Sai come accogliere i visitatori in ufficio in modo sicuro?
"Non si ha mai una seconda possibilità per una buona prima impressione"
Questo vale non solo per gli individui, ma anche per le organizzazioni. Volete dare ai vostri visitatori un'esperienza piacevole, dal momento in cui attraversano la porta. E questo naturalmente inizia con il modo in cui accogliete i vostri ospiti nell'atrio o alla reception. E, in realtà, inizia un passo prima; dal momento in cui li invitate nei vostri locali. Sia che abbiate una reception affollata o un banco non presidiato, con un buon sistema di registrazione digitale dei visitatori come 'GoBright Visit' vi assicurate che i vostri visitatori siano sempre aiutati immediatamente. Questo accorcia i tempi di attesa, accelera il flusso di visitatori allo sportello e stimola un aspetto puntuale e professionale.
Come funziona normalmente la nostra ricezione digitale?
I visitatorisi registrano tramite un tablet sul bancone e i "padroni di casa" ricevono un'e-mail e un messaggio di testo che dice che il visitatore è arrivato. Il visitatore riceve un badge personalizzato ed è pronto per essere prelevato dall'ospite. Dopo l'incontro, una semplice scansione del badge permette loro di lasciare l'edificio. Non ci sono code allo sportello, la receptionist non ha bisogno di rintracciare numeri di telefono o colleghi, è senza carta e sempre a prova di GDPR. Veloce, semplice e professionale. Cos'altro volete?
E poi c'era Covid-19.... Seguito da tutti i tipi di misure
L'arrivo del Coronavirus ha cambiato tutto negli ultimi mesi. Per mesi, o addirittura per tutto l'anno, gli uffici sono stati chiusi e le riunioni, i seminari o i corsi sono stati condotti il più possibile online. Ora vediamo che gli uffici stanno aprendo di nuovo le loro porte, che il contatto umano è molto gradito e che i primi visitatori sono di nuovo accolti con cura. Ora è ancora più importante mostrare ai vostri ospiti che vi preoccupate per loro e anche per la loro sicurezza e salute.
Come datore di lavoro, dovete aderire a tutti i tipi di misure relative alla distanza sociale, riducendo il numero totale di persone nel vostro edificio e aggiungendo turni extra di igiene e pulizia. Oltre ai tuoi normali doveri di datore di lavoro, questa non è un'impresa da poco. Come fare per mantenerlo coerente, gestibile e soprattutto semplice?
Con la soluzione Desk Booking, permetti ai tuoi dipendenti di prenotare una scrivania da casa. In questo modo puoi limitare il numero di persone nell'edificio e sai dove sono in ogni momento. Ma come si fa a fare questo per i tuoi visitatori?
Senza contatto, ma ancora connesso
Uno degli aggiustamenti più importanti sul piano lavorativo è quello di mantenere le distanze e limitare i momenti di contatto nel senso più ampio del termine. Questo sembra molto innaturale, ma è molto importante in questo momento. Ecco perché cerchiamo soluzioni che riducano significativamente il contatto dei visitatori con altre persone o oggetti, ma che li facciano sentire comunque visti, apprezzati e benvenuti. In che modo uno strumento di gestione digitale dei visitatori come GoBright Visit può contribuire a questo?
Un dipendente invita un cliente, un fornitore o altri ospiti tramite il portale GoBright o tramite il plugin GoBright , in Outlook. Il visitatore riceve una mail di pre-registrazione con un codice QR. Con questo codice, ha accesso alla proprietà nella data indicata nell'e-mail. È possibile personalizzare completamente il modello di questa e-mail aggiungendo il proprio logo e informazioni importanti come indicazioni, dettagli di contatto, istruzioni di sicurezza o anche un controllo sanitario.
All'arrivo, il visitatore scansiona il codice QR al pannello di registrazione dei visitatori e il dipendente riceve un'e-mail e un messaggio di testo che il suo visitatore è arrivato. Opzionalmente, viene stampato un badge personale con foto e codice QR e finora tutto è stato senza contatto per quanto possibile. In questo modo il receptionist ha più tempo per un'attenzione genuina e personale per il visitatore.
Un badge con codice QR ha diversi vantaggi:
- un badge personalizzato viene riutilizzato e non buttato via
- accelera il processo di registrazione per i visitatori che ritornano;
- questo codice QR può anche fornire l'accesso al ristorante aziendale
Gestione del rischio
Pianificare e registrare i visitatori è una parte importante della ripresa della vita in ufficio. Come datore di lavoro, volete gestire i flussi di visitatori il più possibile e regolarli se necessario. Lavorando con le pre-registrazioni, avrete una buona idea del numero di visitatori esterni in anticipo. E poiché permetti solo alle persone che sono registrate digitalmente, hai una panoramica aggiornata e accurata a qualsiasi ora del giorno. E questo è anche molto utile in caso di emergenza. L'addetto alle emergenze può controllare dove si trovano i colleghi e i visitatori tramite il portale mobile. E, se ci sono nuove infezioni da Covid-19 all'interno dell'azienda, i nostri strumenti possono aiutare a prevenire un'ulteriore diffusione.
