"Non si ha mai una seconda occasione per fare una buona prima impressione".
Questo vale non solo per gli individui, ma anche per le organizzazioni. Volete offrire ai vostri visitatori un'esperienza piacevole, fin dal momento in cui varcano la porta. E questo naturalmente inizia dal modo in cui accogliete i vostri ospiti nella hall o alla reception. E in realtà inizia un passo prima, dal momento in cui li invitate nei vostri locali. Sia che abbiate un banco reception molto frequentato o un banco non presidiato, con un buon sistema digitale di registrazione dei visitatori, come il Visitor Management System di GoBright, vi assicurate che i vostri visitatori siano sempre aiutati immediatamente. Questo riduce i tempi di attesa, accelera il flusso di visitatori allo sportello e stimola un aspetto puntuale e professionale.
Come funziona normalmente la nostra ricezione digitale?
I visitatori si registrano tramite un tablet sul bancone e i "padroni di casa" ricevono un'e-mail e un messaggio di testo per comunicare l'arrivo del visitatore. Il visitatore riceve un badge personalizzato ed è pronto per essere prelevato dall'ospite. Dopo l'incontro, una semplice scansione del badge consente loro di uscire dall'edificio. Non ci sono code al bancone, l'addetto alla reception non deve rintracciare numeri di telefono o colleghi, è privo di carta e sempre a prova di GDPR. Veloce, semplice e professionale. Cos'altro volete?
E poi c'è stato Covid-19.... Seguito da tutti i tipi di misure
L'arrivo del Coronavirus ha cambiato tutto negli ultimi mesi. Per mesi, o addirittura per tutto l'anno, gli uffici sono rimasti chiusi e le riunioni, i seminari o i corsi si sono svolti il più possibile online. Ora vediamo che gli uffici stanno riaprendo le loro porte; che siamo molto contenti del contatto umano e che i primi visitatori sono di nuovo accolti con attenzione. Ora è ancora più importante dimostrare ai propri ospiti che ci si preoccupa di loro e anche della loro sicurezza e salute.
In qualità di datore di lavoro, dovete aderire a tutti i tipi di misure relative all'allontanamento sociale, riducendo il numero totale di persone nel vostro edificio e aggiungendo turni di igiene e pulizia supplementari. Oltre ai normali doveri di datore di lavoro, non si tratta di un'impresa da poco. Come fare per mantenerla coerente, gestibile e soprattutto semplice?
Con la soluzione Desk Booking, potete permettere ai vostri dipendenti di prenotare una scrivania da casa. In questo modo potete limitare il numero di persone nell'edificio e sapere dove si trovano in qualsiasi momento. Ma come fare per i vostri visitatori?
Senza contatto, ma sempre connessi
Uno degli aggiustamenti più importanti sul piano lavorativo è quello di mantenere le distanze e limitare i momenti di contatto nel senso più ampio del termine. Questo sembra molto innaturale, ma è molto importante in questo momento. Ecco perché cerchiamo soluzioni che riducano significativamente il contatto dei visitatori con altre persone o oggetti, ma che li facciano sentire comunque visti, apprezzati e benvenuti. In che modo uno strumento di gestione digitale dei visitatori come GoBrightpuò contribuire a questo?
Un dipendente invita un cliente, un fornitore o altri ospiti tramite il portale GoBright o il plugin GoBright in Outlook. Il visitatore riceve un'e-mail di pre-registrazione con un codice QR. Con questo codice ha accesso alla proprietà alla data indicata nell'e-mail. È possibile personalizzare completamente il modello di questa e-mail aggiungendo il proprio logo e informazioni importanti come indicazioni stradali, dettagli di contatto, istruzioni di sicurezza o persino un controllo sanitario.
All'arrivo, il visitatore scansiona il codice QR presso il pannello di registrazione dei visitatori e il dipendente riceve un'e-mail e un messaggio di testo per informare dell'arrivo del visitatore. In opzione, viene stampato un badge personale con foto e codice QR e finora tutto è stato fatto il più possibile senza contatto. In questo modo l'addetto alla reception ha più tempo per dedicare al visitatore un'attenzione autentica e personale.
Un badge con codice QR presenta diversi vantaggi:
- Un badge personalizzato viene riutilizzato e non buttato via;
- velocizza il processo di registrazione per i visitatori che ritornano;
- Il codice QR può anche consentire l'accesso al ristorante aziendale.
Gestione del rischio
Pianificare e registrare i visitatori è una parte importante della ripresa della vita d'ufficio. Come datore di lavoro, volete gestire il più possibile i flussi di visitatori e modificarli se necessario. Lavorando con le pre-registrazioni, potrete avere una buona idea del numero di visitatori esterni in anticipo. Inoltre, poiché ammettete solo persone registrate digitalmente, avrete una panoramica aggiornata e precisa in qualsiasi momento della giornata. E questo è molto utile anche in caso di emergenza. L'addetto alle emergenze può controllare la posizione di colleghi e visitatori tramite il portale mobile. E se all'interno dell'azienda si verificano nuove infezioni da Covid-19, i nostri strumenti possono aiutare a prevenire un'ulteriore diffusione.
