Bevestiging van vroege aanwezigheid in kamers

Vergaderingen worden afgezegd. Mensen nemen in plaats daarvan online deel. Plannen veranderen, maar de zaalreservering blijft staan; waardoor een ruimte wordt geblokkeerd die in werkelijkheid vrij is. De meeste oplossingen voor no-shows kunnen dit signaleren, maar uit onze gegevens blijkt dat slechts ongeveer 1% van die vrijgekomen tijd ooit opnieuw wordt gereserveerd. Het wordt te laat opgemerkt om nog nut te hebben.

Dankzij de vroege aanwezigheidsbevestiging is dit probleem voor bureaus en parkeerplaatsen al opgelost: vergaderruimtes worden tot wel 20% vaker opnieuw geboekt wanneer ze vroegtijdig worden vrijgegeven, in plaats van te wachten op een late controle op no-shows. Met deze release wordt dezelfde regeling uitgebreid naar vergaderruimtes, plus twee nieuwe opties die beheerders meer flexibiliteit bieden voor alle drie de soorten middelen.

Hoe het werkt

Voordat een reservering ingaat, ontvangt de organisator een melding waarin hij wordt gevraagd zijn aanwezigheid te bevestigen. Bij vergaderruimtes worden in de melding ook eventuele bezoekers en cateringverzoeken weergegeven die aan de reservering zijn gekoppeld, zodat de organisator een volledig beeld heeft voordat hij een beslissing neemt.

Vanaf daar kan de organisator:

Aanwezigheid bevestigen:de reservering blijft precies zoals hij is.
Afwijzing: de ruimte wordt direct vrijgegeven, zodat iemand anders deze kan reserveren.
Alleen voor geïntegreerde ruimtes: schakel over naar ‘alleen online’: de vergadering zelf wordt niet verwijderd, maar de ruimte wordt uit de reservering gehaald en komt weer beschikbaar.

Als de organisator niet op tijd reageert, kunnen beheerders nu kiezen of de reservering automatisch wordt verwijderd of ongewijzigd blijft. Deze optie is beschikbaar voor ruimtes, werkplekken en parkeerplaatsen, waardoor beheerders alle drie op een uniforme manier kunnen beheren.

Waarom dit voor jou belangrijk is

De cijfers spreken voor zich: kamers die via een vroegtijdige aanwezigheidsbevestiging vrijkomen, worden tot wel 20 keer vaker opnieuw geboekt dan kamers die aan een standaard no-show-controle worden onderworpen; een directe stijging van ongeveer 1% naar 20% van de vrijgekomen tijd die daadwerkelijk opnieuw wordt benut.
Facilitair managers krijgen ruimtes sneller weer vrij wanneer vergaderingen niet doorgaan, in plaats van dat een ruimte gereserveerd blijft staan en leeg blijft.
De organisatoren behouden de controle: zij bepalen van tevoren of ze de ruimte nog nodig hebben, in plaats van de reservering zonder waarschuwing kwijt te raken of vast te zitten aan regels die ze niet kunnen aanpassen.
Medewerkers die op zoek zijn naar een kamer zien de werkelijke beschikbaarheid, en geen fictieve boekingen die toch nooit zouden plaatsvinden.
Beheerders regelen dit gedrag nu op dezelfde manier voor alle ruimtes, werkplekken en parkeerplaatsen, in plaats van het per voorziening afzonderlijk in te stellen.

Dit is een goed voorbeeld van hoe we bij GoBright te werk gaan: we onderzoeken hoe middelen daadwerkelijk worden gebruikt en ontwikkelen vervolgens functies die verspilling tegengaan en mensen helpen die middelen beter in te zetten.