"Man bekommt nie eine zweite Chance für einen guten ersten Eindruck"
Dies gilt nicht nur für Einzelpersonen, sondern auch für Organisationen. Sie wollen Ihren Besuchern ein angenehmes Erlebnis bieten, von dem Moment an, in dem sie durch die Tür treten. Und das beginnt natürlich mit der Art und Weise, wie Sie Ihre Gäste in der Lobby oder an der Rezeption begrüßen. Und eigentlich beginnt es schon einen Schritt früher, nämlich in dem Moment, in dem Sie sie in Ihre Räumlichkeiten einladen. Ganz gleich, ob Sie einen besetzten oder einen unbesetzten Empfang haben, mit einem guten digitalen Besucherregistrierungssystem wie GoBrightstellen Sie sicher, dass Ihren Besuchern immer sofort geholfen wird. Das verkürzt die Wartezeit, beschleunigt den Besucherstrom am Schalter und fördert ein pünktliches und professionelles Auftreten.
Wie funktioniert unser digitaler Empfang normalerweise?
Die Besucher registrieren sich über ein Tablet an der Theke und die "Gastgeber" erhalten eine E-Mail und eine Textnachricht, dass der Besucher angekommen ist. Der Besucher erhält einen personalisierten Ausweis und ist bereit, vom Gastgeber abgeholt zu werden. Nach dem Treffen können sie mit einem einfachen Ausweis-Scan aus dem Gebäude auschecken. Es gibt keine Warteschlangen am Schalter, der Empfangsmitarbeiter muss keine Telefonnummern oder Kollegen ausfindig machen, es ist papierlos und immer GDPR-sicher. Schnell, einfach und professionell. Was wollen Sie noch?
Und dann war da noch Covid-19.... Gefolgt von allen möglichen Maßnahmen
Das Auftreten des Coronavirus hat in den letzten Monaten alles verändert. Monatelang, ja sogar das ganze Jahr über, waren die Büros geschlossen, und Sitzungen, Seminare oder Kurse wurden so weit wie möglich online abgehalten. Jetzt sehen wir, dass die Büros ihre Türen wieder öffnen, dass wir uns über menschlichen Kontakt freuen und dass die ersten Besucher wieder vorsichtig begrüßt werden. Es ist jetzt noch wichtiger, den Gästen zu zeigen, dass man sich um sie kümmert und auch um ihre Sicherheit und Gesundheit.
Als Arbeitgeber müssen Sie alle möglichen Maßnahmen zur sozialen Distanzierung ergreifen, die Gesamtzahl der Personen in Ihrem Gebäude reduzieren und zusätzliche Hygiene- und Reinigungsgänge durchführen. Das ist neben Ihren normalen Pflichten als Arbeitgeber keine kleine Aufgabe. Wie schaffen Sie es, dass es konsequent, überschaubar und vor allem einfach bleibt?
Mit der Desk Booking-Lösung können Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus einen Schreibtisch buchen. Auf diese Weise können Sie die Anzahl der Personen im Gebäude begrenzen und wissen jederzeit, wo sie sich aufhalten. Aber wie regeln Sie das für Ihre Besucher?
Kontaktlos, aber trotzdem verbunden
Eine der größten Umstellungen bei der Arbeit ist es, Abstand zueinander zu halten und den Kontakt im weitesten Sinne des Wortes zu begrenzen. Das fühlt sich sehr unnatürlich an, aber es ist gerade jetzt so wichtig. Deshalb suchen wir nach Lösungen, die den Kontakt Ihrer Besucher mit anderen Menschen oder Gegenständen deutlich reduzieren, bei denen sie sich aber dennoch gesehen, geschätzt und willkommen fühlen. Wie kann ein digitales Besuchermanagement-Tool wie das von GoBrightdazu beitragen?
Ein Mitarbeiter lädt einen Kunden, Lieferanten oder andere Gäste über das GoBright Portal oder über das GoBright Plugin, in Outlook ein. Der Besucher erhält eine Vorregistrierungs-E-Mail mit einem QR-Code. Mit diesem Code hat er an dem in der E-Mail angegebenen Datum Zugang zum Objekt. Sie können die Vorlage dieser E-Mail vollständig anpassen, indem Sie Ihr eigenes Logo und wichtige Informationen wie Wegbeschreibung, Kontaktdaten, Sicherheitshinweise oder sogar einen Gesundheitscheck hinzufügen.
Bei der Ankunft scannt der Besucher den QR-Code an der Besucherregistrierungstafel und der Mitarbeiter erhält eine E-Mail und eine Textnachricht, dass sein Besucher angekommen ist. Optional wird ein persönlicher Ausweis mit Foto und QR-Code gedruckt, wobei bisher alles so weit wie möglich kontaktlos erfolgt. Auf diese Weise hat der Empfangsmitarbeiter mehr Zeit für eine echte und persönliche Betreuung des Besuchers.
Ein Ausweis mit QR-Code hat mehrere Vorteile:
- Ein personalisierter Ausweis wird wiederverwendet und nicht weggeworfen;
- Er beschleunigt den Registrierungsprozess für wiederkehrende Besucher;
- Dieser QR-Code kann auch den Zugang zum Betriebsrestaurant ermöglichen
Risikomanagement
Die Planung und Registrierung von Besuchern ist ein wichtiger Bestandteil der Wiederaufnahme des Bürobetriebs. Als Arbeitgeber möchten Sie Ihre Besucherströme so gut wie möglich steuern und bei Bedarf anpassen. Wenn Sie mit Vorregistrierungen arbeiten, erhalten Sie im Voraus eine gute Vorstellung von der Anzahl der externen Besucher. Und da Sie nur Personen zulassen, die digital registriert sind, haben Sie zu jeder Tageszeit einen aktuellen und genauen Überblick. Und das ist auch bei einem Notfall sehr nützlich. Der Notfallbeauftragte kann sich über das mobile Portal über den Aufenthaltsort von Kollegen und Besuchern informieren. Und falls es im Unternehmen neue Covid-19-Infektionen gibt, können unsere Tools helfen, eine weitere Ausbreitung zu verhindern.
