Après la pandémie de Covid-19, le visage du bureau a radicalement changé. Les gens se sont habitués à travailler à domicile et l'environnement de travail est devenu beaucoup plus accessible au travail à distance. Il en est résulté une préférence généralisée pour le travail hybride parmi la majorité des employés : à tel point que, selon plusieurs études, près de la moitié des employés chercheraient probablement un autre emploi si leur employeur ne proposait pas de modèle de travail hybride.
La main-d'œuvre augmente, les bureaux ont à peine changé et les employés n'ont pas d'horaire fixe pour travailler à la maison ou au bureau. Résultat ? Un lieu de travail rarement utilisé certains jours et surchargé d'autres jours. C'est un problème auquel de nombreuses organisations modernes s'attaquent avec la technologie Smart Workplace, comme les systèmes Réservation de salles et Réservation de bureaux , car ils peuvent aider à gérer l'occupation du bureau. Toutefois, la mise en place de ces systèmes dans les bureaux peut être coûteuse, c'est pourquoi vous vous interrogez probablement sur le retour sur investissement.
Nous pouvons vous garantir que l'investissement en vaut la peine.
Économiser des coûts grâce à la mesure de l'occupation
La mesure de l'occupation consiste à contrôler la façon dont un bureau ou un lieu de travail est utilisé. Elle vous donnera des indications sur les besoins de vos employés : Tous les bureaux et toutes les salles de réunion sont-ils utilisés et, si ce n'est pas le cas, quels sont ceux qui sont les plus populaires ? En sachant cela, vous pouvez prendre des décisions fondées sur des données pour réaménager votre bureau en fonction des besoins modernes et économiser de l'argent. Au Royaume-Uni, par exemple, on estime que les collectivités locales pourraient économiser 7 milliards de livres sterling par an grâce à une meilleure utilisation de l'espace, selon l'APSE. Cela représente plus de 8 milliards d'euros par an !
Les chiffres à la loupe
Les avantages et les possibilités d'économiser sur les dépenses grâce à la technologie Smart Workplace sont évidents. Mais quels sont les chiffres ? Nous avons fait le calcul.
Il est indéniable que le travail flexible est la nouvelle norme. Cela signifie qu'un grand nombre d'employés ne seront pas présents au bureau tous les jours, ce qui entraînera l'inutilisation de l'espace de bureau. Selon une étude réalisée par Savills, professionnel mondial des services immobiliers, le taux d'occupation moyen des bureaux en Europe était de 43 %. En d'autres termes, 57 % des surfaces louées par les entreprises en Europe ne sont pas utilisées. Conclusion : en moyenne, les entreprises dépensent deux fois plus d'argent que nécessaire pour l'immobilier.
Si vous souhaitez connaître les chiffres exacts pour votre bureau, voici ce qu'il faut faire. Tout commence par la mesure du taux d'occupation : déterminez combien de bureaux et de salles de réunion sont réellement utilisés dans votre bureau.
Une fois que vous savez cela, calculez la surface de plancher nécessaire à ces installations. La norme relative à un espace de travail approprié pour un employé est déterminée sur la base des équipements dont l'employé a besoin dans le cadre de ses tâches quotidiennes. Toutefois, selon la norme NEN 1824 (normes néerlandaises sur les exigences ergonomiques relatives à la surface des postes de travail dans les zones administratives et les bureaux), un espace de travail moyen nécessite au moins 8 mètres carrés pour fournir à l'employé un poste de travail adéquat, y compris l'espace de circulation. Pour les salles de réunion, il faut compter 2 mètres carrés par participant.
Lorsque vous avez déterminé le nombre de mètres carrés dont vous avez besoin au total (n'oubliez pas l'espace pour les allées, les zones de détente, les imprimantes, les casiers et autres installations), vous pouvez le multiplier par le montant du loyer que vous payez au mètre carré. Soustrayez ce chiffre de vos dépenses actuelles et vous obtiendrez la somme d'argent que vous économisez en utilisant la technologie Smart Workplace.
En pratique
Avant la crise de Covid, la norme était d'avoir un bureau pour deux employés (1:2). Certaines entreprises appliquaient même un ratio de 1:1. Toutefois, des recherches internes menées sur le site GoBright ont montré que le même bureau peut être utilisé pour faciliter le travail de 4 à 5 employés (1:4) (GoBright, 2023).
Dans cet exemple, l'entreprise A compte 500 employés. D'après le ColliersLes entreprises européennes paient en moyenne 9 122 euros par poste de travail.
Les exemples de calculs ci-dessus montrent ce que vous pouvez économiser annuellement en utilisant la gestion de l'occupation avec les solutions de GoBright. L'idée est de se débarrasser de l'excédent d'espace de travail et des coûts inutiles des services publics. Bien entendu, nous comprenons que les entreprises sont généralement liées par un contrat de location. Au lieu d'ignorer l'espace libéré, vous pourriez éventuellement le louer pour le moment.
Bien entendu, chaque organisation est unique et chaque situation est différente. Les coûts et les économies diffèrent d'une organisation à l'autre et dépendent de plusieurs facteurs : localisation (pays/ville), type d'espace de bureau, nombre d'employés, ratio temps plein/temps partiel, degré de flexibilité du travail hybride, etc.
Nos conseillers sont heureux de vous aider à examiner tous les scénarios possibles pour votre organisation.
Durabilité
Outre l'objectif principal d'économie des coûts annuels, la réduction de la surface au sol peut également être bénéfique pour les objectifs de développement durable de votre entreprise. Conformément aux accords de Paris, l'Union européenne vise à atteindre la neutralité carbone d'ici 2050, y compris pour les immeubles de bureaux(Commission européenne, n.d.). Pour atteindre cet objectif, vous devez maintenant commencer à apporter progressivement des changements à votre bâtiment. Il est préférable d'optimiser votre bureau dès maintenant et de limiter les investissements dans des solutions vertes, plutôt que de dépenser trop d'argent dans des solutions durables pour des parties du bâtiment que vous n'utiliserez même pas.
