Une organisation se nourrit de la collaboration. C'est pourquoi il est plus important que jamais de disposer d'un système de Réservation de salles qui garantisse une utilisation optimale des salles de réunion. En incorporant l'option d'ajouter un temps tampon à certaines salles de réunion, GoBright vise à s'assurer qu'il y a suffisamment de temps pour préparer les espaces pour les réunions et pour nettoyer après, sans compromettre le temps précieux de collaboration. Cette nouvelle fonctionnalité est disponible dès maintenant et améliorera votre système de réservation de salles. Réservation de salles System.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Il est désormais possible de déterminer pour chaque salle de réunion si elle a besoin d'un temps tampon avant ou après chaque réunion. Il s'agit d'un paramètre standard - Seuls les administrateurs peuvent modifier ce paramètre. Voici comment cela fonctionne :
Les utilisateurs peuvent réserver une salle de réunion qui correspond à leurs préférences, comme ils en ont l'habitude. Toutefois, s'ils sélectionnent une salle de réunion pour laquelle le temps tampon est activé, ils recevront une notification indiquant que leur réservation est en attente d'approbation. Cette approbation peut être effectuée par une ou plusieurs personnes au sein de l'organisation, à condition qu'elles soient désignées pour gérer les approbations de temps tampon. Différentes personnes peuvent être affectées à différentes salles de réunion.
Pourquoi la période tampon est-elle importante ?
Il est important que les salles de réunion pour lesquelles le temps tampon est activé fonctionnent avec des approbations. De cette manière, un membre de l'organisation peut déterminer si le temps tampon est réellement nécessaire à ce moment précis, afin de garantir une utilisation optimale des salles de réunion disponibles.
Cette nouvelle fonctionnalité peut s'avérer utile pour diverses raisons, par exemple dans les salles de réunion combinées. Les employés ne veulent pas perdre un temps de réunion précieux en devant réorganiser toute la salle pour qu'elle puisse accueillir le bon nombre de participants. En ajoutant une période tampon, vous pouvez vous assurer qu'il y a suffisamment de temps pour aménager la salle sans que d'autres réunions planifiées ne vous gênent.
Un autre cas où le temps tampon peut être utile est celui où une réunion comprend un déjeuner organisé. Le service de restauration apprécierait de disposer d'un peu de temps avant la réunion pour préparer la salle en vue de la présentation du déjeuner, et après la réunion pour nettoyer correctement les lieux.
Ou lorsque des personnes ont besoin d'installations audiovisuelles spéciales pour une présentation avec plusieurs haut-parleurs qui doivent être installés par le Facility Management.
En bref, la mise en place d'un temps tampon pour vos salles de réunion peut s'avérer bénéfique dans de nombreuses situations. Optimisez votre espace de travail et faites de la vie au bureau une meilleure expérience avec GoBright.
