Efter covid-19-pandemin har kontorslandskapet förändrats drastiskt. Folk vande sig vid att arbeta hemifrån och arbetsmiljön blev mycket mer tillgänglig för distansarbete. Detta resulterade i en utbredd preferens för hybridarbete bland majoriteten av de anställda: det gick så långt att nästan hälften av alla anställda sannolikt skulle söka ett annat jobb om deras arbetsgivare inte erbjuder en hybridarbetsmodell, enligt flera studier.
Arbetsstyrkan växer, kontoren har knappt förändrats och medarbetarna har inget fast schema för när de ska arbeta hemifrån eller på kontoret. Resultatet? En arbetsplats som sällan används vissa dagar och som är överfull andra dagar. Det här är ett problem som många moderna organisationer hanterar med Smart Workplace-teknik, t.ex. rums- och skrivbordsbokningssystem, eftersom dessa kan hjälpa till att hantera kontorets beläggning. Det kan dock vara kostsamt att implementera dessa på kontoret, och det är därför du förmodligen undrar över avkastningen på investeringen.
Vi kan garantera dig att det är värt investeringen.
Spara kostnader med beläggningsmätning
Beläggningsmätning är en metod för att övervaka hur ett kontor eller en arbetsplats används. Det ger dig insikter om dina medarbetares behov: Används alla skrivbord och mötesrum, och om så inte är fallet, vilka är mer populära än andra? Med denna kunskap kan du fatta datadrivna beslut om hur du ska utforma ditt kontor för att passa moderna behov och samtidigt spara pengar. Lokala myndigheter i Storbritannien beräknas till exempel kunna spara 7 miljarder pund årligen genom bättre lokalutnyttjande, enligt APSE. Det är över 8 miljarder euro per år!
Sammanställning av siffror
Fördelarna och möjligheterna att spara kostnader med hjälp av Smart Workplace-teknik är uppenbara. Men hur ser siffrorna ut? Vi har räknat på det.
Det är ett obestridligt faktum att flexibelt arbete är den nya standarden. Det innebär att ett stort antal anställda inte kommer att vara på kontoret varje dag, vilket leder till outnyttjade kontorsytor. Enligt en undersökning från Savills, som är en global expert på fastighetstjänster, var den genomsnittliga beläggningsgraden för kontor i Europa 43%. Med andra ord används inte 57% av den golvyta som hyrs av företag i hela Europa. Slutsats: I genomsnitt lägger företagen dubbelt så mycket pengar på fastigheter än nödvändigt.
Om du vill veta de exakta siffrorna för ditt kontor gör du så här. Allt börjar med en beläggningsmätning: ta reda på hur många skrivbord och mötesrum som faktiskt används på ditt kontor.
När du vet detta kan du beräkna hur mycket golvyta dessa faciliteter behöver. Normen för en lämplig arbetsplats för en anställd bestäms utifrån de faciliteter som den anställde behöver i sina dagliga arbetsuppgifter. Men enligt NEN 1824 (de nederländska normerna för ergonomiska krav på ytan på arbetsstationer i administrativa områden och kontor) tar en genomsnittlig arbetsplats upp minst 8 kvadratmeter för att ge den anställde en lämplig arbetsplats, inklusive cirkulationsutrymme. För mötesrum bör man räkna med 2 kvadratmeter per deltagare.
När du har fastställt det totala antalet kvadratmeter du behöver (glöm inte utrymme för gångar, relaxavdelningar, skrivare, skåp och andra faciliteter) kan du multiplicera det med den hyra du betalar per kvadratmeter. Subtrahera detta från dina nuvarande utgifter och det är den summa pengar du sparar genom att använda Smart Workplace Technology.
I praktiken
Före Covid var det normen att ha ett skrivbord per två anställda (1:2). Vissa företag hanterade till och med ett förhållande på 1:1. Intern forskning på GoBright har dock nu visat att samma skrivbord kan användas för att underlätta för upp till 4-5 anställda (1:4) (GoBright, 2023).
I detta exempel är företaget A har 500 anställda. Enligt uppgift från Colliersbetalar europeiska företag i genomsnitt 9 122,- euro per arbetsplats.
Räkneexemplen ovan visar vad du kan spara årligen genom att använda Occupancy Management med GoBright:s lösningar. Tanken är att du ska bli av med överskottet på arbetsytor och onödiga energikostnader. Naturligtvis förstår vi att företag oftast sitter fast i ett hyreskontrakt. I stället för att ignorera det utrymda utrymmet kan du eventuellt hyra ut det för tillfället.
Naturligtvis är varje organisation unik och varje situation är annorlunda. Kostnader och besparingar varierar från organisation till organisation och beror på flera faktorer: plats (land/stad), typ av kontorsutrymme, antal anställda, förhållandet mellan heltid och deltid, graden av flexibilitet i hybridarbetet etc.
Våra rådgivare hjälper dig gärna att diskutera alla tänkbara scenarier för din organisation.
Hållbarhet
Förutom huvudsyftet att spara årliga kostnader kan en minskning av golvytan också vara till nytta för ditt företags hållbarhetsmål. Enligt Parisavtalen ska Europeiska unionen vara koldioxidneutral 2050, vilket även omfattar kontorsbyggnader(Europeiska kommissionen, u.å.). För att nå detta mål måste du nu gradvis börja göra förändringar i din byggnad. Det är bättre att optimera kontoret redan nu och begränsa investeringarna i gröna alternativ än att spendera för mycket pengar på hållbara lösningar för delar av byggnaden som du inte ens kommer att använda.
