Dopo la pandemia di Covid-19, il volto dell'ufficio è cambiato drasticamente. Le persone si sono abituate a lavorare da casa e l'ambiente di lavoro è diventato molto più accessibile al lavoro a distanza. Questo ha portato a una diffusa preferenza per il lavoro ibrido da parte della maggior parte dei dipendenti: secondo diversi studi, quasi la metà di tutti i dipendenti cercherebbe probabilmente un altro lavoro se il proprio datore di lavoro non offre un modello di lavoro ibrido.
La forza lavoro cresce, gli uffici sono appena cambiati e i dipendenti non hanno un orario fisso per lavorare da casa o in ufficio. Il risultato? Un luogo di lavoro poco utilizzato in alcuni giorni e sovraffollato in altri. Questo è un problema che molte organizzazioni moderne stanno affrontando con la tecnologia Smart Workplace, come i sistemi di prenotazione sale riunioni e di prenotazione delle scrivanie, che possono aiutare a gestire l'occupazione dell'ufficio. Tuttavia, l'implementazione di questi sistemi in ufficio può essere costosa, ed è per questo che probabilmente vi state chiedendo quale sia il ritorno dell'investimento.
Possiamo garantirvi che l'investimento vale la pena.
Risparmiare sui costi con la misurazione dell'occupazione
La misurazione dell'occupazione è la pratica di monitorare l'utilizzo di un ufficio o di un luogo di lavoro. In questo modo si possono capire le esigenze dei dipendenti: Tutte le scrivanie e le sale riunioni vengono utilizzate e, in caso contrario, quali sono più richieste di altre? Sapendo questo, si possono prendere decisioni basate sui dati per riprogettare l'ufficio in modo da adattarlo alle esigenze moderne, risparmiando così denaro. Secondo l'APSE, ad esempio, le amministrazioni locali del Regno Unito potrebbero risparmiare 7 miliardi di sterline all'anno grazie a un migliore utilizzo degli spazi. Si tratta di oltre 8 miliardi di euro all'anno!
Numeri da capogiro
I vantaggi e le opportunità di risparmiare sulle spese utilizzando la tecnologia Smart Workplace sono evidenti. Ma quali sono i numeri? Abbiamo fatto i conti.
È innegabile che il lavoro flessibile sia il nuovo standard. Ciò significa che un gran numero di dipendenti non sarà presente in ufficio quotidianamente, con conseguente inutilizzo dello spazio d'ufficio. Secondo una ricerca di Savills, professionista globale dei servizi immobiliari, il tasso medio di occupazione degli uffici in Europa era del 43%. In altre parole, il 57% dello spazio affittato dalle aziende in Europa non viene utilizzato. Conclusione: in media, le aziende spendono per gli immobili il doppio del necessario.
Se volete conoscere i numeri esatti del vostro ufficio, ecco cosa fare. Tutto inizia con la misurazione dell'occupazione: scoprite quante scrivanie e sale riunioni vengono effettivamente utilizzate nel vostro ufficio.
Una volta che lo si sa, si può calcolare la superficie necessaria per queste strutture. La norma per uno spazio di lavoro adeguato per un dipendente è determinata in base alle strutture di cui il dipendente ha bisogno nelle sue attività quotidiane. Tuttavia, secondo la norma NEN 1824 (le norme olandesi sui requisiti ergonomici per la superficie delle postazioni di lavoro nelle aree amministrative e negli uffici), uno spazio di lavoro medio richiede almeno 8 metri quadrati per fornire al dipendente una postazione di lavoro adeguata, compreso lo spazio di circolazione. Per le sale riunioni, si contano 2 metri quadrati per ogni partecipante.
Una volta stabilito il numero di metri quadrati di cui avete bisogno in totale (senza dimenticare lo spazio per i corridoi, le aree relax, le stampanti, gli armadietti e altri servizi), potete moltiplicarlo per l'importo dell'affitto che pagate al metro quadro. Sottraete questo valore dalle spese attuali e otterrete il risparmio che otterrete utilizzando la tecnologia Smart Workplace.
In pratica
Prima di Covid era normale avere una scrivania ogni due dipendenti (1:2). Alcune aziende hanno persino gestito un rapporto 1:1. Tuttavia, una ricerca interna a GoBright ha dimostrato che la stessa scrivania può essere utilizzata per agevolare fino a 4 - 5 dipendenti (1:4) (GoBright, 2023).
In questo esempio, l'azienda A ha 500 dipendenti. Secondo ColliersLe aziende europee pagano in media 9.122 euro per postazione di lavoro.
Gli esempi di calcolo sopra riportati mostrano quanto si può risparmiare annualmente, utilizzando la gestione dell'occupazione con le soluzioni di GoBright. L'idea è quella di eliminare l'eccedenza di spazio di lavoro e i costi inutili delle utenze. Naturalmente, sappiamo che le aziende sono solitamente vincolate da un contratto di locazione. Invece di ignorare lo spazio sgomberato, potreste affittarlo per il momento.
Naturalmente, ogni organizzazione è unica e ogni situazione è diversa. I costi e i risparmi variano da un'organizzazione all'altra e dipendono da diversi fattori: ubicazione (paese/città), tipo di ufficio, numero di dipendenti, rapporto tempo pieno/tempo parziale, grado di flessibilità del lavoro ibrido, ecc.
I nostri consulenti saranno lieti di aiutarvi a discutere tutti gli scenari possibili per la vostra organizzazione.
Sostenibilità
Oltre all'obiettivo principale di risparmiare sui costi annuali, la riduzione della superficie può essere utile anche per gli obiettivi di sostenibilità dell'azienda. Secondo gli Accordi di Parigi, l'Unione Europea mira a essere neutrale dal punto di vista delle emissioni di carbonio entro il 2050, compresi gli edifici adibiti a uffici(Commissione Europea, n.d.). Per raggiungere questo obiettivo, è necessario iniziare a modificare gradualmente il proprio edificio. È meglio ottimizzare il vostro ufficio ora e limitare gli investimenti in alternative verdi, piuttosto che spendere eccessivamente in soluzioni sostenibili per parti dell'edificio che non utilizzerete mai.
