Skrolla
GoBright - Resurs - Hantering av distansarbetare
Artikel

Hantering av distansmedarbetare

Bloggar, artiklar och whitepapers

Distansarbete har gått från att vara en trend till att bli ett vanligt fenomen som gör det möjligt för yrkesverksamma att arbeta var som helst. I takt med den tekniska utvecklingen och omformningen av arbetsmiljöer har många företag snabbt anpassat sig till distansarbetslösningar. Enligt Statistics Netherlands(CBS, 2024) uppgav över 52% av den nederländska befolkningen bara under 2023 att de någon gång arbetade hemifrån. Att hantera distansarbetare ger stor flexibilitet och tillgång till en stor talangpool, men det innebär också vissa utmaningar för chefer på grund av den decentraliserade arbetsstyrkan. Den här artikeln utforskar dessa utmaningar och erbjuder praktiska lösningar för att hantera detta nya sätt att arbeta.


Vanliga utmaningar med att leda team på distans

Att hantera medarbetare som arbetar på distans innebär utmaningar som sträcker sig från kommunikationssvårigheter till ensamhet. Kärnan i dessa svårigheter är den fysiska frånvaron av en medarbetare, vilket utgör ett övergripande hot mot hela teamets produktivitet. Låt oss ta dig igenom några av dessa utmaningar.

Utmaning i kommunikationen

Kommunikation är avgörande för att ett team ska lyckas, särskilt för ett team som består av (delvis) distansarbetare. Utan interaktioner ansikte mot ansikte kan det ofta vara svårt att vara i linje med varandra. Möjliga problem är missförstånd, feltolkning av signaler och fördröjningar i kommunikationen på grund av olika tidszoner. Låt oss inte glömma eventuella kulturella skillnader som kan hindra ett effektivt samarbete inom ett team. Roten till detta specifika problem måste hanteras för att säkerställa en sund, stimulerande och positiv kommunikation.

Distraktion i hemmet

Att hantera distansarbetare är en utmaning på grund av de många distraktioner de möter i hemmet. Till skillnad från traditionella kontor är hemmen inte utformade för arbete, vilket leder till avbrott från hushållssysslor, familjemedlemmar och aktiviteter utanför arbetet. Men distraktioner kan också uppstå när du reser ofta och arbetar på resande fot. På kaféer, hotell och flexibla arbetsplatser runt om i landet. Dessa distraktioner kan minska produktiviteten och fokus, så cheferna måste hantera dessa utmaningar på ett effektivt sätt.

Avsaknad av företagsidentitet

Distansarbete kan försvaga företagets identitet eftersom medarbetarna, som är åtskilda från kontoret och kollegorna, kan ha svårt att känna samhörighet med företagets kultur och värderingar. Detta kan minska motivationen och lojaliteten och få medarbetarna att känna sig mer som entreprenörer än som teammedlemmar. För att motverka detta är effektiv kommunikation och regelbundet engagemang avgörande för att främja samhörighet och upprätthålla företagsidentiteten bland distansarbetare.

Ingen ordentlig introduktion för nyanställda

Att ge nyanställda tid att utbildas ordentligt, med kollegor som guidar dem genom alla processer och uppgifter, är avgörande. Den här upplevelsen är dock annorlunda när man arbetar på distans. Därför är det viktigt att skapa ett robust introduktionsprogram som innehåller onlinekomponenter och som säkerställer att kollegorna får möjlighet att lära känna varandra. Tillhandahåll omfattande utbildningsprogram som kan genomföras online för att stödja distansarbetare på ett effektivt sätt.

Inte rätt resurser hemma

När anställda går från en strukturerad kontorsmiljö till en hemmiljö saknar de ofta nödvändiga verktyg och infrastruktur. Det handlar om allt från tillförlitligt höghastighetsinternet och ergonomiska möbler till en skrivare. Utan dessa nödvändigheter kan produktiviteten bli lidande och kvaliteten på arbetet kan sjunka. Avsaknaden av en särskild arbetsyta kan orsaka distraktioner och avbrott, vilket minskar effektiviteten. Att arbeta från köksbordet kan vara bekvämt en kort stund, men är inte idealiskt för långsiktig produktivitet. Det kan också störa balansen mellan arbete och privatliv, vilket påverkar den mentala hälsan och arbetstillfredsställelsen.

Ensamhet bland distansarbetare

Ensamhet utgör en betydande men ofta förbisedd utmaning för distansarbetare. Utan det vanliga sociala utbytet som finns på traditionella kontor kan känslor av isolering och ensamhet uppstå, vilket påverkar det psykiska välbefinnandet och arbetstillfredsställelsen negativt. Cheferna måste vara medvetna om detta problem och proaktivt hjälpa distansmedarbetarna att känna sig delaktiga och uppskattade, trots det fysiska avståndet.

GoBright - Resurs - Hantering av distansarbetare

Så här hanterar du ett team på distans

Upprätta tydliga kommunikationskanaler

Effektiv kommunikation är kärnan i framgångsrik teamledning på distans. Använd en kombination av verktyg som Microsoft 365, WhatsApp, Slack eller via e-post för att underlätta både synkron och asynkron kommunikation. Definiera tydligt vilka kanaler som används för vilka syften för att undvika förvirring.

Sätt upp förväntningar och mål

Distansmedarbetare trivs när de har en tydlig förståelse för vad som förväntas av dem. Upprätta SMART-mål (specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna) och kommunicera dem på ett transparent sätt. Detta hjälper till att anpassa individuella insatser till övergripande teammål.

Skapa en kultur av förtroende när du hanterar distansarbetare

Förtroende är avgörande för dynamiken i ett team på distans. Cheferna bör lita på att deras medarbetare levererar resultat utan att detaljstyra. Uppmuntra öppen kommunikation, feedback och självständighet. Regelbundna incheckningar kan bidra till att upprätthålla synligheten utan att hindra produktiviteten. En av de viktigaste fördelarna med distansarbete är flexibilitet. Erkänn och ta hänsyn till olika arbetsstilar och tidszoner inom ditt team. Fokusera på resultat snarare än arbetade timmar, så länge deadlines hålls och prestationsstandarder upprätthålls.

Teknik för samarbete

Regelbundna avstämningar och virtuella möten skapar kontakt och ansvarstagande inom distansteam. Utnyttja produktivitetsverktyg och appar som hjälper till att hantera tid och uppgifter på ett effektivt sätt. Verktyg som Microsoft 365 eller Google Workspace kan hjälpa till att sätta deadlines och underlätta kommunikationen mellan teammedlemmarna. Verktyg som Jira och Trello kan effektivisera projekthanteringen. Du kan också använda GoBright:s Week Planner för att hålla koll på när dina kollegor är på kontoret eller arbetar på distans. Och det är mycket användbart för fildelning och samarbete i realtid kring dokument. Se till att alla teammedlemmar är bekväma med att använda dessa verktyg.

Smarta arbetsplatslösningar

Om man vill arbeta på kontoret vill man alltid ha en plats att sitta på. Med GoBright kan du enkelt boka ett skrivbord eller mötesrum i förväg och komma förberedd till kontoret. Förstå vilka dagar som är toppdagar så att du och ditt team kan samordna vilka dagar ni ska vara på kontoret. Organisera din arbetsvecka mer effektivt med dina kollegor och uppmuntra kunskapsdelning och samarbete. Väntar du besökare? Med GoBright:s besökshantering kan du enkelt registrera besökare, skicka meddelanden och effektivt övervaka deras besök, vilket säkerställer en sömlös gästupplevelse på ditt företag.

Uppmuntra social interaktion

Distansarbete kan ibland kännas isolerande. Uppmuntra informella interaktioner mellan teammedlemmarna genom virtuella kaffepauser, teambuilding-aktiviteter eller avslappnade chattkanaler. Att bygga upp personliga kontakter främjar en känsla av vänskap och förbättrar teamarbetet. Schemalägg regelbundet olika möten, t.ex. enskilda sessioner, veckovisa kickoffs och veckoslutsgenomgångar. På så sätt vet du också vad alla arbetar med och kan hjälpa varandra när det behövs.

Tillhandahålla löpande stöd och resurser

Distansanställda kan ställas inför unika utmaningar som kan påverka deras produktivitet. Se till att de har tillgång till nödvändiga resurser och stödsystem. Erbjud utbildningsmöjligheter, mentorskapsprogram eller friskvårdsinitiativ för att hjälpa dem att trivas både professionellt och personligt. Se till att det finns en bra arbetsplats hemma och att alla har de resurser de behöver, precis som på kontoret. Till exempel en ergonomisk kontorsstol eller ett höj- och sänkbart skrivbord, så kommer medarbetarna att börja jobba hälsosamt.

Övervaka prestationer på ett effektivt sätt

Upprätta tydliga mätetal för att utvärdera distansteamets prestationer. Granska regelbundet framstegen mot målen och ge konstruktiv feedback. Prestationsutvärderingar bör baseras på överenskomna kriterier för att säkerställa rättvisa och transparens.

Kontinuerligt förbättra processerna för att hantera distansarbetare

Distansarbete är ett dynamiskt område som kräver kontinuerlig optimering. Be om feedback från ditt team om vad som fungerar bra och vad som kan förbättras. Anpassa dina strategier utifrån lärdomar och bästa praxis i branschen.

Kom ihåg att hantera fjärrteam inte bara handlar om att övervaka uppgifter; det handlar om att ge individer möjlighet att trivas i en virtuell miljö och samtidigt uppnå kollektiva mål.

Vi har mer där det kom ifrån

Vanliga frågor

Fråga oss vad som helst! Här hittar du svaren på de vanligaste frågorna.

Bläddra bland vanliga frågor och svar

Hjälpcenter

En guldgruva för alla IT- och Facility Managers. Dyk ner i det tekniska kring våra produkter och lösningar.

Besök vårt hjälpcenter

Nyhetsbrev

Vill du hålla dig informerad om all utveckling inom smarta kontor och våra nya funktioner? Prenumerera nu.

Prenumerera nu