Na de Covid-19 pandemie is het aangezicht van het kantoor drastisch veranderd. Mensen raakten gewend aan thuiswerken en de werkomgeving werd veel toegankelijker voor werken op afstand. Dit resulteerde in een wijdverspreide voorkeur voor hybride werken onder de meerderheid van de werknemers: dit ging zo ver dat volgens verschillende onderzoeken bijna de helft van alle werknemers waarschijnlijk op zoek zou gaan naar een andere baan als hun werkgever geen hybride werkmodel aanbiedt.
De beroepsbevolking groeit, kantoren zijn nauwelijks veranderd, en werknemers hebben geen vast schema over wanneer ze thuis of op kantoor werken. Het resultaat? Een werkplek die op sommige dagen nauwelijks wordt gebruikt en op andere dagen overvol is. Dit is een probleem dat veel moderne organisaties aanpakken met Smart Workplace technologie, zoals systemen voor het boeken van ruimtes en werkplekken, omdat deze kunnen helpen de bezetting van het kantoor te beheren. Het kan echter duur zijn om deze in het kantoor te implementeren en daarom vraag je je waarschijnlijk af wat het rendement van de investering is.
Wij kunnen je in elk geval garanderen dat het de investering waard is.
Kosten besparen met bezettingsmeting
Bezettingsmeting is het monitoren van het gebruik van een werkplek of kantoor. Het geeft je inzicht in de behoeften van je werknemers: Worden alle werkplekken en ruimtes gebruikt, en zo niet, welke zijn populairder dan andere? Als je dit weet, kun je datagedreven beslissingen nemen om je kantoor aan te passen aan de moderne behoeften en daarbij geld te besparen. Lokale overheden in het Verenigd Koninkrijk, bijvoorbeeld, kunnen volgens APSE naar schatting jaarlijks 7 miljard pond besparen door de ruimte beter te benutten. Dat is meer dan 8 miljard euro per jaar!
Cijfers kraken
De voordelen en de mogelijkheden om kosten te besparen met behulp van Smart Workplace technologie zijn duidelijk. Maar wat zijn de cijfers? We hebben het uitgerekend.
Het is een onmiskenbaar feit dat flexibel werken de nieuwe standaard is. Dit betekent dat een groot aantal werknemers niet dagelijks op kantoor is, wat leidt tot ongebruikte kantoorruimte. Volgens onderzoek van Savills, wereldwijde professional op het gebied van vastgoeddiensten, bedroeg de gemiddelde bezettingsgraad van kantoren in Europa 43%. Met andere woorden, 57% van de vloeroppervlakte die door bedrijven in heel Europa wordt gehuurd, wordt niet gebruikt. Conclusie: bedrijven geven gemiddeld twee keer zoveel uit aan vastgoed dan nodig is.
Als je de exacte cijfers voor je kantoor wilt weten, is dit wat je moet doen. Het begint met een bezettingsmeting: zoek uit hoeveel werkplekken en vergaderruimten in je kantoor daadwerkelijk worden gebruikt.
Zodra je dit weet, bereken je hoeveel vloeroppervlak deze voorzieningen nodig hebben. De norm voor een geschikte werkplek voor een werknemer wordt bepaald aan de hand van de voorzieningen die de werknemer nodig heeft bij zijn dagelijkse werkzaamheden. Maar, volgens NEN 1824 (de Nederlandse normen voor ergonomische eisen aan de oppervlakte van werkplekken in administratieve ruimten en kantoren), neemt een gemiddelde werkplek minimaal 8 vierkante meter in beslag om de werknemer een geschikte werkplek te bieden, inclusief circulatieruimte. Reken voor vergaderruimtes op 2 vierkante meter per deelnemer.
Wanneer je hebt vastgesteld hoeveel vierkante meter je in totaal nodig hebt (vergeet de ruimte voor gangpaden, ontspanningsruimtes, printers, lockers en andere voorzieningen niet), kun je dit vermenigvuldigen met het huurbedrag dat je per vierkante meter betaalt. Trek dit af van je huidige uitgaven en dat is het bedrag dat je bespaart door Smart Workplace Technology te gebruiken.
In de praktijk
Pre-Covid was het de norm om één bureau per twee werknemers te hebben (1:2). Sommige bedrijven hanteerden zelfs een verhouding van 1:1. Intern onderzoek op GoBright heeft nu echter aangetoond dat hetzelfde bureau kan worden gebruikt om tot 4 - 5 werknemers te faciliteren (1:4) (GoBright, 2023).
In dit voorbeeld, heeft Bedrijf A A 500 werknemers. Volgens Colliers Colliersbetalen Europese bedrijven gemiddeld 9.122,- euro per werkplek.
De voorbeeldberekeningen hierboven laten zien wat je jaarlijks kunt besparen door gebruik te maken van bezettingsbeheer met GoBright's oplossingen. Het idee is dat je afkomt van het overschot aan werkruimte en onnodige utiliteitskosten. Natuurlijk begrijpen we dat bedrijven meestal vastzitten aan een huurcontract. In plaats van de vrijgekomen ruimte te negeren, kun je deze mogelijk voorlopig verhuren.
Natuurlijk is elke organisatie uniek en is elke situatie anders. Kosten en besparingen zullen per organisatie verschillen en afhankelijk zijn van verschillende factoren; locatie (land/stad), type kantoorruimte, aantal werknemers, verhouding fulltime/parttime, mate van flexibiliteit in hybride werken, etc.
Onze adviseurs helpen je graag om alle mogelijke scenario's voor je organisatie te bespreken.
Duurzaamheid
Naast het hoofddoel om jaarlijkse kosten te besparen, kan een vermindering van het vloeroppervlak ook gunstig zijn voor de duurzaamheidsdoelstellingen van je bedrijf. Volgens de Parijsakkoorden wil de Europese Unie in 2050 koolstofneutraal zijn, inclusief kantoorgebouwen(Europese Commissie, n.d.). Om dit doel te bereiken, moet je nu geleidelijk aan beginnen met het aanbrengen van veranderingen aan je gebouw. Het is beter om je kantoor nu te optimaliseren en investeringen in groene alternatieven te beperken, dan te veel uit te geven aan duurzame oplossingen voor delen van het gebouw die je niet eens zult gebruiken.
