"Man får aldrig en andra chans att göra ett bra första intryck"
Detta gäller inte bara för enskilda personer utan även för organisationer. Du vill ge dina besökare en trevlig upplevelse, från det ögonblick de kliver in genom dörren. Och det börjar naturligtvis med det sätt på vilket du välkomnar dina gäster i lobbyn eller i receptionen. Och det börjar faktiskt ett steg tidigare; från det ögonblick då du bjuder in dem till dina lokaler. Oavsett om du har en upptagen eller obemannad reception, kan du med ett bra digitalt besöksregistreringssystem som GoBright Visitor Management System se till att dina besökare alltid får hjälp direkt. Detta förkortar väntetiden, påskyndar flödet av besökare vid disken och stimulerar ett punktligt och professionellt uppträdande.
Hur fungerar vår digitala mottagning normalt?
Besökarna registrerar sig själva via en surfplatta på disken och "värdarna" får ett e-postmeddelande och ett textmeddelande som säger att besökaren har anlänt. Besökaren får en personlig badge och är redo att hämtas upp av värden. Efter mötet kan de med en enkel badgescanning checka ut från byggnaden Det finns inga köer vid disken, receptionisten behöver inte leta reda på telefonnummer eller kollegor, det är papperslöst och alltid GDPR-säkert. Snabbt, enkelt och professionellt. Vad mer vill du ha?
Och så var det Covid-19.... Följt av alla typer av åtgärder
Coronavirusets ankomst förändrade allt under de senaste månaderna. Under flera månader, eller till och med hela året, var kontoren stängda och möten, seminarier eller kurser genomfördes online i så stor utsträckning som möjligt. Nu ser vi att kontoren öppnar sina dörrar igen, att vi är mycket nöjda med mänsklig kontakt och att de första besökarna välkomnas med omsorg igen. Det är nu ännu viktigare att visa sina gäster att man bryr sig om dem och även om deras säkerhet och hälsa.
Som arbetsgivare måste du vidta alla möjliga åtgärder för social distansering, minska det totala antalet personer i din byggnad och lägga till extra hygien- och städronder. Utöver dina normala arbetsuppgifter som arbetsgivare är detta ingen liten uppgift. Hur gör du för att hålla det konsekvent, hanterbart och framför allt enkelt?
Med Desk Booking-lösningen låter du dina anställda boka ett skrivbord hemifrån. På så sätt kan du begränsa antalet personer i byggnaden och du vet var de befinner sig när som helst. Men hur ordnar du det här för dina besökare?
Kontaktlös, men ändå uppkopplad
En av de största förändringarna på arbetsplatsen är att hålla avstånd till varandra och begränsa kontaktmomenten i ordets vidaste bemärkelse. Det känns väldigt onaturligt, men det är så viktigt just nu. Det är därför vi letar efter lösningar som minskar den kontakt som dina besökare har med andra människor eller föremål avsevärt, men som de ändå känner sig sedda, uppskattade och välkomna med. Hur kan ett digitalt besökshanteringsverktyg som GoBrightbidra till detta?
En anställd bjuder in en kund, leverantör eller andra gäster via GoBright Portal eller via GoBright Plugin, i Outlook. Besökaren får ett förregistreringsmejl med en QR-kod. Med denna kod har han tillgång till fastigheten på det datum som anges i e-postmeddelandet. Du kan anpassa mallen för detta e-postmeddelande helt genom att lägga till din egen logotyp och viktig information som vägbeskrivning, kontaktuppgifter, säkerhetsinstruktioner eller till och med en hälsokontroll.
Vid ankomsten skannar besökaren QR-koden vid besökarregistreringspanelen och den anställde får ett e-postmeddelande och ett textmeddelande om att hans besökare har anlänt. Eventuellt skrivs en personlig badge ut med foto och QR-kod och hittills har allt varit kontaktlöst i så stor utsträckning som möjligt. På så sätt får receptionisten mer tid för genuin och personlig uppmärksamhet för besökaren.
En badge med QR-kod har flera fördelar:
- En personlig badge återanvänds och kastas inte bort;
- Det påskyndar registreringsprocessen för återkommande besökare;
- Denna QR-kod kan också ge tillgång till företagets restaurang
Riskhantering
Planering och registrering av besökare är en viktig del av återstarten av kontorslivet. Som arbetsgivare vill du styra dina besöksflöden så mycket som möjligt och justera dem vid behov. Genom att arbeta med förhandsregistreringar får du en bra uppfattning om antalet externa besökare i förväg. Och eftersom du bara släpper in personer som är digitalt registrerade har du en aktuell och korrekt översikt när som helst på dygnet. Och det är också mycket användbart i nödsituationer. Via den mobila portalen kan räddningstjänsten kontrollera var kollegor och besökare befinner sig. Och om det skulle uppstå nya covid-19-infektioner inom företaget kan våra verktyg hjälpa till att förhindra ytterligare spridning.
