Zimmer – Vorzeitige Anmeldebestätigung

Termine werden abgesagt. Die Teilnehmer nehmen stattdessen online teil. Pläne ändern sich, doch der „ Raumbuchung “ bleibt bestehen und blockiert einen Platz, der eigentlich frei ist. Die meisten Lösungen für Nichterscheinen erkennen dies zwar, doch unsere Daten zeigen, dass nur etwa 1 % dieser frei gewordenen Zeit jemals neu gebucht wird. Es wird zu spät erkannt, um noch von Nutzen zu sein.

Durch die frühzeitige Anwesenheitsbestätigung wurde dieses Problem bereits für Schreibtische und Parkplätze gelöst: Räume werden bis zu 20 % häufiger neu gebucht, wenn sie frühzeitig freigegeben werden, anstatt erst bei einer späten Überprüfung auf Nichterscheinen. Mit dieser Version wird diese Funktion nun auch auf Besprechungsräume ausgeweitet, ergänzt durch zwei neue Optionen, die Administratoren mehr Flexibilität bei allen drei Ressourcentypen bieten.

Wie es funktioniert

Bevor eine Buchung beginnt, erhält der Organisator eine Benachrichtigung, in der er gebeten wird, seine Teilnahme zu bestätigen. Bei Besprechungsräumen werden in der Benachrichtigung auch alle mit der Buchung verbundenen Besucher und Verpflegungsleistungen angezeigt, sodass der Organisator vor seiner Entscheidung einen vollständigen Überblick hat.

Von dort aus kann der Veranstalter:

Teilnahme bestätigen:Die Buchung bleibt unverändert.
Ablehnung: Der Platz wird sofort freigegeben, sodass ihn jemand anderes buchen kann.
Nur für integrierte Räume: Wechseln Sie zu „Nur online“: Die Besprechung selbst wird nicht gelöscht, aber der Raum wird aus der Buchung entfernt und steht wieder zur Verfügung.

Wenn der Organisator nicht rechtzeitig antwortet, können Administratoren nun entscheiden, ob die Buchung automatisch gelöscht oder unverändert beibehalten wird. Diese Option steht für Räume, Schreibtische und Parkplätze zur Verfügung und bietet Administratoren eine einheitliche Möglichkeit, alle drei Bereiche zu verwalten.

Warum das für Sie wichtig ist

Die Zahlen sprechen für sich: Zimmer, die durch eine frühzeitige Anwesenheitsbestätigung freigegeben werden, werden bis zu 20-mal häufiger neu gebucht als solche, bei denen eine standardmäßige No-Show-Prüfung durchgeführt wird; damit steigt der Anteil der tatsächlich wiederverwendeten freigewordenen Zeit sprunghaft von etwa 1 % auf 20 %.
Facility-Manager können Räume schneller wieder freigeben, wenn Besprechungen ausfallen, anstatt dass ein Raum reserviert bleibt und leer steht.
Die Veranstalter behalten die Kontrolle: Sie entscheiden im Voraus, ob sie den Raum noch benötigen, anstatt die Buchung ohne Vorwarnung zu verlieren oder an Regeln gebunden zu sein, die sie nicht anpassen können.
Mitarbeiter, die nach einem Zimmer suchen, sehen die tatsächliche Verfügbarkeit und keine Scheingebungen, die ohnehin nie zustande gekommen wären.
Administratoren verwalten dieses Verhalten nun einheitlich für Räume, Schreibtische und Parkplätze, anstatt es für jede Ressource separat zu konfigurieren.

Das ist ein gutes Beispiel dafür, wie wir bei GoBright arbeiten: Wir untersuchen, wie Ressourcen tatsächlich genutzt werden, und entwickeln dann Funktionen, die Verschwendung vermeiden und den Menschen helfen, diese Ressourcen besser zu nutzen.