Het implementeren van een Desk Booking systeem in je kantooromgeving heeft verschillende voordelen voor zowel de werknemers als de werkgever.
1. Faciliteert nieuwe manieren van werken
We weten dat flexibel werken, of Hybride Werken, steeds populairder wordt. Mensen willen zelf bepalen wanneer ze naar kantoor komen en wanneer ze thuis blijven. Als ze dan toch besluiten om naar kantoor te komen, willen medewerkers verzekerd zijn van een werkplek. Een Desk Booking systeem vergemakkelijkt dit voor hen. Het stimuleert ook de samenwerking. Het wordt makkelijker om een werkplek te reserveren in de buurt van degene met wie je wilt samenwerken. Het beheren van de bezettingsgraad via een bureaureserveringssysteem zorgt ervoor dat er altijd prettige werkplekken beschikbaar zijn. Met een bureaubeheersysteem kunnen medewerkers een bureau filteren en selecteren op basis van hun eigen voorkeuren. Op deze manier kun je medewerkers veel vrijheid geven en controle geven over wanneer en aan welk bureau ze willen werken op het fysieke kantoor.
2. Ondersteunt samenwerking
Met het reserveren van bureaus wordt de samenwerking tussen teams of afdelingen bevorderd. Medewerkers kunnen beter samenwerken door eenvoudigweg bureaus naast elkaar te reserveren. Het GoBright Desk Booking Platform heeft bijvoorbeeld zelfs een Team Booking-functie die ontworpen is om dit soort samenwerkingen te ondersteunen.
Naast de voordelen voor de werknemer heeft het gebruik van Desk Booking ook voordelen voor de werkgever.
3. Kosteneffectief
Met desk booking software kun je de bezetting op kantoor beheren en controleren. De verzamelde gegevens geven je meer inzicht in de manier waarop het kantoor wordt gebruikt. Door inzicht te krijgen in de werkelijke bezetting hebben veel kantoren ontdekt dat ze het aantal bureaus dat ze hadden niet echt nodig hadden. Deze informatie kan worden gebruikt om strategische, datagestuurde beslissingen te nemen met betrekking tot het herinrichten van het kantoor en om je werknemers de beste kantooromgeving te bieden. Misschien kun je zelfs wat vastgoedkosten kwijtraken, omdat je ontdekt dat je veel te veel kantoorruimte hebt. Nog kostenefficiënt ook!
4. Duurzaamheid
Desk Booking moedigt mensen aan om alleen de ruimte te gebruiken die ze echt nodig hebben. Zo wordt het kantoor een stuk duurzamer. Geen onbezette en onnodig dure kantoorruimte meer.
5. Tijdsefficiëntie
In de meeste gevallen zullen niet alle werknemers op hetzelfde moment op kantoor zijn door nieuwe werkmodellen en andere veranderingen in de kantooromgeving. Op sommige dagen kan het rustig zijn op kantoor en op andere dagen kan het een stuk drukker zijn dan verwacht. Ongeacht de situatie, als een werknemer besluit naar kantoor te komen, moet er een fijne werkplek beschikbaar zijn. Met behulp van een bureaureserveringssysteem kun je de situatie op kantoor van tevoren inschatten. Doordat je hierop kunt anticiperen, verlies je geen tijd als je het kantoor binnengaat en kom je niet voor verrassingen te staan.
6. Inzicht in Analytics
Een slimme , datagestuurde werkplek is waar het tegenwoordig allemaal om draait. Met de gegevens die afkomstig zijn van oplossingen voor bureauboekingen kun je het gedrag van werknemers veel beter begrijpen. Je krijgt inzicht in hoe het kantoor wordt gebruikt. Waarom boeken werknemers hun bureau vaak op een bepaalde verdieping? Wat is er speciaal aan deze bureaus? Misschien werken uw werknemers graag op plaatsen met de meeste natuurlijke verlichting, of in de buurt van het bedrijfsrestaurant? Dit zijn allemaal waardevolle analyses die u kunnen helpen bij het optimaliseren van het kantoor. Het kantoor aanpassen aan het gedrag van werknemers is een van de belangrijkste manieren om ervoor te zorgen dat uw kantoor toekomstbestendig is.
7. Aantrekken van nieuwe generaties
En niet te vergeten, de jongere generatie betreedt de arbeidsmarkt met nieuwe idealen. Flexibiliteit en vrijheid is een must voor hen. Ze willen niet gebonden zijn aan een traditioneel kantoorhokje van 9 tot 5. Ze verwachten een werkplek die voldoet aan hun normen en wensen. Het integreren van bureaureservering in het kantoor past heel goed bij het perspectief dat deze generatie heeft op het toekomstige kantoor. Want het toekomstige kantoor is een slim kantoor.
8. Gezondheid en veiligheid
Bij desk sharing delen meerdere mensen hetzelfde bureau op kantoor. Je zou kunnen denken dat dit automatisch leidt tot zorgen over gezondheid, hygiëne en veiligheid. Er zitten echter twee kanten aan het verhaal. Wanneer mensen hetzelfde bureau gebruiken en dit proces niet wordt gecontroleerd, leidt dit inderdaad tot verhoogde risico's op het gebied van hygiëne en veiligheid. Maar met een balieboekingssysteem wordt dit proces wel gecontroleerd. Vooral in tijden waarin veiligheid extra benadrukt moet worden (bijvoorbeeld tijdens een pandemie), zorgt het gebruik van Desk Booking systemen ervoor dat het niet te druk wordt op kantoor. Een kantoormanager kan bijvoorbeeld bepaalde bureaus blokkeren zodat een veilige afstand gegarandeerd is. Met controle over de bezettingsgraad zorg je er bovendien voor dat er nooit te veel mensen tegelijk op de vloer zijn.
Zelfs met toezicht blijft het een feit dat bureaus door meerdere mensen worden gebruikt. Hoe wordt dit veilig? GoBright heeft hier al over nagedacht. Met de GoBright Connect en Interact kun je je status aanpassen terwijl je aan het bureau werkt. Naast het voor de hand liggende "bezet" of "beschikbaar", zal het ook worden aangepast naar "Moet worden schoongemaakt" wanneer een medewerker is uitgecheckt van zijn bureau. De facilitaire afdeling wordt automatisch gewaarschuwd dat het bureau goed moet worden schoongemaakt. Nadat het bureau is schoongemaakt, is het weer 'beschikbaar'.
Concluderend zijn er veel voordelen verbonden aan het gebruik van een Desk Booking systeem. Het ondersteunt de nieuwe manier van werken, stimuleert samenwerking en is kosten- en tijdbesparend. Het is ook goed voor de duurzaamheid van je kantoor, het trekt nieuw talent aan, stimuleert de gezondheid en veiligheid op kantoor en geeft inzicht in de bezetting van je kantoor.