Office Space Utilisation är den mängd utrymme som används på ditt kontor. Det fokuserar främst på hur ett kontorsutrymme delas upp och används av de anställda under en viss tidsperiod. Office Space Utilisation mäts bäst genom att mäta beläggningsgraden och fatta datadrivna beslut baserat på den information som kommer fram i beläggningsrapporterna. Att optimera kontorsytan gynnar både arbetsgivaren i form av lägre kostnader och medarbetarna i form av bättre samarbetsmöjligheter.
Var ska man börja?
Utvärdera din arbetsyta
Innan du tar några steg mot att inreda ditt kontor är det viktigt att kartlägga vad du redan har. Hur många rum har dina medarbetare att hålla möten i? Och hur många skrivbord finns det på ditt kontor? Hur mycket utrymme har du att utnyttja?
Samla in information
När du har kartlagt ditt lager och dina kontorslokaler kan du börja samla in information om vad du och dina medarbetare behöver. Detta kan enkelt uppnås genom att använda Workplace Analytics. Om du använder dig av rumsboknings- och skrivbordsbokningssystem som GoBrightkan Workplace Analytics ge dig mer insikt i beläggningsgraden på ditt kontor. Används alla dina skrivbord? Vilka rum används mest och varför? Har de de bästa faciliteterna?
Gör upp en plan
När du har fått insikt i beläggningsgraden på ditt kontor är det dags att omforma arbetsytan. Du kanske har upptäckt att du har alldeles för många skrivbord och alldeles för få mötesrum. Denna information kan användas för att ersätta överskottet av skrivbordsplatser med till exempel ett nytt mötesrum.
Ett nytt sätt att arbeta
Alternativt kan du välja att optimera din kontorsbeläggning genom att införa ett nytt flexibelt arbetssätt som kallas Hot Desking. Denna typ av flexibelt arbete innebär att man frångår idén om fasta skrivbord och låter medarbetarna välja var de vill sitta på ad hoc-basis. Detta kommer att stimulera dina anställda att dela skrivbord, vilket resulterar i en minskning av behovet av arbetsytor. Om du vill lära dig mer om fördelarna med hot desking kan du läsa vår artikel.