Flexibelt arbete är för närvarande det mest använda magiska modeordet. Att erbjuda sina anställda flexibilitet i fråga om "hur, var och när" är det som sysselsätter arbetsgivarna mest. Enligt en undersökning från Ernst & Young Global skulle faktiskt mer än hälften av de tillfrågade medarbetarna säga upp sig om de inte erbjöds någon form av flexibilitet. I den här artikeln får du veta varför det är viktigt med flexibelt arbete, vilken inverkan flexibelt arbete har på arbetsgivarna och hur flexibelt arbete kan gynna arbetsgivare som du.
Vilka är effekterna av flexibelt arbete?
Införandet av ett flexibelt kontor innebär stora förändringar, både för den anställde och för arbetsgivaren. Förändringar i kommunikation, schemaläggning, samarbete, produktivitet ... Du vet vad du vill! Flexibelt kontor innebär att medarbetarna har möjlighet att arbeta från andra platser än kontoret och att välja sina egna arbetstider. Många arbetar hemifrån, och långt över hälften av de anställda väljer att arbeta flexibelt. Nederländerna, Sverige och Finland är de länder som har den mest flexibla arbetsmiljön (källa: Centraal Bureau voor de Statistiek). Denna form av arbete påverkar både anställda och arbetsgivare. Förändring behöver dock inte betyda kris. Det kan faktiskt vara något bra.
Vilken inverkan kommer flexibla arbetsmodeller att ha på arbetsgivarna?
Som arbetsgivare vill du det bästa för ditt företag. Alla professionella entreprenörer vet dock att deras anställda är avgörande för företagets framgång. Som nämnts har flexibelt arbete blivit en standard för dagens anställda, så till den grad att de är villiga att säga upp sig om de inte uppfyller den standarden. Professionella talar till och med om The Great Resignation: Anställda säger upp sig i stor skala när arbetsförhållandena inte längre håller måttet. Som arbetsgivare måste du ligga steget före den här trenden. Även om många arbetsgivare skulle vilja se sina anställda på kontoret, oavsett om det är för företagskulturen eller ledningen, är det inte längre realistiskt. Det går inte att förneka att flexibla arbetsscheman är något som alla arbetsgivare måste införa på kontoret. Men hur gynnar det arbetsgivaren?
Människorna
Först och främst kommer det att förbättra medarbetarnas tillfredsställelse och lycka, vilket kommer att resultera i en bättre Employee Experience. Dessutom kommer det att förbättra ditt teams kvaliteter. Talangfulla medarbetare som du redan har kommer att stanna kvar, och du får fler möjligheter att anställa talanger. Om det är möjligt att arbeta på distans har du trots allt ett större urval av personer att välja mellan vid tillsättning av en ledig tjänst. Produktiviteten kommer också att öka för en stor grupp människor: En studie från Gartner visade att 43% av de tillfrågade var mer produktiva när de arbetade flexibelt. Slutsatsen är att flexibelt arbete har en mycket positiv inverkan på dina kollegor.
Tillbaka till verksamheten
Förutom fördelarna för människorna är flexibla kontor också fördelaktiga när det gäller kostnadseffektivitet. När medarbetarna arbetar hemifrån oftare används kontoret naturligtvis mycket mindre. Detta leder automatiskt till minskade energikostnader, eftersom värme, luftkonditionering, belysning och AV-utrustning stängs av oftare. Som ett resultat kommer ditt företag att uppleva en minskning av rörliga kostnader och samtidigt arbeta med att uppfylla målen för hållbar utveckling.
Men förutom rörliga kostnader kan en flexibel arbetsmiljö också gynna din budget när det gäller statiska kostnader, t.ex. fastigheter. När du använder rätt smarta arbetsplatsverktyg, t.ex. lösningar för rumsbokning och skrivbordsbokning, kan du samla in exakta uppgifter om kontorets beläggning. Detta kan hjälpa dig att inse att du har alldeles för mycket kontorsutrymme tillgängligt och motivera beslutet att släppa taget om en del av golvytan. På så sätt kan du sänka fastighetskostnaderna utan att det går ut över dina anställda.
Vilken inverkan kommer flexibla arbetsscheman att ha på de anställda?
Medarbetarnöjdhet
Flexibla arbetstider har flera positiva effekter på medarbetarnas prestationer. Den största fördelen är en bättre balans mellan arbete och privatliv. När medarbetarna arbetar med ett flexibelt arbetsschema kan de passa in andra åtaganden, t.ex. sina barn, runt arbetet. Medarbetarna kommer oftare att arbeta hemifrån, vilket innebär att pendling blir mindre vanligt. Det sparar tid och stress både före och efter arbetet. Forskning från Atlassian tyder till och med på att personer som arbetar flexibelt löper 22% mindre risk att drabbas av utbrändhetssymptom.
Förbättrad förmåga att behålla medarbetare
Flexibelt arbete är ett utmärkt sätt att få fler anställda att stanna kvar. När medarbetarna får arbeta hemifrån känner de sig betrodda och uppskattade. De är också mindre benägna att lämna sitt jobb för ett annat som erbjuder bättre flexibilitet. Detta minskar personalomsättningen, vilket kan vara kostsamt för företagen.
Ökad produktivitet
Att arbeta i en flexibel miljö ökar produktiviteten eftersom medarbetarna kan arbeta under sina mest produktiva timmar. Forskning har visat att människor har olika tider då produktiviteten är som högst och att låta medarbetarna arbeta under dessa tider kan leda till bättre resultat. Dessutom eliminerar distansarbete behovet av långa pendlingsresor, vilket innebär att medarbetarna har mer tid att arbeta och löper mindre risk att drabbas av trötthet.
Sammantaget leder flexibelt arbete till en bättre balans mellan arbete och fritid och ökad arbetstillfredsställelse, vilket i sin tur leder till ett ökat engagemang hos medarbetarna.
Så varför tvivlar du?
Det här är nästan alla fördelar. Så varför tvivlar vissa arbetsgivare fortfarande? Det är sant att införandet av ett flexibelt kontor också medför vissa utmaningar.
Var ska jag börja?
Det kan vara svårt att bestämma sig för vilken modell för flexibelt arbete som ska införas. Flexibelt arbete handlar inte bara om att arbeta på olika platser; det kan också innebära att man arbetar olika tider eller färre dagar i veckan. Vad passar ditt företag och dina anställda bäst? Ett sådant beslut kan du bara fatta om du har en klar uppfattning om var ditt företag befinner sig, dina mål och dina medarbetares önskemål. Vad förväntar du dig av ditt företag om några år? Och vad innebär hybridarbete för ditt team?
När du har fastställt detta kan beslutet fattas inom kort. Fortsätt att kommunicera med ditt team och ha en tydlig vision.
Arbete är inte längre bara på kontoret
Beslutet är fattat och du har infört en flexibel arbetsmiljö. Dina medarbetare arbetar på olika platser och kanske till och med i olika tidszoner. Du kommer att märka att kontoret används allt mer sällan och att den genomsnittliga arbetsplatsen är hemma. Särskilt idag innebär detta att du inte längre bara behöver optimera företagets kontor, utan även dina medarbetares hemmakontor. Den digitala arbetsytan kommer att vara avgörande för din flexibla arbetsplats.
Därför behöver du smarta arbetsplatslösningar som stöder samarbete och kommunikation mellan alla anställda. Dessa kan hjälpa dig att planera och organisera dina anställdas arbetsdagar, oavsett var de befinner sig. När du bestämmer dig för vilket av dessa smarta arbetsplatsverktyg du ska använda, se till att välja ett som är integrerat i system som du redan använder, till exempel FMIS-system, Microsoft Teams, Outlook och Google Workspace. På så sätt undviker du att dina medarbetare förlorar tid och känner sig överväldigade på grund av överflödet av olika system.
Optimering av huvudkontoret
Nu när dina anställda arbetar mer hemifrån kommer du att märka att ditt kontor inte längre behöver underlätta för alla anställda på en gång. Det är dags att dra ner på antalet anställda. Men hur bestämmer du vad du ska göra dig av med? Inom vårt område använder vi termen beläggningsmätning. Använd data från rums- eller skrivbordsbokningsprogram för att mäta hur kontoret används av dina anställda och få insikter om vad som inte längre behövs. Du kanske upptäcker att du kan göra dig av med ett visst antal skrivbord och kanske till och med golvyta.
Hantering av en decentraliserad personalstyrka
Den största utmaningen som arbetsgivare ställs inför på en flexibel arbetsplats är förmodligen att hantera medarbetarna när de alla arbetar olika tider och på olika platser. Det bevisar att inget är viktigare än kommunikation och samarbete. Investera i ett välfungerande videokonferensverktyg som Microsoft Teams för att hålla kontakten med alla och för att hålla samarbetet mellan medarbetarna på topp. Vill du veta mer om vad du kan göra för att stimulera samarbetet på ett flexibelt kontor?
