Att implementera ett Desk Booking-system i din kontorsmiljö har flera fördelar för både de anställda och arbetsgivaren.
1. Underlättar nya sätt att arbeta
Vi vet att flexibelt arbete, eller hybridarbete, blir alltmer populärt. Människor vill själva kunna bestämma när de vill komma till kontoret och när de vill stanna hemma. Om de bestämmer sig för att besöka kontoret vill de anställda vara säkra på att ha en arbetsplats. Ett Desk Booking-system underlättar detta för dem. Det stimulerar också till samarbete. Det blir lättare att reservera en arbetsplats nära den person man vill samarbeta med. Genom att hantera beläggningsgraden via ett desk booking-system säkerställs att det alltid finns trevliga arbetsplatser att tillgå. Med ett skrivbordshanteringssystem kan medarbetarna filtrera och välja skrivbord efter sina egna preferenser. På så sätt kan du ge medarbetarna stor frihet och ge dem kontroll över när och vid vilket skrivbord de vill arbeta på det fysiska kontoret.
2. Stödja samarbete
Med skrivbordsbokning främjas samarbetet mellan team eller avdelningar. Medarbetare kan samarbeta bättre genom att helt enkelt boka skrivbord sida vid sida. Till exempel har GoBright Desk Booking Platform till och med en teambokningsfunktion som är utformad för att stödja denna typ av samarbeten.
Förutom medarbetarförmåner är det också fördelaktigt för arbetsgivaren att använda Desk Booking.
3. Kostnadseffektivt
Med en programvara för skrivbordsbokning kan du hantera och kontrollera beläggningen på kontoret. Data som samlas in ger dig mer insikt i hur kontoret används. Genom att få insikt i den faktiska beläggningen upptäckte många kontor att de egentligen inte behövde så många skrivbord som de hade. Den här informationen kan användas för att fatta strategiska datadrivna beslut om hur kontoret ska omformas och ge dina anställda den bästa kontorsmiljön. Du kanske till och med kan bli av med vissa fastighetskostnader, eftersom du upptäcker att du har alldeles för mycket kontorsutrymme. Kostnadseffektivt, dessutom!
4. Hållbarhet
Desk Booking uppmuntrar människor att bara använda det utrymme som de verkligen behöver. På så sätt blir kontoret mycket mer hållbart. Inga fler outnyttjade och onödigt dyra kontorsutrymmen.
5. Tidseffektivitet
I de flesta fall kommer inte alla anställda att vara på kontoret samtidigt på grund av nya arbetsmodeller och andra förändringar i kontorsmiljön. Vissa dagar kan det vara lugnt på kontoret, medan det andra dagar kan vara mycket mer hektiskt än förväntat. Oavsett situation, om en medarbetare bestämmer sig för att komma till kontoret, måste en trevlig arbetsplats finnas tillgänglig. Med hjälp av ett bokningssystem för skrivbord kan du bedöma situationen på kontoret i förväg. Genom att kunna förutse behöver du inte slösa tid på att åka till kontoret och råka ut för överraskningar.
6. Insikt i analys
En smart datadriven arbetsplats är vad det handlar om nuförtiden. Med hjälp av data från lösningar för skrivbordsbokning kan du förstå medarbetarnas beteende mycket bättre. Du får insikt i hur kontoret används. Varför bokar medarbetarna ofta sina skrivbord på en viss våning? Vad är det som är speciellt med just dessa skrivbord? Kanske gillar dina medarbetare att arbeta där det finns mest naturligt ljus, eller nära företagets restaurang? Allt detta är värdefulla analyser som kan hjälpa dig att optimera kontoret. Att anpassa kontoret till medarbetarnas beteende är ett av de viktigaste sätten att säkerställa att kontoret är framtidssäkert.
7. Attrahera en ny generation
Inte att förglömma, den yngre generationen kommer in på arbetsmarknaden med nya ideal. Flexibilitet och frihet är ett måste för dem. De vill inte vara bundna till det traditionella kontorsbåset 9 till 5. De förväntar sig en arbetsplats som representerar deras standarder och tillgodoser deras önskemål. Att integrera skrivbordsbokning i kontoret passar väldigt bra med det perspektiv som den här generationen har på det framtida kontoret. Framtidens kontor är nämligen ett smart kontor.
8. Hälsa och säkerhet
Vid desk sharing delar flera personer på samma skrivbord på kontoret. Man skulle kunna tro att detta automatiskt leder till problem när det gäller hälsa, hygien och säkerhet. Det finns dock två sidor av saken. När människor använder samma skrivbord och denna process inte övervakas leder det till ökade risker när det gäller hygien och säkerhet. Men med hjälp av ett bokningssystem för skrivbord övervakas faktiskt den här processen. Särskilt i tider när säkerheten måste betonas extra mycket (t.ex. under en pandemi) säkerställer användningen av bordsbokningssystem att det inte blir för trångt på kontoret. En kontorschef kan t.ex. blockera vissa skrivbord så att ett säkert avstånd garanteras. Med kontroll över beläggningsgraden ser du också till att det aldrig finns för många människor på golvet samtidigt.
Även med övervakning kvarstår det faktum att skrivborden används av flera personer. Hur ska detta kunna vara säkert? GoBright har redan tänkt på detta. Med GoBright Connect och Interact kan du justera din status medan du arbetar vid skrivbordet. Förutom de uppenbara "upptagen" eller "tillgänglig", kommer den också att justeras till "Behöver städas" när en anställd har checkat ut från sitt skrivbord. Fastighetsavdelningen får automatiskt ett meddelande om att skrivbordet behöver rengöras ordentligt. När det är städat blir skrivbordet "tillgängligt" igen.
Sammanfattningsvis finns det många fördelar med att använda ett Desk Booking-system. Det stöder det nya arbetssättet, stimulerar samarbete och är kostnads- och tidseffektivt. Det är också fördelaktigt för kontorets hållbarhet, det lockar nya talanger, stimulerar hälsa och säkerhet på kontoret och ger insikter om kontorets beläggning.