Etter Covid-19-pandemien har ansiktet til kontoret endret seg drastisk. Folk ble vant til å jobbe hjemmefra og arbeidsmiljøet ble mye mer tilgjengelig mot fjernarbeid. Dette resulterte i en utbredt preferanse for hybridarbeid blant de fleste ansatte: Dette gikk så langt at nesten halvparten av alle ansatte sannsynligvis ville se seg om etter en annen jobb dersom arbeidsgiveren deres ikke tilbyr en hybridarbeidsmodell, ifølge flere studier.
Arbeidsstyrken vokser, kontorene har knapt endret seg, og ansatte har ikke en fast timeplan når de jobber hjemmefra eller på kontoret. Resultatet? En arbeidsplass som er lite brukt enkelte dager og overbefolket andre. Dette er et problem som mange moderne organisasjoner takler med Smart Workplace-teknologi, som rombestilling og skrivebordsbestillingssystemer, da disse kan hjelpe med å administrere kontorets belegg. Det kan imidlertid være kostbart å implementere disse på kontoret, og det er derfor du sannsynligvis lurer på avkastningen av investeringen.
Vel, vi kan garantere deg at det er verdt investeringen.
Spare kostnader med beleggsmåling
Beleggsmåling er praksisen med å overvåke hvordan et kontor eller en arbeidsplass blir brukt. Det vil gi deg innsikt i behovene til dine ansatte: Brukes alle skrivebord og møterom, og hvis ikke, hvilke er mer populære enn andre? Når du vet dette, kan du ta datadrevne beslutninger når du redesigner kontoret ditt for å passe moderne behov og spare penger ved å gjøre det. Lokale myndigheter i Storbritannia anslås for eksempel å kunne spare 7 milliarder pund årlig ved bedre plassutnyttelse, ifølge APSE . Det er over 8 milliarder euro per år!
Knusende tall
Fordelene og mulighetene for å spare utgifter ved bruk av Smart Workplace-teknologi er klare. Men hva er tallene? Vi gjorde regnestykket.
Det er et ubestridelig faktum at fleksibelt arbeid er den nye standarden. Dette betyr at et stort antall ansatte ikke vil være på kontoret daglig, noe som fører til ubrukte kontorlokaler. I følge undersøkelser utført av Savills , global profesjonell innen eiendomstjenester, var Europas gjennomsnittlige kontorbelegg 43 %. Med andre ord blir 57 % av gulvarealet som leies av bedrifter i hele Europa ikke brukt. Konklusjon: I gjennomsnitt bruker bedrifter dobbelt så mye på eiendom enn nødvendig.
Hvis du vil vite de nøyaktige tallene for kontoret ditt, er dette hva du gjør. Det hele starter med beleggsmåling: finn ut hvor mange skrivebord og møterom som faktisk brukes på kontoret ditt.
Når du vet dette, beregne hvor mye gulvplass disse fasilitetene trenger. Normen for et passende arbeidsrom for en ansatt fastsettes ut fra de fasilitetene den ansatte trenger i sine daglige oppgaver. I henhold til NEN 1824 (de nederlandske normene for ergonomiske krav til overflaten på arbeidsstasjoner i administrative områder og kontorer), tar imidlertid et gjennomsnittlig arbeidsområde minst 8 kvadratmeter for å gi den ansatte en passende arbeidsstasjon, inkludert sirkulasjonsplass. For møterom, regn med 2 kvadratmeter per deltaker.
Når du har etablert antall kvadratmeter du trenger totalt (ikke glem plass til gangar, hvileområder, printere, skap og andre fasiliteter), kan du gange det med leiebeløpet du betaler per kvadratmeter. Trekk dette fra dine nåværende utgifter, og det er beløpet du sparer ved å bruke Smart Workplace Technology.
I praksis
Før Covid var det normen å ha ett skrivebord per to ansatte (1:2). Noen selskaper håndterte til og med et forhold på 1:1. Imidlertid intern forskning ved GoBright har nå vist at samme pult kan brukes til å tilrettelegge for opptil 4 – 5 ansatte (1:4) ( GoBright , 2023).
I dette eksemplet, Company EN har 500 ansatte. Ifølge ColliersEuropeiske selskaper betaler i gjennomsnitt €9 122,- per arbeidsstasjon.
Eksempelberegningene ovenfor viser hva du kan spare årlig ved å bruke beleggsstyring med GoBright sine løsninger. Tanken er at du slipper overskuddet på arbeidsareal og unødvendige brukskostnader. Selvfølgelig forstår vi at selskaper vanligvis sitter fast med en leiekontrakt. I stedet for å ignorere den ryddede plassen, kan du potensielt leie den ut inntil videre.
Selvfølgelig er hver organisasjon unik og hver situasjon er forskjellig. Kostnader og besparelser vil variere fra organisasjon til organisasjon og avhenge av flere faktorer; plassering (land/by), type kontorlokaler, antall ansatte, heltids/deltidsforhold, grad av fleksibilitet i hybridarbeid, etc.
Våre rådgivere hjelper deg gjerne med å diskutere alle mulige scenarier for din organisasjon.
Bærekraft
Foruten hovedmålet om å spare årlige kostnader, kan kutte ned på gulvareal også være fordelaktig for bedriftens bærekraftsmål. I følge Paris-avtalene har EU som mål å være karbonnøytral innen 2050, inkludert kontorbygg ( European Commission, nd ). For å nå dette målet må du nå gradvis begynne å gjøre endringer i bygget ditt. Det er bedre å optimalisere kontoret nå og begrense investeringer i grønne alternativer, enn å bruke for mye på bærekraftige løsninger for deler av bygningen du ikke en gang vil bruke.
