Externe medewerkers beheren

Veelvoorkomende uitdagingen bij het managen van teams op afstand

Het managen van werknemers op afstand brengt uitdagingen met zich mee die variëren van communicatieproblemen tot eenzaamheid. De kern van deze problemen ligt in de fysieke afwezigheid van een werknemer, die een algehele bedreiging vormt voor de productiviteit van het hele team. Laten we een aantal van deze uitdagingen met je doornemen.

Uitdaging in communicatie

Communicatie is van vitaal belang voor het succes van een team, vooral voor een team dat bestaat uit werknemers die (deels) op afstand werken. Zonder face-to-face interactie kan het vaak moeilijk zijn om op één lijn te zitten. Mogelijke problemen zijn miscommunicatie, verkeerde interpretatie van signalen en vertraging in de communicatie door verschillende tijdzones. Laten we ook de mogelijke culturele verschillen niet vergeten die een effectieve samenwerking binnen een team in de weg kunnen staan. De oorzaak van dit specifieke probleem moet worden aangepakt om een gezonde, stimulerende en positieve communicatie te garanderen.

Afleiding thuis

Het managen van externe medewerkers is een uitdaging vanwege de vele afleidingen waarmee ze thuis te maken hebben. In tegenstelling tot traditionele kantoren zijn huizen niet ontworpen voor werk, wat leidt tot onderbrekingen door huishoudelijke taken, familieleden en niet-werkactiviteiten. Maar afleiding kan ook optreden als je vaak reist en onderweg werkt. In coffeeshops, hotels, flexibele werkplekken door het hele land. Deze afleidingen kunnen de productiviteit en focus verminderen, dus managers moeten deze uitdagingen effectief aanpakken.

Gebrek aan bedrijfsidentiteit

Werken op afstand kan de bedrijfsidentiteit doen vervagen omdat werknemers, gescheiden van kantoor en collega's, moeite kunnen hebben om zich verbonden te voelen met de bedrijfscultuur en -waarden. Deze afstandelijkheid kan de motivatie en loyaliteit verminderen, waardoor werknemers zich meer aannemer dan teamlid voelen. Om dit tegen te gaan, zijn effectieve communicatie en regelmatige betrokkenheid essentieel voor het bevorderen van eenheid en het behouden van de bedrijfsidentiteit onder telewerkers.

Geen goede inwerkperiode voor nieuwe werknemers

Nieuwe werknemers de tijd geven om goed opgeleid te worden, met collega's die hen door alle processen en taken begeleiden, is cruciaal. Deze ervaring is echter anders wanneer je op afstand werkt. Daarom is het essentieel om een robuust inwerkprogramma op te zetten dat online componenten bevat, zodat collega's de kans krijgen om elkaar te leren kennen. Zorg voor uitgebreide trainingsprogramma's die online kunnen worden gevolgd om werknemers op afstand effectief te ondersteunen.

Niet de juiste middelen in huis

Wanneer werknemers de overstap maken van een gestructureerde kantooromgeving naar een thuissituatie, krijgen ze vaak te maken met een gebrek aan noodzakelijke hulpmiddelen en infrastructuur. Dit omvat alles van betrouwbaar snel internet en ergonomisch meubilair tot een printer. Zonder deze benodigdheden kan de productiviteit hieronder lijden en kan de kwaliteit van het werk afnemen. Het ontbreken van een eigen werkruimte kan afleiding en onderbrekingen veroorzaken, waardoor de efficiëntie afneemt. Werken aan de keukentafel kan kortstondig comfortabel zijn, maar is niet ideaal voor productiviteit op de lange termijn. Dit kan ook de balans tussen werk en privé verstoren, met gevolgen voor de mentale gezondheid en werktevredenheid.

Eenzaamheid onder telewerkers

Eenzaamheid vormt een aanzienlijke maar vaak genegeerde uitdaging voor werknemers op afstand. Zonder de gebruikelijke sociale uitwisseling in traditionele kantoren kunnen gevoelens van isolatie en eenzaamheid ontstaan, die een negatieve invloed hebben op het mentale welzijn en de werktevredenheid. Managers moeten dit probleem onderkennen en externe medewerkers proactief helpen om zich verbonden en gewaardeerd te voelen, ondanks de fysieke afstand.

Hier lees je hoe je een team op afstand kunt managen

Duidelijke communicatiekanalen opzetten

Effectieve communicatie vormt de kern van succesvol teambeheer op afstand. Gebruik een combinatie van tools zoals Microsoft 365, WhatsApp, Slack of via e-mail om zowel synchrone als asynchrone communicatie mogelijk te maken. Definieer duidelijk welke kanalen voor welke doeleinden worden gebruikt om verwarring te voorkomen.

Verwachtingen en doelen stellen

Medewerkers op afstand doen het goed als ze duidelijk weten wat er van hen wordt verwacht. Stel SMART-doelen op (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden) en communiceer ze op een transparante manier. Dit helpt om individuele inspanningen af te stemmen op overkoepelende teamdoelstellingen.

Een cultuur van vertrouwen creëren bij het managen van externe medewerkers

Vertrouwen is cruciaal in teamdynamiek op afstand. Managers moeten hun teamleden vertrouwen om resultaten te leveren zonder te micromanagen. Moedig open communicatie, feedback en autonomie aan. Regelmatige check-ins kunnen helpen om de zichtbaarheid te behouden zonder de productiviteit te belemmeren. Een van de belangrijkste voordelen van werken op afstand is flexibiliteit. Erken en accepteer verschillende werkstijlen en tijdzones binnen je team. Focus op resultaten in plaats van op gewerkte uren, zolang deadlines worden gehaald en prestatienormen worden gehandhaafd.

Technologie voor samenwerking

Regelmatige check-ins en virtuele vergaderingen creëren verbondenheid en verantwoordelijkheid binnen externe teams. Maak gebruik van productiviteitstools en apps die helpen bij het effectief beheren van tijd en taken. Tools zoals Microsoft 365 of Google Workspace kunnen helpen bij het stellen van deadlines en het faciliteren van communicatie tussen teamleden. Tools zoals Jira en Trello kunnen projectbeheertaken stroomlijnen. Je kunt ook GoBright's Week Planner gebruiken om bij te houden wanneer je collega's op kantoor zijn of op afstand werken. En het is erg handig om bestanden te delen en in realtime samen te werken aan documenten. Zorg ervoor dat alle teamleden vertrouwd zijn met het gebruik van deze tools.

Slimme werkplekoplossingen

Als je op kantoor wilt werken, wil je altijd een plek hebben om te zitten. Met GoBright kun je gemakkelijk vooraf een bureau of vergaderruimte reserveren en kun je goed voorbereid naar kantoor komen. Begrijp welke dagen piekdagen zijn, zodat jij en je team kunnen afstemmen welke dagen je op kantoor moet zijn. Organiseer je werkweek efficiënter met je collega's en stimuleer kennisdeling en samenwerking. Verwacht je bezoekers? Met GoBright's bezoekersbeheer kun je moeiteloos bezoekers registreren, meldingen versturen en hun bezoeken effectief overzien, zodat je een naadloze gastervaring in je bedrijf hebt.

Sociale interactie aanmoedigen

Werken op afstand kan soms geïsoleerd aanvoelen. Moedig informele interacties tussen teamleden aan via virtuele koffiepauzes, teambuildingactiviteiten of informele chatkanalen. Het opbouwen van persoonlijke banden bevordert het vriendschapsgevoel en verbetert het teamwerk. Plan regelmatig verschillende vergaderingen, zoals één-op-één sessies, wekelijkse kickoffs en einde-weekse beoordelingen. Zo weet je ook waar iedereen mee bezig is en kun je elkaar helpen als dat nodig is.

Voortdurende ondersteuning en middelen bieden

Medewerkers op afstand kunnen te maken krijgen met unieke uitdagingen die hun productiviteit kunnen beïnvloeden. Zorg ervoor dat ze toegang hebben tot de nodige middelen en ondersteuningssystemen. Bied opleidingsmogelijkheden, mentorschapprogramma's of welzijnsinitiatieven aan om hen te helpen zich professioneel en persoonlijk te ontplooien. Zorg voor een goede thuiswerkplek en dat iedereen de middelen heeft die ze nodig hebben, net als op kantoor. Bijvoorbeeld een ergonomische bureaustoel of een in hoogte verstelbaar bureau, en werknemers zullen een gezonde ster zijn.

Prestaties effectief bewaken

Duidelijke statistieken opstellen om de prestaties van het team op afstand te evalueren. Beoordeel regelmatig de voortgang en geef constructieve feedback. Prestatie-evaluaties moeten gebaseerd zijn op overeengekomen criteria om eerlijkheid en transparantie te garanderen.

Processen voor het managen van externe medewerkers voortdurend verbeteren

Werken op afstand is een dynamisch vakgebied dat voortdurend geoptimaliseerd moet worden. Vraag feedback aan je team over wat goed werkt en wat beter kan. Pas je strategieën aan op basis van geleerde lessen en best practices uit de sector.

Onthoud dat het managen van externe teams niet alleen gaat over het overzien van taken; het gaat over het in staat stellen van individuen om te gedijen in een virtuele omgeving terwijl collectieve doelen worden bereikt.