“Du får aldri en ny sjanse til et godt førsteinntrykk”
Dette gjelder ikke bare enkeltpersoner, men også organisasjoner. Du ønsker å gi dine besøkende en hyggelig opplevelse, fra det øyeblikket de går gjennom døren. Og det starter naturligvis med måten du ønsker gjestene dine velkommen i lobbyen eller i resepsjonen. Og, det starter faktisk et skritt tidligere; fra det øyeblikket du inviterer dem til dine lokaler. Enten du har en travel resepsjon eller en ubemannet skranke, med et godt digitalt besøksregistreringssystem som f.eks. GoBright sitt Visitor Management System sørger du for at dine besøkende alltid blir hjulpet umiddelbart. Dette forkorter ventetiden, akselererer strømmen av besøkende ved skranken og stimulerer til en punktlig og profesjonell fremtoning.
Hvordan fungerer vårt digitale mottak normalt?
Besøkende registrerer seg via nettbrett på disken og «vertene» mottar en e-post og en tekstmelding om at den besøkende har ankommet. Den besøkende mottar et personlig merke og er klar til å bli hentet av verten. Etter møtet lar en enkel merkeskanning dem sjekke ut av bygningen. Det er ingen køer ved skranken, resepsjonisten trenger ikke å spore opp telefonnumre eller kolleger, den er papirløs og alltid GDPR-sikker. Rask, enkel og profesjonell. Hva mer vil du?
Og så var det Covid-19... Etterfulgt av alle slags tiltak
Ankomsten av koronaviruset endret alt de siste månedene. I måneder, eller til og med hele året, var kontorer stengt og møter, seminarer eller kurs ble gjennomført online så mye som mulig. Vi ser nå at kontorene åpner dørene igjen; at vi er veldig fornøyde med menneskelig kontakt og at de første besøkende blir tatt godt imot igjen. Det er enda viktigere nå å vise gjestene at du bryr deg om dem og også om deres sikkerhet og helse.
Som arbeidsgiver må du forholde deg til alle typer tiltak knyttet til sosial distansering, redusere det totale antallet personer i bygget ditt og legge til ekstra hygiene- og renholdsrunder. I tillegg til dine vanlige plikter som arbeidsgiver, er dette ingen liten prestasjon. Hvordan holder du det konsistent, håndterbart og fremfor alt enkelt?
Med Desk Booking-løsningen lar du dine ansatte bestille skrivebord hjemmefra. På den måten kan du begrense antall personer i bygget og du vet hvor de er til enhver tid. Men hvordan ordner du dette for dine besøkende?
Kontaktløs, men fortsatt tilkoblet
En av de største tilpasningene på arbeidsgulvet er å holde avstand til hverandre og begrense kontaktmomenter i ordets videste forstand. Det føles veldig unaturlig, men det er så viktig akkurat nå. Derfor ser vi etter løsninger som reduserer kontakten dine besøkende har med andre mennesker eller objekter betydelig, men som de fortsatt føler seg sett, verdsatt og velkomne med. Hvordan kan et digitalt besøksadministrasjonsverktøy like GoBright bidrar til dette?
En ansatt inviterer en kunde, leverandør eller andre gjester via GoBright Portal eller via GoBright Plugin, i Outlook . Den besøkende mottar en forhåndsregistrering på e-post med en QR-kode. Med denne koden har han tilgang til eiendommen på datoen oppgitt i e-posten. Du kan tilpasse malen for denne e-posten fullstendig ved å legge til din egen logo og viktig informasjon som veibeskrivelse, kontaktdetaljer, sikkerhetsinstruksjoner eller til og med en helsesjekk.
Ved ankomst skanner den besøkende QR-koden på besøksregistreringspanelet og den ansatte mottar en e-post og tekstmelding om at den besøkende har ankommet. Eventuelt skrives det ut et personlig merke med foto og QR-kode og så langt har alt vært kontaktløst så langt som mulig. På denne måten får resepsjonisten mer tid til ekte og personlig oppmerksomhet for besøkende.
Et merke med QR-kode har flere fordeler:
– Et personlig merke blir gjenbrukt og ikke kastet;
– Det fremskynder registreringsprosessen for tilbakevendende besøkende;
– Denne QR-koden kan også gi tilgang til bedriftsrestauranten
Risikostyring
Planlegging og registrering av besøkende er en viktig del av å starte kontorlivet på nytt. Som arbeidsgiver ønsker du å administrere besøksstrømmene dine så mye som mulig og justere dem om nødvendig. Ved å jobbe med forhåndspåmeldinger vil du på forhånd få et godt inntrykk av antall eksterne besøkende. Og fordi du kun tillater personer som er digitalt registrert, har du til enhver tid på døgnet en oppdatert og nøyaktig oversikt. Og det er også veldig nyttig i nødstilfeller. Beredskapsvakten kan sjekke hvor kollegaer og besøkende befinner seg via mobilportalen. Og anta at det er nye Covid-19-infeksjoner i selskapet, kan verktøyene våre bidra til å forhindre videre spredning.
