Kontorplassutnyttelse er hvor mye plass som brukes på kontoret. Det fokuserer hovedsakelig på hvordan kontorlokalene er fordelt og brukes av de ansatte over en viss tidsperiode. Kontorplassutnyttelsen måles best ved å måle belegget og ta datadrevne beslutninger basert på informasjonen som kommer ut av beleggsrapportene. Optimalisering av kontorlokalene gir fordeler for arbeidsgiveren i form av lavere kostnader og for de ansatte i form av bedre samarbeidsmuligheter.
Hvor skal jeg begynne?
Vurder arbeidsområdet ditt
Før du går i gang med å redesigne kontoret, er det viktig å kartlegge hva du allerede har. Hvor mange møterom har de ansatte? Og hvor mange pulter har dere på kontoret? Hvor mye plass har dere å utnytte?
Samle inn informasjon
Når du har kartlagt inventaret og kontorlokalene dine, kan du begynne å samle inn informasjon om hva du og medarbeiderne dine har behov for. Dette kan enkelt gjøres ved hjelp av Workplace Analytics. Hvis du bruker rom- og bordbookingssystemer som GoBright, kan arbeidsplassanalyser gi deg mer innsikt i beleggsprosenten på kontoret. Blir alle skrivebordene dine brukt? Hvilke rom er mest brukt og hvorfor? Har de de beste fasilitetene?
Lag en plan
Etter at du har fått innsikt i beleggsprosenten på kontoret ditt, er det på tide å redesigne arbeidsområdet. Du har kanskje oppdaget at du har altfor mange skrivebord og altfor få møterom. Denne informasjonen kan brukes til å erstatte overskuddet av skrivebordsplasser med for eksempel et nytt møterom.
En ny måte å jobbe på
Du kan også velge å optimalisere kontorbelegget ved å implementere en ny fleksibel arbeidsform, kalt Hot Desking. Denne typen fleksibelt arbeid går bort fra ideen om faste skrivebord og lar de ansatte velge hvor de vil sitte på ad hoc-basis. Dette vil stimulere de ansatte til å dele skrivebord, noe som resulterer i en reduksjon av behovet for arbeidsplasser. Hvis du vil lære mer om fordelene med hot desking, kan du lese artikkelen vår.