Les réunions sont annulées. Les participants se connectent en ligne à la place. Les plans changent, mais l’ Réservation de salles e reste en place, bloquant ainsi un créneau qui est en réalité libre. La plupart des solutions de gestion des absences parviennent à détecter ce problème, mais nos données montrent que seul environ 1 % de ce temps libéré est à nouveau réservé. Ce problème est détecté trop tard pour être utile.
La confirmation anticipée de présence a déjà permis de résoudre ce problème pour les bureaux et les places de parking : les salles sont réattribuées jusqu’à 20 % plus souvent lorsqu’elles sont libérées plus tôt plutôt que d’attendre une vérification tardive des absences. Avec cette mise à jour, ce même contrôle s’étend aux salles de réunion, et s’accompagne de deux nouvelles options qui offrent aux administrateurs davantage de flexibilité pour ces trois types de ressources.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Avant le début d'une réservation, l'organisateur reçoit une notification lui demandant de confirmer sa présence. Pour les salles de réunion, la notification indique également les éventuels visiteurs et les prestations de restauration associées à la réservation, ce qui permet à l'organisateur d'avoir une vue d'ensemble avant de prendre sa décision.
À partir de là, l'organisateur peut :
- Confirmer votre présence :la réservation reste inchangée.
- Refus: la place est immédiatement libérée afin que quelqu'un d'autre puisse la réserver.
- Pour les salles intégrées uniquement : passez en mode « en ligne uniquement » : la réunion elle-même n'est pas supprimée, mais la salle est retirée de la réservation et redevient disponible.
Si l'organisateur ne répond pas dans les délais impartis, les administrateurs peuvent désormais choisir de supprimer automatiquement la réservation ou de la conserver telle quelle. Cette option est disponible pour les salles, les bureaux et les places de parking, ce qui permet aux administrateurs de gérer ces trois types de réservation de manière uniforme.
En quoi cela vous concerne-t-il ?
- Les chiffres parlent d'eux-mêmes : les chambres libérées grâce à la confirmation anticipée de présence sont réservées jusqu'à 20 fois plus souvent que celles laissées à la procédure standard de contrôle des non-présentations ; cela représente un bond spectaculaire, le taux de réutilisation des créneaux horaires libérés passant ainsi d'environ 1 % à 20 %.
- Les responsables des installations peuvent libérer plus rapidement les salles lorsque les réunions sont annulées, plutôt que de les laisser réservées et vides.
- Les organisateurs gardent le contrôle : ce sont eux qui décident à l'avance s'ils ont encore besoin de l'espace, plutôt que de perdre leur réservation sans préavis ou d'être soumis à des règles qu'ils ne peuvent pas adapter.
- Les employés à la recherche d'une chambre voient les disponibilités réelles, et non des réservations fantômes qui n'auraient jamais été honorées.
- Les administrateurs gèrent désormais ce comportement de la même manière pour les salles, les bureaux et les places de parking, au lieu de le configurer différemment pour chaque ressource.
C'est un bon exemple de notre façon de travailler chez GoBright: nous étudions comment les ressources sont réellement utilisées, puis nous développons des fonctionnalités qui permettent de réduire le gaspillage et aident les utilisateurs à mieux exploiter ces ressources.
Vous voulez en savoir plus ?
Consultez notre article dans le Centre d'aide ou prenez rendez-vous pour une consultation gratuite avec un expert
