Het kantoor is drastisch veranderd sinds de Covid-19 pandemie. Werknemers zijn gewend geraakt aan werken op afstand en hybride en activiteitsgerichte werkmodellen (ABW) zijn eerder de verwachting dan de uitzondering geworden. Studies tonen aan dat bijna de helft van de werknemers zou overwegen hun baan op te zeggen als hun werkgever geen flexibele of ABW-opties biedt.
Ondertussen is de kantoorindeling grotendeels hetzelfde gebleven en zijn de roosters van werknemers onvoorspelbaar. Het resultaat? Op sommige dagen is het kantoor onderbezet en op andere dagen overvol. Smart Workplace-technologie - zoals bureau- en kamerreserveringssystemen, bezettingssensoren en ruimteanalyse - helpt organisaties deze variabiliteit te beheren, het ruimtegebruik te optimaliseren en een productieve, aantrekkelijke omgeving te behouden.
Wij kunnen je in elk geval garanderen dat het de investering waard is.
Kosten besparen met bezettingsmeting
Bezettingsmeting is het monitoren van het gebruik van een werkplek of kantoor. Het geeft je inzicht in de behoeften van je werknemers: Worden alle werkplekken en ruimtes gebruikt, en zo niet, welke zijn populairder dan andere? Als je dit weet, kun je datagedreven beslissingen nemen om je kantoor aan te passen aan de moderne behoeften en daarbij geld te besparen. Lokale overheden in het Verenigd Koninkrijk, bijvoorbeeld, kunnen volgens APSE naar schatting jaarlijks 7 miljard pond besparen door de ruimte beter te benutten. Dat is meer dan 8 miljard euro per jaar!
Getallen kraken
Flexibele en ABW-praktijken zijn nu de norm, wat betekent dat veel werknemers niet elke dag op kantoor zijn. Volgens Savills was de gemiddelde bezettingsgraad van Europese kantoren in 2024 60%, waardoor 40% van de gehuurde vloeroppervlakte ongebruikt bleef. Dit geeft aan dat bedrijven gemiddeld twee keer zoveel uitgeven aan vastgoed als nodig is.
Bezettingsmeting levert de gegevens om potentiële besparingen te berekenen. Op basis van de NEN 1824-normen heeft een gemiddelde werkplek van een werknemer minstens 7 m² nodig, inclusief circulatieruimte, en vergaderruimten ongeveer 2 m² per deelnemer. Vermenigvuldig deze oppervlakten met uw huurkosten per vierkante meter om te bepalen hoeveel overtollige ruimte kan worden geoptimaliseerd - en hoeveel geld kan worden bespaard.
In de praktijk
Vóór Covid hielden bedrijven vaak een 1:1 of 1:2 bureau-werknemer ratio aan. Onderzoek GoBright toont nu aan dat, met slim bezettingsbeheer en ABW-ondersteuning, hetzelfde bureau tot wel 4 werknemers kan bedienen (1:4 ratio).
Bijvoorbeeld, bedrijf A met 500 werknemers zou het aantal bureaus aanzienlijk kunnen verminderen door gebruik te maken van GoBright oplossingen. Gezien de gemiddelde Europese kosten van €2.800 per bureau per jaar, zou het optimaliseren van het bureaugebruik jaarlijks meer dan €1 miljoen kunnen besparen, met behoud van flexibiliteit, keuzevrijheid voor werknemers en productiviteit. Zelfs als leasecontracten onmiddellijke reducties beperken, kan overtollige ruimte mogelijk worden herbestemd of onderverhuurd, waardoor de ROI wordt gemaximaliseerd.
| Verhouding werknemer/zitplaats | Aantal bureaus
vereist |
Kosten voor werkstations per jaar | Potentiële besparingen op onroerend goed per jaar |
| 1:2 (Pre-Covid) | 250 | € 2,280,50 | € 0 |
| 1:3 | 167 | € 1,523,37 | € 757,13 |
| 1:4 (met GoBright) | 125 | € 1,140,25 | € 1,140,25 |
Voordelen van duurzaamheid
Het verminderen van ongebruikte kantoorruimte bespaart niet alleen geld - het ondersteunt ook duurzaamheidsdoelstellingen. Door de kantoorindelingen nu te optimaliseren, kunnen het energieverbruik en de uitstoot worden verminderd, wat in lijn is met de EU-doelstelling van CO2-neutraliteit in 2050, terwijl onnodige investeringen in onderbenutte upgrades van groene gebouwen worden voorkomen.
Daarnaast heeft GoBright's Plug voor stroomregeling de energie-efficiëntie op werkstationniveau. Dit slimme accessoire zorgt ervoor dat bureauwerkstations alleen van stroom worden voorzien wanneer ze zijn ingecheckt, waardoor het energieverbruik in ongebruikte toestand wordt verminderd. Besparingen van €24 per bureauwerkstation per jaar kunnen aanzienlijk oplopen in grotere opstellingen, wat bijdraagt aan lagere operationele kosten en een kleinere ecologische voetafdruk. Door onnodig energieverbruik te verminderen, helpt de Power Control Plug bij het creëren van een groenere, duurzamere werkplek.
Oplossingen en begeleiding op maat
Elke organisatie is uniek. Potentiële besparingen variëren afhankelijk van locatie, kantoortype, aantal werknemers, flexibel en ABW-beleid en ruimtegebruik. De adviseurs GoBright kunnen u helpen uw specifieke situatie te beoordelen en de meest impactvolle mogelijkheden te identificeren.
Ontdek het volledige potentieel
Ontdek hoe bezettingsgraadmeting en datagestuurde ruimteoptimalisatie u kunnen helpen een slim, flexibel en activiteitgerelateerd kantoor te creëren dat de ervaring van werknemers verbetert, kosten verlaagt en duurzaamheid ondersteunt.
Download nu onze whitepaper en ontdek bruikbare strategieën en ROI-inzichten.
Ontdek hoe bezettingsgraadmeting en datagestuurde ruimteoptimalisatie u kunnen helpen een kantoor te creëren dat flexibel en activiteitgerelateerd werken echt ondersteunt. Ontdek hoe u kosten kunt verlagen, de ervaring van werknemers kunt verbeteren en duurzaamheid kunt stimuleren - allemaal ondersteund door praktische inzichten en ROI-berekeningen.
Download de whitepaper nu om toegang te krijgen tot slimme strategieën op maat voor de veranderende werkplek van vandaag.
