Eine Organisation lebt von der Zusammenarbeit. Daher ist es wichtiger denn je, ein Raumbuchungssystem zu haben, das die optimale Nutzung von Besprechungsräumen gewährleistet. Durch die Möglichkeit, bestimmten Besprechungsräumen eine Pufferzeit hinzuzufügen, will GoBright sicherstellen, dass genügend Zeit zur Verfügung steht, um die Räume für Besprechungen vorzubereiten und danach aufzuräumen, ohne dass wertvolle Zeit für die Zusammenarbeit verloren geht. Diese neue Funktion ist jetzt live und wird Ihr Raumbuchungssystem.
Wie funktioniert das?
Es ist jetzt möglich, für jeden Besprechungsraum festzulegen, ob er vor oder nach jeder Besprechung eine Pufferzeit benötigt. Dies wird eine Standardeinstellung sein - nur Administratoren können diese Einstellung ändern. So funktioniert es:
Die Nutzer können wie gewohnt einen Besprechungsraum buchen, der ihren Wünschen entspricht. Wenn sie jedoch einen Besprechungsraum auswählen, für den die Pufferzeit aktiviert ist, erhalten sie eine Benachrichtigung, dass ihre Buchung zur Genehmigung ansteht. Diese Genehmigung kann von einer oder mehreren Personen innerhalb der Organisation erteilt werden, sofern diese mit der Verwaltung der Pufferzeitgenehmigungen betraut sind. Verschiedene Personen können verschiedenen Besprechungsräumen zugewiesen werden.
Warum ist die Pufferzeit wichtig?
Es ist wichtig, dass Besprechungsräume, für die Pufferzeiten aktiviert sind, mit Genehmigungen arbeiten. Auf diese Weise kann ein Mitarbeiter der Organisation feststellen, ob die Pufferzeit zu diesem Zeitpunkt tatsächlich erforderlich ist, um die optimale Nutzung der verfügbaren Besprechungsräume zu gewährleisten.
Diese neue Funktion kann aus verschiedenen Gründen nützlich sein, zum Beispiel in kombinierten Besprechungsräumen. Die Mitarbeiter möchten keine wertvolle Besprechungszeit verlieren, weil sie den gesamten Raum umgestalten müssen, um die richtige Anzahl von Teilnehmern unterzubringen. Mit einer zusätzlichen Pufferzeit können Sie sicherstellen, dass mehr als genug Zeit zur Verfügung steht, um den Raum einzurichten, ohne dass andere geplante Besprechungen im Weg sind.
Ein weiterer Fall, in dem Pufferzeit hilfreich sein könnte, ist, wenn eine Sitzung ein arrangiertes Mittagessen beinhaltet. Das Cateringunternehmen würde es begrüßen, wenn vor der Sitzung etwas Zeit zur Verfügung stünde, um den Raum für die Ausgabe des Mittagessens vorzubereiten, und nach der Sitzung, um ordnungsgemäß aufzuräumen.
Oder wenn man für eine Präsentation spezielle audiovisuelle Einrichtungen mit mehreren Lautsprechern benötigt, die vom Facility Management installiert werden müssen.
Kurz gesagt, die Einführung einer Pufferzeit für Ihre Besprechungsräume kann in einer Vielzahl von Situationen von Vorteil sein. Optimieren Sie Ihren Arbeitsbereich und machen Sie das Büroleben mit GoBright zu einer besseren Erfahrung.
