En organisation trives med samarbejde. Derfor er det vigtigere end nogensinde at have et lokalebookingsystem, der sikrer optimal brug af mødelokalerne. Ved at indarbejde muligheden for at tilføje buffertid til visse mødelokaler vil GoBright sikre, at der er tid nok til at forberede lokalerne til møder og til at rydde op bagefter uden at gå på kompromis med værdifuld samarbejdstid. Denne nye funktion er live nu og vil forbedre dit System til lokalebooking.
Hvordan fungerer det?
Det er nu muligt at bestemme pr. mødelokale, om det har brug for buffertid før eller efter hvert møde. Det bliver en standardindstilling - kun administratorer kan ændre denne indstilling. Sådan fungerer det:
Brugerne kan booke et mødelokale, der passer til deres præferencer, som de er vant til. Men hvis de vælger et mødelokale, hvor buffertid er aktiveret, får de en meddelelse om, at deres booking afventer godkendelse. Denne godkendelse kan foretages af en eller flere personer i organisationen, så længe de er udpeget til at administrere godkendelser af buffertid. Forskellige personer kan tildeles forskellige mødelokaler.
Hvorfor er buffertid vigtig?
Det er vigtigt, at mødelokaler, der har aktiveret buffertid, fungerer med godkendelser. På den måde kan en person fra organisationen afgøre, om der rent faktisk er behov for buffertid på det pågældende tidspunkt, så man sikrer optimal udnyttelse af de tilgængelige mødelokaler.
Denne nye funktion kan være nyttig af mange forskellige årsager, f.eks. i kombinerede mødelokaler. Medarbejderne ønsker ikke at miste værdifuld mødetid ved at skulle omarrangere hele lokalet for at få plads til det rigtige antal deltagere. Med en ekstra buffertid kan du sikre, at der er mere end nok tid til at sætte lokalet op, uden at andre planlagte møder kommer i vejen.
Et andet tilfælde, hvor buffertid kan være nyttig, er, når et møde omfatter en arrangeret frokost. Cateringfirmaet ville sætte pris på lidt tid før mødet til at forberede lokalet til at vise frokosten frem, og efter mødet til at rydde ordentligt op.
Eller når folk har brug for særlige audiovisuelle faciliteter til en præsentation med flere højttalere, som skal installeres af Facility Management.
Kort sagt kan det være en fordel at implementere en buffertid for dine mødelokaler i mange forskellige situationer. Optimer dit arbejdsområde, og gør kontorlivet til en bedre oplevelse med GoBright.
