En organisation mår bra av samarbete. Därför är det viktigare än någonsin att ha ett rumsbokningssystem som säkerställer optimal användning av mötesrummen. Genom att integrera möjligheten att lägga till bufferttid för vissa mötesrum vill GoBright säkerställa att det finns tillräckligt med tid för att förbereda utrymmena för möten och för att städa upp efteråt, utan att äventyra värdefull samarbetstid. Den här nya funktionen är live nu och kommer att förbättra ditt System för rumsbokning.
Hur fungerar det?
Det är nu möjligt att för varje mötesrum bestämma om det behöver bufferttid före eller efter varje möte. Det kommer att vara en standardinställning - endast administratörer kan ändra den här inställningen. Så här fungerar det:
Användarna kan boka ett mötesrum som passar deras preferenser på samma sätt som de är vana vid. Men om de väljer ett mötesrum för vilket bufferttid är aktiverad får de ett meddelande om att deras bokning väntar på godkännande. Detta godkännande kan göras av en eller flera personer inom organisationen, så länge de är utsedda att hantera godkännanden av bufferttid. Olika personer kan tilldelas olika mötesrum.
Varför är det viktigt med bufferttid?
Det är viktigt att mötesrum som har bufferttid aktiverad fungerar med godkännanden. På så sätt kan någon från organisationen avgöra om bufferttid faktiskt behövs just då, för att säkerställa optimal användning av de tillgängliga mötesrummen.
Den här nya funktionen kan vara användbar av många olika skäl, till exempel i kombinerade mötesrum. Medarbetarna vill inte förlora värdefull mötestid genom att behöva möblera om hela rummet för att få plats med rätt antal deltagare. Med en extra bufferttid kan du se till att det finns mer än tillräckligt med tid för att ställa i ordning rummet utan att andra planerade möten kommer i vägen.
Ett annat exempel på när bufferttid kan vara till hjälp är när ett möte innehåller en arrangerad lunch. Cateringavdelningen skulle uppskatta lite tid före mötet för att förbereda rummet för att visa upp lunchen och efter mötet för att städa upp ordentligt.
Eller när människor behöver särskilda audiovisuella hjälpmedel för en presentation med flera högtalare som måste installeras av Facility Management.
Kort sagt kan det vara fördelaktigt att införa en bufferttid för dina mötesrum i en mängd olika situationer. Optimera din arbetsyta och gör kontorslivet till en bättre upplevelse med GoBright.
