Efter Covid-19-pandemien har kontorets ansigt ændret sig drastisk. Folk blev vant til at arbejde hjemmefra, og arbejdsmiljøet blev meget mere tilgængeligt for fjernarbejde. Det resulterede i en udbredt præference for hybridarbejde blandt de fleste medarbejdere: Det gik så vidt, at næsten halvdelen af alle medarbejdere sandsynligvis ville søge et andet job, hvis deres arbejdsgiver ikke tilbød en hybrid arbejdsmodel, ifølge flere undersøgelser.
Arbejdsstyrken vokser, kontorerne har næsten ikke ændret sig, og medarbejderne har ikke en fast plan for, hvornår de arbejder hjemmefra eller på kontoret. Resultatet? En arbejdsplads, der sjældent bruges nogle dage, og som er overfyldt andre dage. Det er et problem, som mange moderne organisationer tackler med Smart Workplace-teknologi, f.eks. systemer til lokalebooking og skrivebordsbooking, da de kan hjælpe med at styre kontorets belægning. Det kan dog være dyrt at implementere dem på kontoret, og derfor undrer du dig sikkert over investeringsafkastet.
Vi kan garantere dig, at det er investeringen værd.
Spar omkostninger med belægningsmåling
Belægningsmåling er den praksis, hvor man overvåger, hvordan et kontor eller en arbejdsplads bliver brugt. Det giver dig indsigt i dine medarbejderes behov: Bliver alle skriveborde og mødelokaler brugt, og hvis ikke, hvilke er så mere populære end andre? Når du ved det, kan du træffe datadrevne beslutninger om at indrette dit kontor, så det passer til moderne behov, og samtidig spare penge. Lokale myndigheder i Storbritannien skønnes f.eks. at kunne spare 7 mia. pund om året ved at udnytte pladsen bedre, ifølge APSE. Det er over 8 milliarder euro om året!
At knuse tal
Fordelene og mulighederne for at spare på udgifterne ved hjælp af Smart Workplace-teknologi er tydelige. Men hvad er tallene? Vi har regnet på det.
Det er en ubestridelig kendsgerning, at fleksibelt arbejde er den nye standard. Det betyder, at et stort antal medarbejdere ikke vil være på kontoret hver dag, hvilket fører til uudnyttet kontorplads. Ifølge en undersøgelse foretaget af Savills, der er global ekspert i ejendomsservice, var den gennemsnitlige belægningsprocent for kontorer i Europa 43 %. Med andre ord bliver 57 % af det gulvareal, som virksomheder i hele Europa lejer, ikke brugt. Konklusion: I gennemsnit bruger virksomheder dobbelt så meget på ejendomme som nødvendigt.
Hvis du vil kende de nøjagtige tal for dit kontor, skal du gøre følgende. Det hele starter med at måle belægningen: Find ud af, hvor mange skriveborde og mødelokaler der rent faktisk bruges på dit kontor.
Når du ved det, kan du beregne, hvor meget gulvplads disse faciliteter har brug for. Normen for en passende arbejdsplads til en medarbejder bestemmes ud fra de faciliteter, som medarbejderen har brug for i sit daglige arbejde. Men ifølge NEN 1824 (de hollandske normer for ergonomiske krav til overfladen på arbejdsstationer i administrative områder og kontorer) skal en gennemsnitlig arbejdsplads fylde mindst 8 kvadratmeter for at give medarbejderen en passende arbejdsplads, inklusive cirkulationsplads. I mødelokaler skal man regne med 2 kvadratmeter pr. deltager.
Når du har fundet ud af, hvor mange kvadratmeter du har brug for i alt (glem ikke plads til gangarealer, afslapningsområder, printere, skabe og andre faciliteter), kan du gange det med den husleje, du betaler pr. kvadratmeter. Træk det fra dine nuværende udgifter, og det er det beløb, du sparer ved at bruge Smart Workplace Technology.
I praksis
Før Covid var det normen at have et skrivebord pr. to medarbejdere (1:2). Nogle virksomheder havde endda et forhold på 1:1. Men intern forskning på GoBright har nu vist, at det samme skrivebord kan bruges til at facilitere op til 4-5 medarbejdere (1:4) (GoBright, 2023).
I dette eksempel er virksomheden A har 500 ansatte. Ifølge Colliersbetaler europæiske virksomheder i gennemsnit €9.122,- pr. arbejdsplads.
Beregningseksemplerne ovenfor viser, hvad du kan spare årligt ved at bruge occupancy management med GoBright's løsninger. Tanken er, at du slipper af med overskuddet på arbejdsplads og unødvendige forsyningsomkostninger. Vi forstår selvfølgelig godt, at virksomheder som regel er bundet af en lejekontrakt. I stedet for at ignorere den ryddede plads, kan du potentielt leje den ud indtil videre.
Naturligvis er hver organisation unik, og hver situation er forskellig. Omkostninger og besparelser vil variere fra organisation til organisation og afhænger af flere faktorer: beliggenhed (land/by), type af kontorlokaler, antal medarbejdere, forholdet mellem fuldtid og deltid, graden af fleksibilitet i det hybride arbejde osv.
Vores rådgivere hjælper dig gerne med at diskutere alle mulige scenarier for din organisation.
Bæredygtighed
Ud over hovedformålet med at spare årlige omkostninger kan det også være gavnligt for din virksomheds bæredygtighedsmål at skære ned på gulvpladsen. I henhold til Paris-aftalerne sigter Den Europæiske Union mod at være CO2-neutral i 2050, herunder kontorbygninger(Europa-Kommissionen, n.d.). For at nå dette mål skal du nu gradvist begynde at foretage ændringer i din bygning. Det er bedre at optimere dit kontor nu og begrænse investeringerne i grønne alternativer end at bruge for mange penge på bæredygtige løsninger til dele af bygningen, som du ikke engang kommer til at bruge.