Møter blir avlyst. Folk blir med på nett i stedet. Planer endres, men rombestillingen forblir; den blokkerer et sted som faktisk er ledig. De fleste løsninger for manglende oppmøte kan oppdage dette, men dataene våre viser at bare rundt 1 % av den frigjorte tiden noen gang blir ombooket. Det oppdages for sent til å være nyttig.
Tidlig bekreftelse av tilstedeværelse har allerede løst dette for skrivebord og parkering, med rom som ombookes opptil 20 % oftere når de frigis tidlig, i stedet for å bli overlatt til en sen sjekk av manglende oppmøte. Med denne utgivelsen gjelder den samme kontrollen for møterom, pluss to nye alternativer som gir administratorer mer fleksibilitet på tvers av alle tre ressurstypene.
Hvordan det fungerer
Før en bestilling starter, mottar arrangøren et varsel der de blir bedt om å bekrefte oppmøtet sitt. For møterom viser varselet også eventuelle besøkende og catering knyttet til bestillingen, slik at arrangøren har full oversikt før de bestemmer seg.
Derfra kan arrangøren:
- Bekreft oppmøte: bestillingen forblir nøyaktig som den er.
- Avslag : plassen frigis med en gang, slik at noen andre kan bestille den.
- Kun for integrerte rom: bytt til «kun på nett» : selve møtet slettes ikke, men rommet fjernes fra bestillingen og blir tilgjengelig igjen.
Hvis arrangøren ikke svarer i tide, kan administratorer nå velge om bestillingen skal slettes automatisk eller beholdes som den er. Dette alternativet er tilgjengelig for rom, skrivebord og parkering , noe som gir administratorer én konsekvent måte å administrere alle tre på.
Hvorfor det er viktig for deg
- Tallene taler for seg selv: rom som frigis gjennom tidlig bekreftelse av ankomst blir ombooket opptil 20 ganger oftere enn de som blir overlatt til en standard manglende oppmøte-sjekk; et direkte hopp fra rundt 1 % til 20 % av frigjort tid som faktisk blir gjenbrukt.
- Fasilitetssjefer får tilbake rommene raskere når møter ikke gjennomføres, i stedet for at rommet står reservert og tomt.
- Arrangørene beholder kontrollen: de bestemmer på forhånd om de fortsatt trenger plassen, i stedet for å miste bookingen uten forvarsel eller bli bundet til regler de ikke kan justere.
- Ansatte som leter etter et rom ser reell tilgjengelighet, ikke fantombestillinger som aldri kom til å skje.
- Administratorer administrerer nå denne oppførselen på samme måte på tvers av rom, skrivebord og parkering, i stedet for å konfigurere den forskjellig per ressurs.
Det er et godt eksempel på hvordan vi jobber hos GoBright : vi studerer hvordan ressurser faktisk brukes, og bygger deretter funksjoner som reduserer svinn og hjelper folk med å utnytte disse ressursene bedre.
Vil du vite mer?
Sjekk ut artikkelen vår om supportsenteret eller bestill en gratis ekspertkonsultasjon
