives med det samme, så en anden kan reservere den.
- Gælder kun for integrerede mødelokaler: Skift til »kun online«: Selve mødet slettes ikke, men mødelokalet fjernes fra reservationen og bliver igen ledigt.
Hvis arrangøren ikke svarer i tide, kan administratorer nu vælge, om reservationen automatisk skal slettes eller bevares som den er. Denne mulighed gælder for lokaler, skriveborde og parkeringspladser, hvilket giver administratorer én ensartet måde at administrere alle tre på.
Hvorfor det er vigtigt for dig
- Tallene taler for sig selv: Værelser, der frigives via en tidlig bekræftelse af ankomst, bliver genbooket op til 20 gange oftere end dem, der overlades til en standardkontrol af udeblivelser; det betyder, at andelen af frigjort tid, der faktisk genbruges, stiger fra omkring 1 % til 20 %.
- Facilitetsledere får lokalerne frigivet hurtigere, når møder ikke finder sted, i stedet for at et lokale står reserveret og tomt.
- Arrangørerne bevarer kontrollen: De beslutter på forhånd, om de stadig har brug for lokalet, i stedet for at miste reservationen uden forvarsel eller være bundet af regler, de ikke kan tilpasse.
- Medarbejdere, der søger et værelse, ser den reelle ledige kapacitet og ikke fiktive reservationer, der aldrig ville være blevet gennemført.
- Administratorer styrer nu denne funktion på samme måde på tværs af lokaler, skriveborde og parkeringspladser, i stedet for at konfigurere den forskelligt for hver enkelt ressource.
Det er et godt eksempel på, hvordan vi arbejder hos GoBright: Vi undersøger, hvordan ressourcerne rent faktisk bliver brugt, og udvikler derefter funktioner, der mindsker spild og hjælper folk med at udnytte disse ressourcer bedre.
Vil du vide mere?
Læs vores artikel i supportcentret, eller book en gratis konsultation med en ekspert
