Gli incontri vengono annullati. Le persone partecipano invece online. I piani cambiano, ma la prenotazione su sale riunioni rimane attiva, occupando uno spazio che in realtà è libero. La maggior parte delle soluzioni per la gestione dei no-show è in grado di individuare questa situazione, ma i nostri dati mostrano che solo circa l’1% di quel tempo liberato viene effettivamente riprenotato. Il problema viene individuato troppo tardi per essere utile.
La conferma anticipata della presenza ha già risolto questo problema per le postazioni di lavoro e i posti auto: le sale vengono prenotate nuovamente con una frequenza superiore fino al 20% quando vengono liberate in anticipo, anziché attendere una verifica tardiva delle assenze. Con questa versione, lo stesso controllo viene esteso alle sale riunioni, con l’aggiunta di due nuove opzioni che offrono agli amministratori maggiore flessibilità su tutte e tre le tipologie di risorse.
Come funziona
Prima che una prenotazione abbia inizio, l’organizzatore riceve una notifica in cui gli viene chiesto di confermare la propria partecipazione. Nel caso delle sale riunioni, la notifica mostra anche eventuali visitatori e servizi di ristorazione associati alla prenotazione, in modo che l’organizzatore abbia un quadro completo della situazione prima di prendere una decisione.
Da lì, l'organizzatore può:
- Conferma la partecipazione:la prenotazione rimane esattamente com’è.
- Rifiuto: lo spazio viene immediatamente liberato, in modo che qualcun altro possa prenotarlo.
- Solo per le sale integrate: passare alla modalità “solo online”: la riunione non viene cancellata, ma l’ sale riunioni e viene rimosso dalla prenotazione e torna disponibile.
Se l'organizzatore non risponde in tempo, gli amministratori possono ora scegliere se la prenotazione venga automaticamente cancellata o mantenuta così com'è. Questa opzione è disponibile per le sale, le postazioni di lavoro e i posti auto, offrendo agli amministratori un unico metodo coerente per gestire tutte e tre le tipologie.
Perché è importante per te
- I numeri parlano da soli: le camere rese disponibili grazie alla conferma anticipata della presenza vengono prenotate nuovamente fino a 20 volte più spesso rispetto a quelle lasciate al normale controllo dei no-show; si registra così un aumento netto della percentuale di tempo liberato effettivamente riutilizzato, che passa dall’1% circa al 20%.
- I responsabili delle strutture riescono a liberare più rapidamente le sale quando le riunioni non hanno luogo, invece di lasciare che un sale riunioni rimanga riservato e vuoto.
- Gli organizzatori mantengono il controllo: decidono in anticipo se hanno ancora bisogno dello spazio, invece di perdere la prenotazione senza preavviso o di trovarsi vincolati a regole che non possono modificare.
- I dipendenti che cercano un “ sale riunioni ” vedono disponibilità reali, non prenotazioni fittizie che non sarebbero mai state effettuate.
- Gli amministratori gestiscono ora questo comportamento allo stesso modo per tutte le sale, le postazioni di lavoro e i parcheggi, anziché configurarlo in modo diverso per ciascuna risorsa.
È un ottimo esempio di come lavoriamo all’ GoBright: analizziamo come vengono effettivamente utilizzate le risorse, quindi sviluppiamo funzionalità che riducono gli sprechi e aiutano le persone a sfruttarle al meglio.
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