Die Einführung eines Desk Booking Systems in Ihre Büroumgebung hat sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber mehrere Vorteile.
1. Erleichtert neue Arbeitsweisen
Wir wissen, dass flexibles Arbeiten, oder Hybrid Working, immer beliebter wird. Die Menschen wollen selbst entscheiden, wann sie ins Büro kommen und wann sie zu Hause bleiben wollen. Wenn sie sich entscheiden, das Büro aufzusuchen, wollen die Mitarbeiter sicher sein, dass sie einen Arbeitsplatz haben. Ein Desk Booking System erleichtert ihnen dies. Es fördert auch die Zusammenarbeit. Es wird einfacher, einen Arbeitsplatz in der Nähe der Person zu reservieren, mit der man zusammenarbeiten möchte. Die Verwaltung der Belegungsraten über ein Desk Booking System sorgt dafür, dass immer angenehme Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Mit einem Schreibtischmanagementsystem können die Mitarbeiter einen Schreibtisch nach ihren eigenen Präferenzen filtern und auswählen. Auf diese Weise können Sie Ihren Mitarbeitern viele Freiheiten einräumen und ihnen die Kontrolle darüber geben, wann und an welchem Schreibtisch sie im physischen Büro arbeiten möchten.
2. Zusammenarbeit unterstützen
Mit der Schreibtischreservierung wird die Zusammenarbeit zwischen Teams oder Abteilungen gefördert. Mitarbeiter können besser zusammenarbeiten, indem sie einfach nebeneinander liegende Schreibtische reservieren. Die GoBright Desk Booking Platform verfügt zum Beispiel sogar über eine Team Booking Funktion, die diese Art der Zusammenarbeit unterstützt.
Neben den Vorteilen für die Arbeitnehmer ist Desk Booking auch für den Arbeitgeber von Vorteil.
3. Kostengünstig
Mit der Software für die Schreibtischbuchung können Sie die Belegung des Büros verwalten und kontrollieren. Die gesammelten Daten geben Ihnen einen besseren Einblick in die Art und Weise, wie das Büro genutzt wird. Durch den Einblick in die tatsächliche Belegung haben viele Büros festgestellt, dass sie die Anzahl ihrer Schreibtische nicht wirklich benötigen. Anhand dieser Informationen lassen sich strategische, datengestützte Entscheidungen über die Umgestaltung des Büros treffen, um Ihren Mitarbeitern eine optimale Büroumgebung zu bieten. Vielleicht können Sie sogar einige Immobilienkosten einsparen, weil Sie feststellen, dass Sie viel zu viel Bürofläche haben. Auch kosteneffizient!
4. Nachhaltigkeit
Desk Booking ermutigt die Menschen, nur den Platz zu nutzen, den sie wirklich brauchen. Auf diese Weise wird das Büro viel nachhaltiger. Kein unbesetzter und unnötig teurer Büroraum mehr.
5. Zeiteffizienz
In den meisten Fällen sind aufgrund neuer Arbeitsmodelle und anderer Veränderungen in der Büroumgebung nicht alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit im Büro. An manchen Tagen mag es im Büro ruhig sein, an anderen Tagen ist vielleicht mehr los als erwartet. Wie auch immer die Situation aussieht, wenn sich ein Mitarbeiter entscheidet, ins Büro zu kommen, muss ein schöner Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Mit einem Tischreservierungssystem können Sie die Situation im Büro im Voraus einschätzen. Dadurch, dass Sie vorausplanen können, verschwenden Sie keine Zeit damit, ins Büro zu gehen und Überraschungen zu erleben.
6. Einblicke in die Analytik
Ein intelligenter , datengesteuerter Arbeitsplatz ist das, worum es heutzutage geht. Mit den Daten, die aus den Schreibtischbuchungslösungen gewonnen werden, können Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter viel besser verstehen. Sie erhalten einen Einblick, wie das Büro genutzt wird. Warum buchen die Mitarbeiter ihre Schreibtische häufig auf einer bestimmten Etage? Was ist das Besondere an diesen Schreibtischen? Vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeiter am liebsten dort, wo es am hellsten ist, oder in der Nähe des Betriebsrestaurants? All dies sind wertvolle Analysen, die Ihnen helfen können, das Büro zu optimieren. Die Anpassung des Büros an das Verhalten der Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Maßnahmen, um Ihr Büro zukunftssicher zu machen.
7. Eine neue Generation anziehen
Nicht zu vergessen, dass die jüngere Generation mit neuen Idealen auf den Arbeitsmarkt kommt. Flexibilität und Freiheit sind für sie ein Muss. Sie wollen nicht an den traditionellen 9-bis-5-Büroarbeitsplatz gebunden sein. Sie erwarten einen Arbeitsplatz, der ihren Ansprüchen entspricht und ihre Wünsche berücksichtigt. Die Integration von Desk-Booking in das Büro passt sehr gut zu den Vorstellungen, die diese Generation vom Büro der Zukunft hat. Denn das Büro der Zukunft ist ein intelligentes Büro.
8. Gesundheit und Sicherheit
Beim Desk-Sharing teilen sich mehrere Personen denselben Schreibtisch im Büro. Man könnte annehmen, dass dies automatisch zu Bedenken in Bezug auf Gesundheit, Hygiene und Sicherheit führen wird. Allerdings gibt es hier zwei Seiten der Medaille. Wenn mehrere Personen denselben Schreibtisch nutzen und dieser Vorgang nicht überwacht wird, führt dies in der Tat zu erhöhten Risiken in Bezug auf Hygiene und Sicherheit. Bei der Verwendung eines Tischbuchungssystems wird dieser Vorgang jedoch tatsächlich überwacht. Gerade in Zeiten, in denen die Sicherheit besonders wichtig ist (z. B. während einer Pandemie), sorgt der Einsatz von Desk Booking Systemen dafür, dass es im Büro nicht zu voll wird. So kann ein Büromanager beispielsweise bestimmte Schreibtische sperren, so dass ein sicherer Abstand gewährleistet ist. Durch die Kontrolle der Belegungsrate wird außerdem sichergestellt, dass sich nie zu viele Personen gleichzeitig auf der Etage befinden.
Selbst mit Überwachung bleibt die Tatsache bestehen, dass die Schreibtische von mehreren Personen genutzt werden. Wie soll das sicher gehen? GoBright hat sich darüber bereits Gedanken gemacht. Mit dem GoBright Connect können Sie Ihren Status anpassen, während Sie am Schreibtisch arbeiten. Neben dem offensichtlichen "besetzt" oder "verfügbar" wird auch "muss gereinigtwerden" angezeigt, wenn ein Mitarbeiter seinen Schreibtisch verlassen hat. Die Facility-Abteilung wird automatisch benachrichtigt, dass der Schreibtisch ordnungsgemäß gereinigt werden muss. Nach der Reinigung ist der Schreibtisch wieder "verfügbar".
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz eines Desk Booking Systems viele Vorteile mit sich bringt. Es unterstützt die neue Art des Arbeitens, fördert die Zusammenarbeit und ist kosten- und zeiteffizient. Es ist auch vorteilhaft für die Nachhaltigkeit Ihres Büros, es zieht neue Talente an, fördert die Gesundheit und Sicherheit im Büro und bietet Einblicke in die Belegung Ihres Büros.