Het implementeren van een Desk Booking systeem in uw kantooromgeving heeft verschillende voordelen voor zowel de werknemers als de werkgever.
1. Vergemakkelijkt nieuwe manieren van werken
We weten dat flexibel werken, of Hybride Werken, steeds populairder wordt. Mensen willen zelf bepalen wanneer ze naar kantoor willen komen en wanneer ze thuis willen blijven. Als ze toch besluiten om naar kantoor te komen, willen werknemers verzekerd zijn van een werkplek. Een Desk Booking systeem vergemakkelijkt dit voor hen. Het stimuleert ook de samenwerking. Het wordt makkelijker om een werkplek te reserveren in de buurt van degene met wie je wilt samenwerken. Het beheren van de bezettingsgraad via een desk booking systeem zorgt ervoor dat er altijd prettige werkplekken beschikbaar zijn. Met een bureaubeheersysteem kunnen medewerkers een bureau filteren en selecteren op basis van hun eigen voorkeuren. Zo geeft u medewerkers veel vrijheid en controle over wanneer en aan welk bureau ze willen werken op het fysieke kantoor.
2. Ondersteunt samenwerking
Met desk booking wordt de samenwerking tussen teams of afdelingen bevorderd. Medewerkers kunnen beter samenwerken door eenvoudigweg bureaus naast elkaar te reserveren. Het GoBright Desk Booking Platform heeft bijvoorbeeld zelfs een Team Booking functie die ontworpen is om dit soort samenwerkingen te ondersteunen.
Naast de voordelen voor de werknemer is het gebruik van Desk Booking ook gunstig voor de werkgever.
3. Kosteneffectief
Met desk booking software kunt u de bezetting van het kantoor beheren en controleren. De verzamelde gegevens geven u meer inzicht in de manier waarop het kantoor wordt gebruikt. Door inzicht te krijgen in de feitelijke bezetting hebben veel kantoren ontdekt dat ze het aantal bureaus dat ze hadden niet echt nodig hadden. Deze informatie kan worden gebruikt om strategische, door gegevens gestuurde beslissingen te nemen met betrekking tot het herinrichten van het kantoor en uw werknemers de beste kantooromgeving te bieden. Misschien kunt u zelfs van wat vastgoedkosten af, omdat u ontdekt dat u veel te veel kantoorruimte heeft. Nog kostenefficiënt ook!
4. Duurzaamheid
Desk Booking stimuleert mensen om alleen de ruimte te gebruiken die ze echt nodig hebben. Zo wordt het kantoor een stuk duurzamer. Geen onbezette en onnodig dure kantoorruimte meer.
5. Tijdsefficiëntie
Door nieuwe werkmodellen en andere veranderingen in de kantooromgeving zullen meestal niet alle werknemers tegelijk op kantoor zijn. Sommige dagen kan het rustig zijn op kantoor, en andere dagen kan het een stuk drukker zijn dan verwacht. Ongeacht de situatie, als een werknemer besluit op kantoor te komen, moet er een mooie werkplek beschikbaar zijn. Met behulp van een bureaureserveringssysteem kunt u de situatie op kantoor vooraf inschatten. Doordat u hierop kunt anticiperen, verliest u geen tijd om het kantoor binnen te gaan en komt u niet voor verrassingen te staan.
6. Inzicht in Analytics
Een slimme datagedreven werkplek is waar het tegenwoordig allemaal om draait. Met de gegevens die voortkomen uit oplossingen voor bureauboekingen bent u in staat het gedrag van werknemers veel beter te begrijpen. U krijgt inzicht in hoe het kantoor wordt gebruikt. Waarom boeken werknemers vaak hun bureau op een bepaalde verdieping? Wat is er speciaal aan deze bureaus? Misschien werken uw werknemers graag waar er de meeste natuurlijke verlichting is, of in de buurt van het bedrijfsrestaurant? Dit zijn allemaal waardevolle analyses die u kunnen helpen het kantoor te optimaliseren. Het aanpassen van het kantoor aan het gedrag van werknemers is een van de belangrijkste manieren om ervoor te zorgen dat uw kantoor toekomstbestendig is.
7. Aantrekken van nieuwe generaties
En niet te vergeten: de jongere generatie betreedt de arbeidsmarkt met nieuwe idealen. Flexibiliteit en vrijheid is voor hen een must. Ze willen niet gebonden zijn aan de traditionele 9 tot 5 werkplek. Ze verwachten een werkplek die voldoet aan hun normen en wensen. Het integreren van desk booking in het kantoor past heel goed bij het perspectief dat deze generatie heeft op het toekomstige kantoor. Want het toekomstige kantoor is een slim kantoor.
8. Gezondheid en veiligheid
Bij desk sharing delen meerdere mensen hetzelfde bureau op kantoor. Je zou kunnen denken dat dit automatisch leidt tot zorgen over gezondheid, hygiëne en veiligheid. Er zitten echter twee kanten aan het verhaal. Wanneer mensen hetzelfde bureau gebruiken en dit proces niet wordt gecontroleerd, leidt dit inderdaad tot verhoogde risico's op het gebied van hygiëne en veiligheid. Maar met een balieboekingssysteem wordt dit proces wel gecontroleerd. Vooral in tijden waarin veiligheid extra benadrukt moet worden (bijvoorbeeld tijdens een pandemie), zorgt het gebruik van Desk Booking systemen ervoor dat het niet te druk wordt op kantoor. Een kantoormanager kan bijvoorbeeld bepaalde bureaus blokkeren zodat een veilige afstand gegarandeerd is. Met controle over de bezettingsgraad zorg je er ook voor dat er nooit te veel mensen tegelijk op de vloer zijn.
Zelfs met toezicht blijft het een feit dat bureaus door meerdere mensen worden gebruikt. Hoe gaat dit veilig? GoBright heeft hier al over nagedacht. Met de GoBright Connect bent u in staat uw status aan te passen terwijl u aan het bureau werkt. Naast het voor de hand liggende "bezet" of "beschikbaar", zal het ook aangepast worden naar "Moet schoongemaaktworden" wanneer een medewerker heeft uitgecheckt van zijn bureau. De facilitaire dienst wordt automatisch gewaarschuwd dat het bureau moet worden schoongemaakt. Nadat het bureau is schoongemaakt, is het weer "beschikbaar".
Kortom, er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van een Desk Booking systeem. Het ondersteunt de nieuwe manier van werken, stimuleert samenwerking en is kosten- en tijdbesparend. Het is ook goed voor de duurzaamheid van uw kantoor, het trekt nieuw talent aan, stimuleert de gezondheid en veiligheid op kantoor en geeft inzicht in de bezetting van uw kantoor.