Eftersom den moderna arbetsvärlden ständigt utvecklas och digitaliseras blir det alltmer intressant för anställda att arbeta på distans. När allt kommer omkring sparar det tid i pendlingen, ger en säker och lugn arbetsplats och kan bidra till att upprätthålla en sund balans mellan arbete och privatliv.
Utmaningar med distansarbete
Även om distansarbete kan erbjuda många olika fördelar finns det några saker som distansarbetare kämpar med varje dag. Så vilka utmaningar finns det för distansarbete och hur kan du lösa dem?
Aldrig ur tjänst
En av de största utmaningarna med distansarbete är att du aldrig riktigt är borta från kontoret. När du arbetar på kontoret stänger du din bärbara dator i slutet av ditt skift för att gå hem, och vanligtvis öppnar du den inte igen förrän ditt nästa skift börjar. Eftersom distansarbetare har sitt kontor hemma finns det aldrig någon bestämd tid när de ska logga ut och gå. Människor frestas att avsluta den där uppgiften eller boka in det där mötet, även om det är utanför kontorstid. Forskning visar att 25 % av distansmedarbetarna kämpar med att koppla bort sig själva! Att inte kunna sätta gränser för sitt arbete kan i slutändan orsaka flera problem. Det kan öka risken för utbrändhet och till och med verka kontraproduktivt när det gäller balansen mellan arbete och privatliv. Det är därför ett viktigt problem att ta itu med så snart som möjligt.
Som arbetsgivare kan du hjälpa en anställd med detta problem genom att inte kontakta dem utanför deras arbetstid. På så sätt känner de sig inte tvingade att utföra arbete även när de är lediga. Men det mesta av arbetet är upp till medarbetaren att ta tag i. Sätt upp hårda gränser för arbetstiden och be din familj och dina kollegor om hjälp att koppla ur om du går över dina egna gränser.
En annan sak som hjälper till med att koppla bort är att skapa ett separat utrymme hemma för arbete, som är utom synhåll. När du arbetar i vardagsrummet eller i köket är din laptop alltid synlig, vilket gör det lättare för dig att checka in även om du är ledig.
Tidshantering
När man arbetar hemifrån är det många som kämpar med att hantera sin tid på ett effektivt sätt. Det finns alltid en frestelse att göra andra saker när man är hemma, trots att man är på jobbet. Tvätta, skjutsa barnen till skolan eller till och med ta ett snabbt besök hos frisören. Å ena sidan är detta en stor fördel eftersom möjligheten att göra allt detta skapar en sund balans mellan arbete och privatliv, men å andra sidan händer det alltför ofta att denna dåliga tidshantering leder till att man måste kompensera för den förlorade tiden utanför arbetstiden.
Ett särskilt utrymme för arbete minskar också effektivt antalet distraktioner, eftersom du inte ser dina andra "uppgifter" lika mycket. Det är dock inte alltid möjligt att eliminera alla ljuddistraktioner. En bra början är dock att stänga av melodierna från dina elektriska apparater, t.ex. tvättmaskinen, så att du inte känner dig stressad att svara på dess anrop. Minimera antalet notiser på din telefon och, hur dumt det än kan verka, klä dig som om du skulle till kontoret. Det hjälper dig att vakna på morgonen och hålla produktiviteten uppe.
Ensamhet och psykisk hälsa
Vi har sett det öka under pandemin, men det har varit ett problem i alla tider: En studie av Lynn Holdsworth som gjordes före pandemin visade att heltidsarbete på distans kan öka känslan av ensamhet med 67 %! Det här problemet bör inte ignoreras: Förutom de uppenbara konsekvenserna av ensamhet för den anställde, har det också en direkt inverkan på företaget. Ensamma människor är mindre produktiva, engagerade och motiverade.
Det hjälper distansmedarbetare att bekämpa ensamhet när företaget anstränger sig för att upprätthålla kommunikationen mellan teammedlemmarna, både när det gäller arbete och informellt småprat. Det är därför viktigt att företaget förser sina medarbetare med bra kommunikationsverktyg som Microsoft Teams, så att medarbetarna enkelt kan hålla kontakten. Det är också bra om det finns förbestämda veckomöten där medarbetarna kan ta sig tid att skapa band till varandra och koppla bort arbetet. På så sätt får ingen dåligt samvete för att de inte använder sin tid till arbete och medarbetarna får samtidigt chansen att lära känna varandra bättre.
Om du skapar en trygg arbetsmiljö för dina medarbetare kan de våga anförtro sig till dig när de har psykiska problem och det kan till och med leda till samtal om ämnet mellan kollegor.
Ett tips: ordna regelbundna möten och träffar på kontoret då och då för att hitta den där kontakten.
Kommunikation och lagarbete
När ett team består av personer som inte arbetar på samma kontor regelbundet kan det bli svårt att kommunicera och samarbeta. Detta är särskilt fallet med personer som arbetar i olika tidszoner: Det leder till att vissa teammedlemmar aldrig kan kommunicera och det kan försämra teamarbetet i företaget.
Samma utmaning kan leda till att den sociala sammanhållningen inom teamet försämras. Eftersom distansarbetaren inte befinner sig fysiskt på kontoret med sina kollegor missar de inte bara småpratet på kontoret utan även större saker, som företagsutflykter eller drinkar. Det kan göra det svårt att få kontakt med kollegorna och leda till att man inte känner sig som en del av teamet.
När distansarbetaren arbetar från ett annat land är det naturligtvis svårt att komma och besöka kontoret då och då. I dessa fall kan det också vara bra att ha regelbundna videosamtal med teamet och teamchefen för att hålla kontakten. På så sätt får alla chansen att knyta an till varandra.
Samarbete
I linje med problemet med kommunikation ligger utmaningen med att samarbeta. Det är svårt att arbeta tillsammans med medarbetare som föredrar att arbeta hemifrån och därför inte alltid är på kontoret. I dessa situationer är det bra att investera i smarta arbetsplatslösningar.
När det finns behov av samarbete på kontoret kan dessa lösningar hjälpa till att organisera det på ett smidigt sätt. GoBrightlösningar är särskilt utformade för just detta ändamål. En mycket användbar funktion är till exempel "Hitta min kollega", för när du arbetar på kontoret och behöver veta var din kollega är. Skriv bara in namnet så talar programmet om exakt vid vilket skrivbord eller i vilket mötesrum han eller hon befinner sig. Nu behöver du inte längre förlora tid på att hitta din kollega i en stor byggnad!
Men det finns också större verktyg för samarbete inom GoBright ekosystem. Microsoft Teams-integrationen till exempel, som gör det möjligt för användare att använda hela GoBright i sin Microsoft Teams-miljö. Detta innebär enklare åtkomst till GoBrightfunktioner samtidigt som du gör dina vanliga uppgifter.
Och snart nog kommer GoBright att släppa vår veckoplanerare: Ett revolutionerande tillägg till våra nuvarande system. I Week Planner kommer användarna att kunna se var deras medarbetare kommer att arbeta under veckan. Med den här informationen kan de effektivt schemalägga möten och tillfällen för samarbete med specifika personer.
Tekniska svårigheter
Och slutligen är det naturligtvis tekniken som ibland överger oss. Wi-fi som inte fungerar, skärmar som krånglar och fel i kommunikationssystemen. Nästan alla kontor har en IT-avdelning som kan hjälpa till i nödsituationer, men hemma har man i regel bara sig själv. Om inte ens make/maka är ett IT-mirakel förstås. Kontoret tillhandahåller också professionella hjälpmedel, som skrivare och högkvalitativa skärmar. Samtidigt uppfyller kontoret vissa hälso- och säkerhetskrav, t.ex. ergonomiska stolar och höj- och sänkbara skrivbord. Dessa saker är kostsamma att tillhandahålla själv i ett hemmakontor.
