Le bureau a radicalement changé depuis la pandémie de Covid-19. Les employés se sont habitués au travail à distance, et les modèles de travail hybride et basé sur l'activité (ABW) sont devenus la norme plutôt que l'exception. Des études montrent que près de la moitié des salariés envisageraient de quitter leur emploi si leur employeur n'offrait pas d'options flexibles ou de travail basé sur l'activité.
Entre-temps, l'agencement des bureaux est resté largement inchangé et les horaires des employés sont imprévisibles. Résultat ? Certains jours, le bureau est sous-utilisé, d'autres jours, il est surchargé. La technologie Smart Workplace, telle que les systèmes de Réservation de salles et de bureaux, les capteurs d'occupation et l'analyse de l'espace, aide les organisations à gérer cette variabilité, à optimiser l'utilisation de l'espace et à maintenir un environnement productif et engageant.
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Économiser des coûts grâce à la mesure de l'occupation
La mesure de l'occupation consiste à contrôler la façon dont un bureau ou un lieu de travail est utilisé. Elle vous donnera des indications sur les besoins de vos employés : Tous les bureaux et toutes les salles de réunion sont-ils utilisés et, si ce n'est pas le cas, quels sont ceux qui sont les plus populaires ? En sachant cela, vous pouvez prendre des décisions fondées sur des données pour réaménager votre bureau en fonction des besoins modernes et économiser de l'argent. Au Royaume-Uni, par exemple, on estime que les collectivités locales pourraient économiser 7 milliards de livres sterling par an grâce à une meilleure utilisation de l'espace, selon l'APSE. Cela représente plus de 8 milliards d'euros par an !
Les chiffres à la loupe
Les pratiques flexibles et le travail à domicile sont désormais la norme, ce qui signifie que de nombreux employés ne sont pas au bureau tous les jours. Selon Savills, le taux moyen d'occupation des bureaux en Europe en 2024 était de 60 %, ce qui laisse 40 % des surfaces louées inutilisées. Cela signifie qu'en moyenne, les entreprises dépensent deux fois plus d'argent pour l'immobilier que nécessaire.
La mesure de l'occupation fournit les données permettant de calculer les économies potentielles. Selon les normes NEN 1824, un poste de travail moyen nécessite au moins 7 m², y compris l'espace de circulation, et les salles de réunion environ 2 m² par participant. Multipliez ces surfaces par votre coût de location au mètre carré pour déterminer l'espace excédentaire qui pourrait être optimisé et l'argent qui pourrait être économisé.
En pratique
Avant Covid, les entreprises maintenaient souvent un ratio bureau/employé de 1:1 ou 1:2. L'étude de GoBright montre aujourd'hui qu'avec une gestion intelligente de l'occupation et le soutien d'ABW, le même bureau peut servir jusqu'à 4 employés (ratio de 1:4).
Par exemple, l'entreprise A, qui compte 500 employés, pourrait réduire considérablement le nombre de bureaux en utilisant les solutions GoBright . Compte tenu d'un coût européen moyen de 2 800 euros par bureau et par an, l'optimisation de l'utilisation des bureaux pourrait permettre d'économiser plus d'un million d'euros par an, tout en préservant la flexibilité, le choix des employés et la productivité. Même si les contrats de location limitent les réductions immédiates, l'espace excédentaire peut potentiellement être réaffecté ou sous-loué, ce qui maximise le retour sur investissement.
| Ratio employés/siège | Nombre de bureaux
requis |
Coûts des postes de travail par an | Économies potentielles sur l'immobilier par an |
| 1:2 (Pré-Covid) | 250 | € 2,280,50 | € 0 |
| 1:3 | 167 | € 1,523,37 | € 757,13 |
| 1:4 (avec GoBright) | 125 | € 1,140,25 | € 1,140,25 |
Avantages en matière de développement durable
Réduire l'espace de bureau inutilisé ne permet pas seulement d'économiser de l'argent, mais aussi de soutenir les objectifs de développement durable. L'optimisation de l'agencement des bureaux permet de réduire la consommation d'énergie et les émissions, conformément à l'objectif de neutralité carbone fixé par l'Union européenne pour 2050, tout en évitant d'investir inutilement dans la modernisation de bâtiments écologiques sous-utilisés.
En outre, la fiche de contrôle de GoBrightPower Control Plug de GoBright améliore l'efficacité énergétique au niveau du poste de travail. Cet accessoire intelligent garantit que les postes de travail de bureau ne sont alimentés que lorsqu'ils sont connectés, ce qui réduit la consommation d'énergie en mode veille. Des économies réelles de 24 euros par poste de travail et par an peuvent être réalisées dans des installations plus importantes, ce qui contribue à réduire les coûts d'exploitation et l'empreinte écologique. En réduisant la consommation d'énergie inutile, la prise Power Control Plug contribue à créer un lieu de travail plus écologique et plus durable.
Des solutions et des conseils sur mesure
Chaque organisation est unique. Les économies potentielles varient en fonction de la localisation, du type de bureau, du nombre d'employés, des politiques de flexibilité et d'ABW, et de l'utilisation de l'espace. Les conseillers GoBright peuvent vous aider à évaluer votre situation spécifique et à identifier les opportunités les plus intéressantes.
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