"Man får aldrig en ny chance for et godt førstehåndsindtryk"
Det gælder ikke kun for enkeltpersoner, men også for organisationer. Du vil gerne give dine besøgende en behagelig oplevelse, fra det øjeblik de træder ind ad døren. Og det starter naturligvis med den måde, du byder dine gæster velkommen på i lobbyen eller i receptionen. Og det starter faktisk et skridt tidligere; fra det øjeblik, du inviterer dem ind i dine lokaler. Uanset om du har en travl reception eller en ubemandet skranke, kan du med et godt digitalt besøgsregistreringssystem som GoBright Visitor Management System sikre, at dine besøgende altid får hjælp med det samme. Det forkorter ventetiden, fremskynder flowet af besøgende ved skranken og stimulerer en punktlig og professionel fremtoning.
Hvordan fungerer vores digitale modtagelse normalt?
Besøgende registrerer sig selv via en tablet på disken, og "værterne" modtager en e-mail og en sms om, at den besøgende er ankommet. Den besøgende får et personligt badge og er klar til at blive hentet af værten. Efter mødet kan de tjekke ud af bygningen ved at scanne deres badge. Der er ingen køer ved skranken, receptionisten behøver ikke at finde telefonnumre eller kolleger, det er papirløst og altid GDPR-sikkert. Hurtigt, enkelt og professionelt. Hvad vil du ellers have?
Og så var der Covid-19.... Efterfulgt af alle mulige tiltag
Coronavirusens ankomst har ændret alt i de seneste måneder. I flere måneder, eller endda hele året, var kontorerne lukket, og møder, seminarer og kurser blev så vidt muligt afholdt online. Nu ser vi, at kontorerne åbner deres døre igen, at vi er meget glade for menneskelig kontakt, og at de første besøgende bliver budt omhyggeligt velkommen igen. Nu er det endnu vigtigere at vise sine gæster, at man bekymrer sig om dem og også om deres sikkerhed og sundhed.
Som arbejdsgiver skal du overholde alle former for foranstaltninger i forbindelse med social afstand, reducere det samlede antal mennesker i din bygning og tilføje ekstra hygiejne- og rengøringsrunder. Ud over dine normale pligter som arbejdsgiver er dette ikke nogen lille bedrift. Hvordan holder du det konsekvent, håndterbart og frem for alt enkelt?
Med Desk Booking-løsningen kan du lade dine medarbejdere booke et skrivebord hjemmefra. På den måde kan du begrænse antallet af personer i bygningen, og du ved til enhver tid, hvor de befinder sig. Men hvordan arrangerer du det for dine besøgende?
Kontaktløs, men stadig forbundet
En af de største justeringer på arbejdsgulvet er at holde afstand til hinanden og begrænse kontaktmomenter i ordets bredeste forstand. Det føles meget unaturligt, men det er så vigtigt lige nu. Derfor leder vi efter løsninger, der reducerer den kontakt, dine besøgende har med andre mennesker eller genstande, betydeligt, men hvor de stadig føler sig set, værdsat og velkomne. Hvordan kan et digitalt besøgsstyringsværktøj som GoBrightbidrage til dette?
En medarbejder inviterer en kunde, leverandør eller andre gæster via GoBright Portal eller via GoBright Plugin i Outlook. Den besøgende modtager en e-mail med forhåndsregistrering og en QR-kode. Med denne kode har han adgang til ejendommen på den dato, der er angivet i e-mailen. Du kan tilpasse skabelonen for denne e-mail fuldstændigt ved at tilføje dit eget logo og vigtige oplysninger som f.eks. rutevejledning, kontaktoplysninger, sikkerhedsinstruktioner eller endda et sundhedstjek.
Ved ankomsten scanner den besøgende QR-koden ved besøgsregistreringspanelet, og medarbejderen modtager en e-mail og sms om, at hans besøgende er ankommet. Eventuelt udskrives et personligt badge med foto og QR-kode, og indtil videre har alt været kontaktløst så meget som muligt. På den måde har receptionisten mere tid til ægte og personlig opmærksomhed på den besøgende.
Et badge med QR-kode har flere fordele:
- Et personligt badge bliver genbrugt og ikke smidt væk;
- Det fremskynder registreringsprocessen for tilbagevendende besøgende;
- Denne QR-kode kan også give adgang til virksomhedens restaurant
Risikostyring
Planlægning og registrering af besøgende er en vigtig del af at genstarte kontorlivet. Som arbejdsgiver vil du gerne styre dine besøgsstrømme så meget som muligt og justere dem, hvis det er nødvendigt. Ved at arbejde med forhåndsregistreringer får du en god idé om antallet af eksterne besøgende på forhånd. Og fordi du kun tillader folk, der er digitalt registrerede, har du et opdateret og præcist overblik på ethvert tidspunkt af dagen. Og det er også meget nyttigt i tilfælde af en nødsituation. Beredskabsofficeren kan tjekke, hvor kolleger og besøgende befinder sig via mobilportalen. Og hvis der er nye Covid-19-infektioner i virksomheden, kan vores værktøjer hjælpe med at forhindre yderligere spredning.
