Nu flexibele werkschema's de nieuwe norm zijn, wordt het steeds populairder voor werknemers om regelmatig thuis te werken. De werkomgevingen zijn drastisch veranderd, net als de manier waarop mensen werken. Door deze ontwikkeling vragen veel werkgevers zich logischerwijs af wat de effecten zijn op de productiviteit van hun werknemers. Hoewel de algehele productiviteit van werknemers lijkt toe te nemen dankzij flexibele werkregelingen, zijn er nog een paar dingen die je kunt doen om je werkomgeving verder te optimaliseren. Dit artikel vertelt je alles wat je moet weten over hoe je de productiviteit op de nieuwe werkplek kunt verbeteren.
Welke factoren beïnvloeden de productiviteit van werknemers?
Voordat je beslist hoe je de arbeidsproductiviteit in een hybride werkomgeving kunt verhogen, is het belangrijk om eerst te weten welke factoren de motivatie en productiviteit van werknemers bepalen. Wat kun je als werkgever of collega doen en hoe beïnvloedt de werkomgeving de productiviteit?
Bedrijfscultuur
Volgens een onderzoek uit 2021 zijn conflicten, solidariteit, creativiteit en doelgerichtheid de krachtigste factoren die de productiviteit van werknemers beïnvloeden.
Op alle werkplekken, vooral op hybride werkplekken, zijn conflicten onvermijdelijk. Verschillende persoonlijkheden, meningen, culturen en ervaringen botsen soms met elkaar en dit kan leiden tot veel miscommunicatie en misverstanden. Conflicten volledig uitbannen is echter onmogelijk. Daarom is het belangrijk om een werkomgeving te creëren waarin conflicten op een respectvolle manier kunnen worden opgelost.
Naast het oplossen van conflicten is het ook belangrijk om een cultuur van solidariteit te creëren. Niet iedereen kan op elk moment het beste uit zichzelf halen op het werk, want het leven gaat door na het werk. Misschien hebben ze te maken met het overlijden van een dierbare, burn-outverschijnselen of voelen ze zich gewoon niet goed. Hen daarvoor bekritiseren zal de situatie niet verbeteren en dus is solidariteit op zijn plaats. Dit betekent niet dat je je zorgen over de situatie niet mag uiten: het opkroppen van meningen kan uitgroeien tot wrok jegens een persoon en dat kan het hele team in gevaar brengen. Ga liever een open en eerlijk gesprek aan met de persoon en uit je zorgen met medeleven.
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, verhoogt creativiteit de productiviteit. Deze twee lijken misschien elkaars tegenpolen, maar creativiteit kan de productiviteit juist verhogen door innovatief denken te stimuleren, een veilige omgeving te creëren om met ideeën te experimenteren en werknemers te betrekken bij de missie van het bedrijf.
Tot slot kan de productiviteit worden verhoogd door duidelijke doelen te stellen. Volgens onderzoek uit 2015 zou het stellen van doelen de prestaties van werknemers met 12 - 15% verbeteren. Dit is logisch, want werknemers weten wat er van hen verwacht wordt voor een bepaalde periode en zijn in staat om de taken en verantwoordelijkheden te verdelen.
Werkomgeving
Naast de bedrijfscultuur heeft de fysieke omgeving waarin een werknemer dagelijks werkt een enorme impact op hun productiviteit. Volgens een Harvard-studie uit 2021 kan de luchtkwaliteit in een kantoor bijvoorbeeld aanzienlijke effecten hebben op de cognitieve functies van werknemers, zoals het vermogen om zich te concentreren en de productiviteit. Zelfs de temperatuur heeft gevolgen voor de productiviteit van je werknemers: Onderzoek heeft aangetoond dat een temperatuur van rond de 22 ⁰C optimaal is voor werknemers om in te werken. Natuurlijke verlichting, zachte muziek en achtergrondgeluiden en de juiste kleuren blijken ook de productiviteit te verhogen.
Werknemers zijn het productiefst in een omgeving waar ze zich prettig en comfortabel voelen en waar ze toegang hebben tot de juiste faciliteiten. Zorg voor de basisvoorzieningen op kantoor, zoals een goede printer, een stabiele internetverbinding en, het allerbelangrijkste, een facilitair manager.
Met betrekking tot fysieke ruimtes is de beste manier om te begrijpen wat je werknemers willen en nodig hebben een bezettingsgraadmeting. Deze methode meet en rapporteert de manier waarop je kantoor wordt gebruikt. Uit de analyses kan bijvoorbeeld blijken dat er behoefte is aan meer vergaderruimtes of anders geplaatste bureaus. Aan de andere kant kunnen de resultaten aangeven dat je van beide faciliteiten meer dan genoeg hebt en dat je kosten kunt besparen door vloeroppervlak op te geven.
Hoe beïnvloedt werken op afstand de productiviteit?
Het is duidelijk dat steeds meer mensen op afstand werken. Volgens een onderzoek van McKinsey gaat 87% van de werknemers die de mogelijkheid krijgen om elders te werken in op het aanbod van hun werkgever. Hoewel veel mensen verwachten dat werken op afstand een negatieve invloed heeft op de arbeidsproductiviteit, is dit niet minder waar. Volgens een onderzoek van Future Forum rapporteren werknemers die de mogelijkheid hebben om hun dag flexibel in te delen een 29% hogere productiviteit dan werknemers die dat niet hebben. Het effect van werken op afstand op de productiviteit lijkt dus positief te zijn!
Als je het nog steeds niet zeker weet, zijn er een paar manieren om de productiviteit van werknemers zelf te meten. De beste manier om dit te doen zijn natuurlijk de bekende Key Performance Indicators (KPI's). Deze worden vaak gebruikt om individuele prestaties te meten en kunnen per persoon verschillen. Naast deze KPI's kun je ook Objectives & Key Results (OKR's) gebruiken. Deze definiëren grotere doelen voor het bedrijf en splitsen deze doelen op in kleinere taken die vervolgens over het team kunnen worden verdeeld. Samen vormen ze de perfecte combinatie om de productiviteit op het werk te meten, omdat je gemakkelijk taken kunt delegeren en de voortgang ervan kunt bijhouden.
Hoewel je communicatie over het bijhouden van de productiviteit met je werknemers absoluut niet moet verwaarlozen, begrijpen we dat je deze voortgang misschien niet altijd voor elk project handmatig wilt bijhouden. Het kan opdringerig overkomen en het zal waarschijnlijk ook veel van je tijd in beslag nemen. In deze gevallen zou je kunnen investeren in projectmanagementsoftware. Met dit soort programma's kun je als werkgever de ontwikkelingen per project bijhouden zonder dat je constant bij je werknemers hoeft te controleren. Zorg ervoor dat je een projectmanagementoplossing vindt die bij jouw bedrijf past, en we weten zeker dat de toegenomen productiviteit door werken op afstand snel zal blijken.
Tips voor productiviteit op het werk
Als je deze factoren in gedachten houdt, kun je met kleine details een optimale werkomgeving voor productiviteit creëren. Let op je eigen gedrag en dat van je werknemers en creëer een open en tolerante werkcultuur. Geef je kantoor de juiste kleur, ventileer de lucht goed en houd de temperatuur rond de 22 ⁰C om aan de praktische eisen te voldoen.
Maar wat kun je doen om je eigen productiviteit te verhogen? Hier is een lijst met productiviteitstips voor op het werk die je voor jezelf kunt gebruiken.
1. Concentreer je op één taak tegelijk
Voortdurend wisselen tussen taken kost veel tijd bij het overgaan, en je concentratie is ook constanter als je bij dezelfde taak blijft tot die klaar is.
2. Neem pauzes!
We kennen het allemaal: die ene taak afmaken ook al is het lunchtijd, of je koffie die koud wordt omdat je vergeten bent de tijd te nemen om hem op te drinken... Tijd om pauzes te nemen! Een techniek die zeer effectief is gebleken, is de Pomodoro-techniek: Werk 25 minuten en neem dan 5 minuten pauze. Na vijf van deze pauzes neem je een langere pauze. Hoewel het misschien contra-intuïtief lijkt, heeft onderzoek aangetoond dat pauzes nemen de productiviteit verhoogt en de kans op een burn-out vermindert.
3. De twee-minuten-regel
De essentie van deze regel is om taken die minder dan twee minuten tijd in beslag nemen direct af te ronden. Als je ze uitstelt, ben je misschien veel meer tijd kwijt aan het afmaken ervan. Deze kleine taken kunnen ook gebruikt worden tussen twee grotere taken in,
4. Onderbrekingen beperken
Zorg ervoor dat je je telefoon en/of laptop op niet storen zet, of installeer meldingen volgens je voorkeuren, om onderbrekingen te beperken. Deze kunnen je uit je concentratie halen en je productiviteit verminderen.
