Nach der Covid-19-Pandemie hat sich das Gesicht des Büros drastisch verändert. Die Menschen gewöhnten sich daran, von zu Hause aus zu arbeiten, und das Arbeitsumfeld wurde für die Telearbeit viel zugänglicher. Dies führte zu einer weit verbreiteten Vorliebe für hybrides Arbeiten bei der Mehrheit der Arbeitnehmer: Das ging so weit, dass sich fast die Hälfte aller Arbeitnehmer wahrscheinlich nach einem anderen Arbeitsplatz umsehen würde, wenn ihr Arbeitgeber kein hybrides Arbeitsmodell anbietet, wie mehrere Studien belegen.
Die Belegschaft wächst, die Büros haben sich kaum verändert, und die Mitarbeiter haben keinen festen Zeitplan, wann sie von zu Hause oder im Büro arbeiten. Das Ergebnis? Ein Arbeitsplatz, der an manchen Tagen kaum genutzt wird und an anderen überfüllt ist. Diesem Problem begegnen viele moderne Unternehmen mit Smart-Workplace-Technologien wie Raumbuchungs- und Schreibtischbuchungssystemen, die bei der Verwaltung der Bürobelegung helfen können. Die Implementierung dieser Systeme im Büro kann jedoch kostspielig sein, weshalb Sie sich wahrscheinlich fragen, wie sich die Investition auszahlt.
Nun, wir können Ihnen garantieren, dass sich die Investition lohnt.
Kosteneinsparung durch Belegungsmessung
Unter Belegungsmessung versteht man die Überwachung der Nutzung eines Büros oder Arbeitsplatzes. Dadurch erhalten Sie Einblicke in die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter: Werden alle Schreibtische und Besprechungsräume genutzt, und wenn nicht, welche sind beliebter als andere? Mit diesem Wissen können Sie datengestützte Entscheidungen zur Umgestaltung Ihres Büros treffen, um es an die modernen Bedürfnisse anzupassen und dabei Geld zu sparen. Laut APSE könnten die Kommunalverwaltungen im Vereinigten Königreich beispielsweise durch eine bessere Raumnutzung jährlich schätzungsweise 7 Milliarden Pfund einsparen. Das sind über 8 Milliarden Euro pro Jahr!
Knackige Zahlen
Die Vorteile und Einsparmöglichkeiten der Smart Workplace-Technologie liegen auf der Hand. Aber wie sieht es mit den Zahlen aus? Wir haben es durchgerechnet.
Es ist eine unbestreitbare Tatsache, dass flexibles Arbeiten der neue Standard ist. Dies bedeutet, dass eine große Anzahl von Mitarbeitern nicht täglich im Büro ist, was zu ungenutzten Büroflächen führt. Nach einer Untersuchung von Savills, einem weltweit tätigen Anbieter von Immobiliendienstleistungen, lag die durchschnittliche Bürobelegungsrate in Europa bei 43 %. Mit anderen Worten: 57 % der von Unternehmen in Europa gemieteten Flächen werden nicht genutzt. Fazit: Die Unternehmen geben im Durchschnitt doppelt so viel für Immobilien aus wie nötig.
Wenn Sie die genauen Zahlen für Ihr Büro wissen wollen, gehen Sie wie folgt vor. Alles beginnt mit einer Belegungsmessung: Finden Sie heraus, wie viele Schreibtische und Besprechungsräume in Ihrem Büro tatsächlich genutzt werden.
Sobald Sie dies wissen, können Sie berechnen, wie viel Fläche diese Einrichtungen benötigen. Die Norm für einen geeigneten Arbeitsplatz für einen Mitarbeiter wird auf der Grundlage der Einrichtungen bestimmt, die der Mitarbeiter für seine täglichen Aufgaben benötigt. Nach NEN 1824 (der niederländischen Norm für ergonomische Anforderungen an die Oberfläche von Arbeitsplätzen in Verwaltungs- und Büroräumen) benötigt ein durchschnittlicher Arbeitsplatz jedoch mindestens 8 Quadratmeter, um dem Mitarbeiter einen geeigneten Arbeitsplatz zu bieten, einschließlich der Verkehrsfläche. Für Besprechungsräume sind 2 Quadratmeter pro Teilnehmer zu veranschlagen.
Wenn Sie die Anzahl der Quadratmeter ermittelt haben, die Sie insgesamt benötigen (vergessen Sie nicht den Platz für Gänge, Entspannungsbereiche, Drucker, Schließfächer und andere Einrichtungen), können Sie diese mit der Miete multiplizieren, die Sie pro Quadratmeter zahlen. Ziehen Sie diesen Betrag von Ihren aktuellen Ausgaben ab, und das ist der Betrag, den Sie durch den Einsatz von Smart Workplace Technology einsparen.
In der Praxis
Vor Covid war es die Norm, einen Schreibtisch für zwei Mitarbeiter zu haben (1:2). In einigen Unternehmen wurde sogar ein Verhältnis von 1:1 praktiziert. Interne Untersuchungen auf GoBright haben jedoch gezeigt, dass ein und derselbe Schreibtisch für bis zu vier bis fünf Mitarbeiter genutzt werden kann (1:4) (GoBright, 2023).
In diesem Beispiel ist das Unternehmen A hat 500 Mitarbeiter. Nach Angaben der Kollierszahlen europäische Unternehmen im Durchschnitt 9.122 € pro Arbeitsplatz.
Die obigen Beispielrechnungen zeigen, was Sie jährlich durch Belegungsmanagement mit den Lösungen von GoBrighteinsparen können. Die Idee ist, dass Sie den Überschuss an Arbeitsraum und unnötige Nebenkosten loswerden. Natürlich verstehen wir, dass Unternehmen in der Regel an einen Mietvertrag gebunden sind. Anstatt den geräumten Raum zu ignorieren, könnten Sie ihn möglicherweise vorübergehend vermieten.
Natürlich ist jede Organisation einzigartig und jede Situation ist anders. Die Kosten und Einsparungen sind von Organisation zu Organisation unterschiedlich und hängen von mehreren Faktoren ab: Standort (Land/Stadt), Art der Büroräume, Anzahl der Mitarbeiter, Verhältnis zwischen Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigung, Grad der Flexibilität beim hybriden Arbeiten, usw.
Unsere Berater helfen Ihnen gerne, alle möglichen Szenarien für Ihr Unternehmen zu erörtern.
Nachhaltigkeit
Neben dem Hauptziel, jährliche Kosten zu sparen, kann die Verringerung der Fläche auch den Nachhaltigkeitszielen Ihres Unternehmens zugute kommen. Gemäß den Pariser Vereinbarungen strebt die Europäische Union an, bis 2050 kohlenstoffneutral zu sein, einschließlich der Bürogebäude(Europäische Kommission, n.d.). Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie jetzt schrittweise Veränderungen an Ihrem Gebäude vornehmen. Es ist besser, Ihr Büro jetzt zu optimieren und die Investitionen in grüne Alternativen zu begrenzen, als zu viel Geld für nachhaltige Lösungen für Teile des Gebäudes auszugeben, die Sie gar nicht nutzen werden.
