Die Einführung eines Arbeitsplatzbuchungssystem Ihrem Büro bietet sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber zahlreiche Vorteile.
1. Erleichtert neue Arbeitsweisen
Wir wissen, dass flexibles Arbeiten – auch bekannt als „Hybrid Working“ – immer beliebter wird. Die Menschen möchten selbst entscheiden, wann sie ins Büro kommen und wann sie lieber zu Hause bleiben möchten. Wenn sie sich dafür entscheiden, ins Büro zu kommen, möchten die Mitarbeiter sicher sein, dass ein Arbeitsplatz für sie bereitsteht. Ein Arbeitsplatzbuchungssystem erleichtert ihnen dies. Zudem fördert es die Zusammenarbeit. So lässt sich leichter ein Arbeitsplatz in der Nähe der Person reservieren, mit der man zusammenarbeiten möchte. Die Verwaltung der Auslastung über ein Arbeitsplatzbuchungssystem dass stets angenehme Arbeitsbereiche zur Verfügung stehen. Mit einem Arbeitsplatzbuchungssystem können Mitarbeiter nach ihren eigenen Vorlieben filtern und einen Arbeitsplatz auswählen. Auf diese Weise können Sie Ihren Mitarbeitern viel Freiheit bieten und ihnen die Kontrolle darüber geben, wann und an welchem Arbeitsplatz sie im Büro arbeiten möchten.
2. Zusammenarbeit unterstützen
Mit der Schreibtischreservierung wird die Zusammenarbeit zwischen Teams oder Abteilungen gefördert. Mitarbeiter können besser zusammenarbeiten, indem sie einfach nebeneinander liegende Schreibtische reservieren. Die GoBright Desk Booking Platform verfügt zum Beispiel sogar über eine Team Booking Funktion, die diese Art der Zusammenarbeit unterstützt.
Neben den Vorteilen für die Arbeitnehmer ist Desk Booking auch für den Arbeitgeber von Vorteil.
3. Kostengünstig
Mit der Software für die Schreibtischbuchung können Sie die Belegung des Büros verwalten und kontrollieren. Die gesammelten Daten geben Ihnen einen besseren Einblick in die Art und Weise, wie das Büro genutzt wird. Durch den Einblick in die tatsächliche Belegung haben viele Büros festgestellt, dass sie die Anzahl ihrer Schreibtische nicht wirklich benötigen. Anhand dieser Informationen lassen sich strategische, datengestützte Entscheidungen über die Umgestaltung des Büros treffen, um Ihren Mitarbeitern eine optimale Büroumgebung zu bieten. Vielleicht können Sie sogar einige Immobilienkosten einsparen, weil Sie feststellen, dass Sie viel zu viel Bürofläche haben. Auch kosteneffizient!
4. Nachhaltigkeit
Desk Booking ermutigt die Menschen, nur den Platz zu nutzen, den sie wirklich brauchen. Auf diese Weise wird das Büro viel nachhaltiger. Keine unbesetzten und unnötig teuren Büroflächen mehr.
5. Zeiteffizienz
In den meisten Fällen werden aufgrund neuer Arbeitsmodelle und anderer Veränderungen im Büroalltag nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro anwesend sein. An manchen Tagen herrscht im Büro vielleicht Ruhe, an anderen Tagen ist möglicherweise viel mehr los als erwartet. Unabhängig von der Situation muss ein angenehmer Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, wenn sich ein Mitarbeiter entscheidet, ins Büro zu kommen. Durch den Einsatz eines Arbeitsplatzbuchungssystem können Sie die Situation im Büro im Voraus einschätzen. Da Sie vorausschauend planen können, verschwenden Sie keine Zeit damit, ins Büro zu kommen und dort von Überraschungen überrascht zu werden.
6. Einblicke in die Analytik
Ein intelligenter , datengesteuerter Arbeitsplatz ist das, worum es heutzutage geht. Mit den Daten, die aus den Schreibtischbuchungslösungen gewonnen werden, können Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter viel besser verstehen. Sie erhalten einen Einblick, wie das Büro genutzt wird. Warum buchen die Mitarbeiter ihre Schreibtische häufig auf einer bestimmten Etage? Was ist das Besondere an diesen Schreibtischen? Vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeiter am liebsten dort, wo es am hellsten ist, oder in der Nähe des Betriebsrestaurants? All dies sind wertvolle Analysen, die Ihnen helfen können, das Büro zu optimieren. Die Anpassung des Büros an das Verhalten der Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Maßnahmen, um Ihr Büro zukunftssicher zu machen.
7. Eine neue Generation anziehen
Nicht zu vergessen, dass die jüngere Generation mit neuen Idealen auf den Arbeitsmarkt kommt. Flexibilität und Freiheit sind für sie ein Muss. Sie wollen nicht an den traditionellen 9-bis-5-Büroarbeitsplatz gebunden sein. Sie erwarten einen Arbeitsplatz, der ihren Ansprüchen entspricht und ihre Wünsche berücksichtigt. Die Integration von Desk-Booking in das Büro passt sehr gut zu den Vorstellungen, die diese Generation vom Büro der Zukunft hat. Denn das Büro der Zukunft ist ein intelligentes Büro.
8. Gesundheit und Sicherheit
Beim Desk-Sharing teilen sich mehrere Personen denselben Schreibtisch im Büro. Man könnte annehmen, dass dies automatisch zu Bedenken hinsichtlich Gesundheit, Hygiene und Sicherheit führt. Allerdings hat diese Sache zwei Seiten. Wenn mehrere Personen denselben Schreibtisch nutzen und dieser Vorgang nicht überwacht wird, führt dies in der Tat zu erhöhten Risiken in Bezug auf Hygiene und Sicherheit. Durch den Einsatz eines Arbeitsplatzbuchungssystem wird dieser Vorgang jedoch tatsächlich überwacht. Gerade in Zeiten, in denen Sicherheit besonders im Vordergrund stehen muss (z. B. während einer Pandemie), sorgt der Einsatz von Arbeitsplatzbuchungssystemen dafür, dass es im Büro nicht zu voll wird. So kann beispielsweise ein Büroleiter bestimmte Schreibtische sperren, um einen Sicherheitsabstand zu gewährleisten. Durch die Kontrolle der Auslastung stellen Sie zudem sicher, dass sich nie zu viele Personen gleichzeitig auf der Etage aufhalten.
Selbst bei einer Überwachung bleibt die Tatsache bestehen, dass die Schreibtische von mehreren Personen genutzt werden. Wie soll das sicher sein? GoBright hat sich darüber bereits Gedanken gemacht. Mit dem GoBright Connect und Interact können Sie Ihren Status anpassen, während Sie an Ihrem Schreibtisch arbeiten. Neben dem offensichtlichen "besetzt" oder "verfügbar", wird auch "muss gereinigt werden" angezeigt, wenn ein Mitarbeiter seinen Schreibtisch verlassen hat. Die Facility-Abteilung wird automatisch benachrichtigt, dass der Schreibtisch ordnungsgemäß gereinigt werden muss. Nach der Reinigung ist der Schreibtisch wieder "verfügbar".
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Nutzung eines Arbeitsplatzbuchungssystem zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Es unterstützt die neue Arbeitsweise, fördert die Zusammenarbeit und ist kostengünstig sowie zeitsparend. Darüber hinaus trägt es zur Nachhaltigkeit Ihres Büros bei, zieht neue Talente an, fördert Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und liefert Einblicke in die Auslastung Ihres Büros.
