Kantoorruimtegebruik is de hoeveelheid ruimte die in jouw kantoor wordt gebruikt. Het richt zich vooral op hoe een kantoorruimte wordt verdeeld en gebruikt door werknemers over een bepaald tijdsbestek. Het gebruik van kantoorruimte kan het best worden gemeten door bezettingsmetingen en het nemen van datagestuurde beslissingen op basis van de informatie die uit bezettingsrapporten naar voren komt. Optimalisering van de ruimte in het kantoor komt de werkgever ten goede in kosten en de werknemers in samenwerkingsmogelijkheden.
Waar moet ik beginnen?
Je werkruimte beoordelen
Voordat je stappen onderneemt om je kantoor opnieuw in te richten, is het belangrijk in kaart te brengen wat je al hebt. Hoeveel ruimtes hebben je medewerkers voor vergaderingen? En hoeveel bureaus zijn er aanwezig op het kantoor? Hoeveel ruimte is er beschikbaar om te gebruiken?
Informatie verzamelen
Wanneer je je inventaris en kantoorruimte in kaart hebt gebracht, kun je beginnen met het verzamelen van informatie over wat jij en je werknemers nodig hebben. Dit kan eenvoudig worden bereikt door gebruik te maken van Workplace Analytics. Als je gebruik maakt van Room Booking en Desk Booking systemen zoals GoBright's, kan Workplace Analytics je meer inzicht geven in de bezettingsgraad van je kantoor. Worden al uw bureaus gebruikt? Welke ruimtes worden het meest gebruikt en waarom? Hebben ze de beste faciliteiten?
Maak een plan
Nadat je inzicht hebt gekregen in de bezettingsgraad van het kantoor, is het tijd om de werkruimte opnieuw in te richten. Wellicht heb je ontdekt dat je veel te veel bureaus hebt, en veel te weinig vergaderruimtes. Deze informatie kun je gebruiken om het overschot aan werkplekken te vervangen door bijvoorbeeld een nieuwe vergaderruimte.
Een nieuwe manier van werken
Optioneel kun je ervoor kiezen om je kantoorbezetting te optimaliseren door een nieuwe flexibele manier van werken te implementeren, genaamd Hot Desking. Bij deze vorm van flexibel werken wordt het idee van vaste bureaus losgelaten en kunnen je medewerkers zelf kiezen waar ze op ad-hocbasis plaatsnemen. Dit stimuleert je werknemers om bureaus te delen, waardoor er minder werkplekken nodig zijn. Als je meer wilt weten over de voordelen van hot desking, lees dan ons artikel.