Een organisatie gedijt bij samenwerking. Daarom is het belangrijker dan ooit om een ruimtereserveringssysteem te hebben dat het optimale gebruik van vergaderruimten garandeert. Door de optie in te bouwen om buffertijd toe te voegen aan bepaalde vergaderruimtes, wil GoBright ervoor zorgen dat er genoeg tijd is om de ruimtes voor te bereiden op vergaderingen en om na afloop op te ruimen, zonder dat dit ten koste gaat van waardevolle samenwerkingstijd. Deze nieuwe functie is nu live en zal uw Ruimte Boeking Systeem.
Hoe werkt het?
Het is nu mogelijk om per vergaderruimte te bepalen of deze buffertijd nodig heeft voor of na elke vergadering. Dit wordt een standaardinstelling - alleen beheerders kunnen deze instelling wijzigen. Dit is hoe het werkt:
Gebruikers kunnen een vergaderruimte boeken die aan hun voorkeuren voldoet, zoals ze gewend zijn. Als ze echter een vergaderruimte selecteren waarvoor buffertijd is geactiveerd, krijgen ze een melding dat hun boeking moet worden goedgekeurd. Deze goedkeuring kan worden gedaan door een of meer mensen binnen de organisatie, zolang ze zijn aangewezen om buffertijd goedkeuringen te beheren. Verschillende mensen kunnen worden toegewezen aan verschillende vergaderruimtes.
Waarom is buffertijd belangrijk?
Het is belangrijk dat vergaderruimtes met ingeschakelde buffertijd werken met goedkeuringen. Op die manier kan iemand van de organisatie bepalen of buffertijd op dat moment echt nodig is, zodat de beschikbare vergaderruimtes optimaal worden gebruikt.
Deze nieuwe functie kan om verschillende redenen nuttig zijn, bijvoorbeeld in gecombineerde vergaderruimten. Medewerkers willen geen kostbare vergadertijd verliezen door de hele ruimte opnieuw te moeten inrichten voor het juiste aantal deelnemers. Met een extra buffertijd kun je ervoor zorgen dat er meer dan genoeg tijd is om de ruimte in te richten zonder dat andere geplande vergaderingen in de weg zitten.
Een ander voorbeeld waarin buffertijd nuttig kan zijn, is wanneer een vergadering een gearrangeerde lunch omvat. Catering zou het op prijs stellen als er wat tijd voor de vergadering is om de ruimte klaar te maken voor het tonen van de lunch, en na de vergadering om goed op te ruimen.
Of wanneer mensen speciale audiovisuele faciliteiten nodig hebben voor een presentatie met meerdere luidsprekers die geïnstalleerd moeten worden door Facility Management.
Kortom, het implementeren van een buffertijd voor uw vergaderruimten kan in verschillende situaties voordelig zijn. Optimaliseer uw werkruimte en maak van het kantoorleven een betere ervaring met GoBright.
