Weet je hoe je bezoekers veilig op kantoor kunt ontvangen?
"Je krijgt nooit een tweede kans voor een goede eerste indruk"
Dat geldt niet alleen voor particulieren, maar ook voor organisaties. U wilt uw bezoekers een prettige ervaring geven, vanaf het moment dat ze door de deur lopen. En dat begint natuurlijk al bij de manier waarop u uw gasten verwelkomt in de lobby of bij de receptie. En, het begint eigenlijk al een stap eerder; vanaf het moment dat u ze uitnodigt in uw pand. Of u nu een drukke receptie heeft of een onbemande balie, met een goed digitaal bezoekersregistratiesysteem zoals 'GoBright Visit' zorgt u ervoor dat uw bezoekers altijd direct geholpen worden. Dit verkort de wachttijd, versnelt de doorstroom van bezoekers aan de balie en stimuleert een punctuele en professionele uitstraling.
Hoe functioneert onze digitale ontvangst normaal?
Bezoekers registreren zichzelf via een tablet bij de receptie en de "hosts" ontvangen een e-mail en een sms waarin staat dat de bezoeker is gearriveerd. De bezoeker ontvangt een gepersonaliseerde badge en is klaar om opgehaald te worden door de host. Na de vergadering kunnen ze met een eenvoudige badgescan uitchecken. Er zijn geen wachtrijen aan de receptie, de receptionist hoeft geen telefoonnummers of collega's op te sporen, het is papierloos en altijd GDPR-proof. Snel, eenvoudig en professioneel. Wat wil je nog meer?
En toen was er Covid-19.... Gevolgd door allerlei maatregelen
De komst van het Coronavirus heeft de afgelopen maanden alles veranderd. Maandenlang, of zelfs het hele jaar, waren kantoren gesloten en werden vergaderingen, seminars of cursussen zoveel mogelijk online gehouden. Nu zien we dat kantoren hun deuren weer openen; dat we blij zijn met menselijk contact en dat de eerste bezoekers weer voorzichtig worden ontvangen. Het is nu nog belangrijker om je gasten te laten zien dat je om hen geeft en ook om hun veiligheid en gezondheid.
Als werkgever moet je je houden aan allerlei maatregelen in verband met sociale afstand, het verminderen van het totale aantal mensen in het gebouw en extra hygiëne- en schoonmaakrondes. Naast de normale verplichtingen als werkgever is dit geen geringe opdracht. Hoe houd je het consequent, beheersbaar en vooral eenvoudig?
Met de Desk Booking-oplossing laat je jouw werknemers een werkplek vanuit huis reserveren. Zo kun je het aantal mensen in het gebouw beperken en weet je op elk moment waar ze zijn. Maar hoe regel je dit voor bezoekers?
Contactloos, maar toch verbonden
Een van de grootste aanpassingen op de werkvloer is afstand houden van elkaar en het beperken van contactmomenten in de breedste zin van het woord. Dat voelt heel onnatuurlijk, maar is juist nu zo belangrijk. Daarom zoeken we naar oplossingen die het contact van uw bezoekers met andere mensen of objecten sterk verminderen, maar waarmee ze zich toch gezien, gewaardeerd en welkom voelen. Hoe kan een digitaal bezoekersmanagement tool als GoBright Visit daaraan bijdragen?
Een medewerker nodigt een klant, leverancier of andere gasten uit via de GoBright Portal of via de GoBright Plugin, in Outlook. De bezoeker ontvangt een voorregistratie e-mail met een QR code. Met deze code heeft hij toegang tot het pand op de datum die in de e-mail staat. Je kunt het sjabloon van deze e-mail volledig aanpassen door een eigen logo en belangrijke informatie toe te voegen, zoals een routebeschrijving, contactgegevens, veiligheidsinstructies of zelfs een gezondheidscheck.
Bij aankomst scant de bezoeker de QR-code bij het bezoekersregistratiepaneel en ontvangt de medewerker een e-mail en sms dat zijn bezoeker is gearriveerd. Optioneel wordt een persoonlijke badge geprint met foto en QR code en tot nu toe is alles zoveel mogelijk contactloos. Op deze manier heeft de receptionist meer tijd voor echte en persoonlijke aandacht voor de bezoeker.
Een badge met QR code heeft verschillende voordelen:
- een gepersonaliseerde badge wordt hergebruikt en niet weggegooid;
- het versnelt het registratieproces voor terugkerende bezoekers;
- deze QR code kan ook toegang verschaffen tot het bedrijfsrestaurant
Risicobeheer
Het plannen en registreren van bezoekers is een belangrijk onderdeel van het weer op gang brengen van het kantoorleven. Als werkgever wilt je de bezoekersstromen zo goed mogelijk beheersen en zo nodig bijsturen. Door met vooraanmeldingen te werken, krijg je vooraf een goed beeld van het aantal externe bezoekers. En omdat je alleen mensen toelaat die digitaal geregistreerd zijn, heb je op elk moment van de dag een actueel en accuraat overzicht. En dat is ook erg handig in geval van nood. De bedrijfshulpverlener kan via de mobiele portal zien waar collega's en bezoekers zich bevinden. En, stel dat er nieuwe Covid-19 besmettingen binnen het bedrijf zijn, dan kunnen onze tools verdere verspreiding helpen voorkomen.
