Bekräftelse av tidig ankomst till rummen

Möten ställs in. Deltagarna ansluter sig istället online. Planerna ändras, men lokalbokningen kvarstår och blockerar därmed en lokal som egentligen är ledig. De flesta lösningar för att hantera uteblivna deltagare kan upptäcka detta, men våra uppgifter visar att endast cirka 1 % av den frigjorda tiden någonsin bokas om. Det upptäcks för sent för att vara till någon nytta.

Tack vare bekräftelse av närvaro i förväg har detta problem redan lösts för skrivbord och parkeringsplatser, där rum bokas om upp till 20 % oftare när de frigörs i förväg jämfört med när man väntar på en sen kontroll av utebliven ankomst. Med den här uppdateringen utvidgas samma kontroll till mötesrum, samtidigt som två nya alternativ ger administratörer större flexibilitet för alla tre resurstyperna.

Så här fungerar det

Innan en bokning börjar får arrangören ett meddelande där hen ombeds att bekräfta sitt deltagande. När det gäller mötesrum visar meddelandet även eventuella besökare och catering som är kopplade till bokningen, så att arrangören har fullständig överblick innan hen fattar sitt beslut.

Därifrån kan arrangören:

Bekräfta deltagande:bokningen förblir oförändrad.
Avbokning: Platsen frigörs omedelbart så att någon annan kan boka den.
Endast för integrerade rum: växla till ”endast online”: själva mötet raderas inte, men rummet tas bort från bokningen och blir tillgängligt igen.

Om arrangören inte svarar i tid kan administratörerna nu välja om bokningen ska raderas automatiskt eller behållas som den är. Denna funktion finns tillgänglig för rum, skrivbord och parkeringsplatser, vilket ger administratörerna ett enhetligt sätt att hantera alla tre.

Varför det är viktigt för dig

Siffrorna talar för sig själva: rum som frigörs genom bekräftelse av ankomst i förväg ombokas upp till 20 gånger oftare än de som lämnas till en vanlig kontroll av utebliven ankomst; en direkt ökning från cirka 1 % till 20 % av den frigjorda tiden som faktiskt återanvänds.
Anläggningscheferna kan snabbare återfå tillgång till rummen när möten inte blir av, istället för att ett rum förblir reserverat och tomt.
Arrangörerna behåller kontrollen: de bestämmer i förväg om de fortfarande behöver lokalen, istället för att förlora bokningen utan förvarning eller bli bundna av regler som de inte kan anpassa.
Anställda som letar efter ett rum ser den faktiska tillgängligheten, inte fiktiva bokningar som aldrig skulle ha genomförts.
Administratörerna hanterar nu detta beteende på samma sätt för alla rum, skrivbord och parkeringsplatser, istället för att ställa in det på olika sätt för varje resurs.

Det är ett bra exempel på hur vi arbetar på GoBright: vi undersöker hur tillgångarna faktiskt används och utvecklar sedan funktioner som minskar slöseriet och hjälper människor att utnyttja resurserna på ett bättre sätt.