L'ufficio è cambiato radicalmente dopo la pandemia di Covid-19. I dipendenti si sono abituati a lavorare da remoto e i modelli di lavoro ibrido e basato sulle attività (ABW) sono diventati l'aspettativa piuttosto che l'eccezione. Gli studi dimostrano che quasi la metà dei dipendenti prenderebbe in considerazione l'idea di lasciare il lavoro se il datore di lavoro non offre opzioni flessibili o di ABW.
Nel frattempo, la disposizione degli uffici è rimasta per lo più invariata e gli orari dei dipendenti sono imprevedibili. Il risultato? Alcuni giorni l'ufficio è sottoutilizzato, altri è sovraffollato. La tecnologia Smart Workplace, come i sistemi di prenotazione delle scrivanie e delle sale riunioni , i sensori di occupazione e l'analisi degli spazi, aiuta le organizzazioni a gestire questa variabilità, a ottimizzare l'uso dello spazio e a mantenere un ambiente produttivo e coinvolgente.
Possiamo garantirvi che l'investimento vale la pena.
Risparmiare sui costi con la misurazione dell'occupazione
La misurazione dell'occupazione è la pratica di monitorare l'utilizzo di un ufficio o di un luogo di lavoro. In questo modo si possono capire le esigenze dei dipendenti: Tutte le scrivanie e le sale riunioni vengono utilizzate e, in caso contrario, quali sono più richieste di altre? Sapendo questo, si possono prendere decisioni basate sui dati per riprogettare l'ufficio in modo da adattarlo alle esigenze moderne e risparmiare denaro. Secondo l'APSE, ad esempio, le amministrazioni locali del Regno Unito potrebbero risparmiare 7 miliardi di sterline all'anno grazie a un migliore utilizzo degli spazi. Si tratta di oltre 8 miliardi di euro all'anno!
Numeri da capogiro
Le pratiche flessibili e di ABW sono ormai la norma, il che significa che molti dipendenti non sono in ufficio tutti i giorni. Secondo Savills, nel 2024 il tasso medio di occupazione degli uffici in Europa sarà del 60%, lasciando inutilizzato il 40% della superficie affittata. Ciò indica che, in media, le aziende spendono per gli immobili il doppio del necessario.
La misurazione dell'occupazione fornisce i dati per calcolare i potenziali risparmi. In base agli standard NEN 1824, una postazione di lavoro media richiede almeno 7 m², compreso lo spazio di circolazione, mentre le sale riunioni richiedono circa 2 m² per partecipante. Moltiplicando queste superfici per il costo dell'affitto al metro quadro, si può determinare quanto spazio in eccesso può essere ottimizzato e quanto si può risparmiare.
In pratica
Prima di Covid, le aziende spesso mantenevano un rapporto di 1:1 o 1:2 tra scrivania e dipendente. Le ricerche di GoBright mostrano ora che, con una gestione intelligente dell'occupazione e il supporto ABW, la stessa scrivania può servire fino a 4 dipendenti (rapporto 1:4).
Ad esempio, l'azienda A con 500 dipendenti potrebbe ridurre significativamente il numero di scrivanie utilizzando le soluzioni GoBright . Considerando un costo medio europeo di 2.800 euro per scrivania all'anno, l'ottimizzazione dell'uso delle scrivanie potrebbe far risparmiare oltre 1 milione di euro all'anno, mantenendo la flessibilità, la scelta dei dipendenti e la produttività. Anche se i contratti di locazione limitano le riduzioni immediate, lo spazio in eccesso può essere potenzialmente riutilizzato o subaffittato, massimizzando il ROI.
| Rapporto dipendenti/posti a sedere | Quantità di scrivanie
richiesto |
Costi per postazioni di lavoro all'anno | Risparmio potenziale sugli immobili all'anno |
| 1:2 (Pre-Covid) | 250 | € 2,280,50 | € 0 |
| 1:3 | 167 | € 1,523,37 | € 757,13 |
| 1:4 (con GoBright) | 125 | € 1,140,25 | € 1,140,25 |
Vantaggi per la sostenibilità
Ridurre lo spazio inutilizzato negli uffici non significa solo risparmiare denaro, ma anche sostenere gli obiettivi di sostenibilità. Ottimizzare ora la disposizione degli uffici può ridurre il consumo energetico e le emissioni, allineandosi con l'obiettivo dell'UE di neutralità delle emissioni di anidride carbonica entro il 2050, evitando al contempo inutili investimenti in aggiornamenti di edifici ecologici sottoutilizzati.
Inoltre, la spina di controllo dell'alimentazione di GoBrightSpina di controllo dell'alimentazione migliora l'efficienza energetica a livello di postazione di lavoro. Questo accessorio intelligente fa sì che le postazioni di lavoro da tavolo siano alimentate solo quando vengono registrate, riducendo il consumo energetico inattivo. Il risparmio reale di 24 euro all'anno per postazione di lavoro può essere significativo in configurazioni più grandi, contribuendo a ridurre i costi operativi e l'impatto ambientale. Riducendo l'uso di energia non necessaria, il Power Control Plug contribuisce a creare un ambiente di lavoro più verde e sostenibile.
Soluzioni e indicazioni su misura
Ogni organizzazione è unica. I potenziali risparmi variano in base all'ubicazione, al tipo di ufficio, al numero di dipendenti, alle politiche di flessibilità e di ABW e all'utilizzo dello spazio. I consulenti di GoBright possono aiutarvi a valutare la vostra situazione specifica e a identificare le opportunità di maggiore impatto.
Scoprire tutto il potenziale
Scoprite come la misurazione dell'occupazione e l'ottimizzazione dello spazio basata sui dati possono aiutarvi a creare un ufficio intelligente, flessibile e basato sulle attività, che migliori l'esperienza dei dipendenti, riduca i costi e sostenga la sostenibilità.
Scaricate subito il nostro white paper per scoprire le strategie attuabili e le informazioni sul ROI.
Scoprite come la misurazione dell'occupazione e l'ottimizzazione dello spazio basata sui dati possono aiutarvi a creare un ufficio che supporti realmente il lavoro flessibile e basato sulle attività. Scoprite come ridurre i costi, migliorare l'esperienza dei dipendenti e aumentare la sostenibilità, il tutto supportato da intuizioni pratiche e calcoli del ROI.
Scaricate subito il white paper per scoprire le strategie intelligenti adatte all'evoluzione del luogo di lavoro di oggi.
