Etter covid-19-pandemien har kontorlandskapet endret seg drastisk. Folk ble vant til å jobbe hjemmefra, og arbeidsmiljøet ble mye mer tilgjengelig for fjernarbeid. Dette resulterte i en utbredt preferanse for hybridarbeid blant flertallet av de ansatte: Dette gikk så langt at nesten halvparten av alle ansatte sannsynligvis vil se seg om etter en annen jobb hvis arbeidsgiveren deres ikke tilbyr en hybrid arbeidsmodell, ifølge flere studier.
Arbeidsstyrken vokser, kontorene har knapt endret seg, og de ansatte har ikke en fast plan for når de skal jobbe hjemmefra eller på kontoret. Resultatet? En arbeidsplass som er lite brukt noen dager og overfylt andre dager. Dette er et problem som mange moderne organisasjoner løser med Smart Workplace-teknologi, for eksempel rom- og skrivebordsbookingssystemer, som kan bidra til å styre belegget på kontoret. Det kan imidlertid være kostbart å implementere slike systemer på kontoret, og derfor lurer du sikkert på hvor mye du får igjen for investeringen.
Vi kan garantere deg at det er verdt investeringen.
Spar kostnader med beleggsmåling
Beleggsmåling er en metode for å overvåke hvordan et kontor eller en arbeidsplass blir brukt. Det gir deg innsikt i de ansattes behov: Blir alle pulter og møterom brukt, og hvis ikke, hvilke er mer populære enn andre? Når du vet dette, kan du ta datadrevne beslutninger om hvordan kontoret skal innredes for å passe til moderne behov, og samtidig spare penger. Lokale myndigheter i Storbritannia anslås for eksempel å kunne spare 7 milliarder pund i året på bedre arealutnyttelse, ifølge APSE. Det tilsvarer over 8 milliarder euro per år!
Knusing av tall
Fordelene og mulighetene for å spare utgifter ved hjelp av Smart Workplace-teknologi er åpenbare. Men hva er tallene? Vi har regnet på det.
Det er et ubestridelig faktum at fleksibelt arbeid er den nye standarden. Det betyr at et stort antall ansatte ikke vil være på kontoret til daglig, noe som fører til ubenyttet kontorplass. Ifølge en undersøkelse utført av Savills, en global aktør innen eiendomsmegling, var den gjennomsnittlige kontorbeleggsprosenten i Europa 43 %. Med andre ord blir 57 % av gulvarealet som leies av bedrifter i hele Europa, ikke brukt. Konklusjon: I gjennomsnitt bruker bedriftene dobbelt så mye penger på eiendom som nødvendig.
Hvis du vil vite de nøyaktige tallene for kontoret ditt, gjør du følgende. Det hele starter med en beleggsmåling: Finn ut hvor mange pulter og møterom som faktisk er i bruk på kontoret.
Når du vet dette, kan du beregne hvor mye gulvplass disse fasilitetene trenger. Normen for en passende arbeidsplass for en ansatt bestemmes ut fra hvilke fasiliteter den ansatte trenger i sitt daglige arbeid. I henhold til NEN 1824 (de nederlandske normene for ergonomiske krav til overflaten på arbeidsstasjoner i administrative områder og kontorer) trenger en gjennomsnittlig arbeidsplass minst 8 kvadratmeter for å gi den ansatte en passende arbeidsplass, inkludert sirkulasjonsareal. For møterom må man regne med 2 kvadratmeter per deltaker.
Når du har funnet ut hvor mange kvadratmeter du trenger totalt (ikke glem plass til gangarealer, avslapningsområder, skrivere, skap og andre fasiliteter), kan du multiplisere det med hvor mye du betaler i leie per kvadratmeter. Trekk dette fra de nåværende utgiftene dine, og så har du summen du sparer ved å bruke Smart Workplace Technology.
I praksis
Før Covid var det vanlig å ha ett skrivebord per to ansatte (1:2). Noen selskaper hadde til og med et forhold på 1:1. Interne undersøkelser på GoBright har imidlertid vist at det samme skrivebordet nå kan brukes til å tilrettelegge for opptil 4-5 ansatte (1:4) (GoBright, 2023).
I dette eksempelet vil selskapet A har 500 ansatte. I følge Colliersbetaler europeiske selskaper i gjennomsnitt € 9 122,- per arbeidsplass.
Regneeksemplene ovenfor viser hva du kan spare årlig ved å bruke beleggsstyring med GoBrightsine løsninger. Tanken er at du blir kvitt overskuddet på arbeidsplass og unødvendige strømkostnader. Vi forstår selvfølgelig at bedrifter som regel sitter fast i en leiekontrakt. I stedet for å ignorere det frigjorte arealet, kan du potensielt leie det ut inntil videre.
Hver organisasjon er selvsagt unik, og hver situasjon er forskjellig. Kostnader og besparelser vil variere fra organisasjon til organisasjon og avhenge av flere faktorer: beliggenhet (land/by), type kontorlokaler, antall ansatte, forholdet mellom heltid og deltid, graden av fleksibilitet i hybridarbeid osv.
Våre rådgivere hjelper deg gjerne med å diskutere alle mulige scenarier for din organisasjon.
Bærekraft
I tillegg til hovedmålet om å spare årlige kostnader, kan det også være gunstig for bedriftens bærekraftsmål å redusere arealet. I henhold til Paris-avtalen har EU som mål å bli karbonnøytralt innen 2050, noe som også gjelder kontorbygninger(Europakommisjonen, u.å.). For å nå dette målet må du nå gradvis begynne å gjøre endringer i bygningen din. Det er bedre å optimalisere kontoret nå og begrense investeringene i grønne alternativer enn å bruke for mye penger på bærekraftige løsninger for deler av bygningen du ikke engang kommer til å bruke.
