Savez-vous comment accueillir les visiteurs au bureau en toute sécurité ?
"On n'a jamais une seconde chance pour une bonne première impression".
Cela s'applique non seulement aux particuliers, mais aussi aux organisations. Vous voulez offrir à vos visiteurs une expérience agréable, dès qu'ils franchissent la porte. Et cela commence naturellement par la façon dont vous accueillez vos invités dans le hall ou à la réception. En fait, cela commence un peu plus tôt, dès l'instant où vous les invitez dans vos locaux. Que votre réception soit occupée ou non, avec un bon système numérique d'enregistrement des visiteurs tel que 'GoBright Visit', vous vous assurez que vos visiteurs sont toujours aidés immédiatement. Cela réduit le temps d'attente, accélère le flux de visiteurs au comptoir et stimule une apparence ponctuelle et professionnelle.
Comment fonctionne normalement notre réception numérique ?
Lesvisiteurs s'inscrivent eux-mêmes via une tablette sur le comptoir et les "hôtes" reçoivent un courriel et un message texte indiquant que le visiteur est arrivé. Le visiteur reçoit un badge personnalisé et est prêt à être pris en charge par l'hôte. Après la réunion, un simple scan du badge leur permet de quitter le bâtiment. Il n'y a pas de file d'attente au comptoir, la réceptionniste n'a pas besoin de rechercher des numéros de téléphone ou des collègues, c'est sans papier et toujours conforme au GDPR. Rapide, simple et professionnel. Que voulez-vous de plus ?
Et puis il y a eu Covid-19.... Suivi de toutes sortes de mesures
L'arrivée du coronavirus a tout changé ces derniers mois. Pendant des mois, voire toute l'année, les bureaux étaient fermés et les réunions, séminaires ou cours se déroulaient autant que possible en ligne. Nous constatons aujourd'hui que les bureaux ouvrent à nouveau leurs portes, que le contact humain est très apprécié et que les premiers visiteurs sont à nouveau accueillis avec soin. Il est encore plus important maintenant de montrer à vos invités que vous vous souciez d'eux et aussi de leur sécurité et de leur santé.
En tant qu'employeur, vous devez respecter toutes sortes de mesures liées à la distanciation sociale, réduire le nombre total de personnes dans votre bâtiment et ajouter des rondes d'hygiène et de nettoyage supplémentaires. En plus de vos obligations normales en tant qu'employeur, ce n'est pas une mince affaire. Comment faire pour qu'elle soit cohérente, gérable et surtout simple ?
Avec la solutionRéservation de bureaux, vous laissez vos employés réserver un bureau depuis leur domicile. De cette façon, vous pouvez limiter le nombre de personnes dans le bâtiment et vous savez à tout moment où elles se trouvent. Mais comment organiser cela pour vos visiteurs ?
Sans contact, mais toujours connecté
L'un des ajustements les plus importants sur le lieu de travail consiste à se tenir à distance les uns des autres et à limiter les moments de contact, au sens le plus large du terme. Cela n'a rien de naturel, mais c'est très important à l'heure actuelle. C'est pourquoi nous recherchons des solutions qui réduisent considérablement le contact de vos visiteurs avec d'autres personnes ou objets, mais qui leur permettent de se sentir vus, appréciés et bienvenus. Comment un outil de gestion numérique des visiteurs tel que GoBright Visit peut-il contribuer à cela ?
Un employé invite un client, un fournisseur ou d'autres invités via le portail GoBright ou via le plugin GoBright , dans Outlook. Le visiteur reçoit un email de pré-enregistrement avec un code QR. Avec ce code, il a accès à la propriété à la date indiquée dans l'email. Vous pouvez personnaliser complètement le modèle de cet e-mail en ajoutant votre propre logo et des informations importantes telles que l'itinéraire, les coordonnées, les consignes de sécurité ou même un bilan de santé.
À son arrivée, le visiteur scanne le code QR sur le panneau d'enregistrement des visiteurs et l'employé reçoit un courriel et un message texte l'informant de l'arrivée de son visiteur. En option, un badge personnel est imprimé avec une photo et un code QR. Jusqu'à présent, tout s'est fait sans contact autant que possible. Ainsi, le réceptionniste a plus de temps pour accorder une attention réelle et personnelle au visiteur.
Un badge avec un code QR présente plusieurs avantages :
- un badge personnalisé est réutilisé et non jeté ;
- il accélère le processus d'enregistrement pour les visiteurs qui reviennent ;
- ce code QR peut également donner accès au restaurant d'entreprise
Gestion des risques
La planification et l'enregistrement des visiteurs constituent une partie importante de la reprise de la vie de bureau. En tant qu'employeur, vous souhaitez gérer au mieux vos flux de visiteurs et les adapter si nécessaire. En travaillant avec les pré-enregistrements, vous aurez une bonne idée du nombre de visiteurs externes à l'avance. Et comme vous n'autorisez que les personnes qui sont enregistrées numériquement, vous disposez d'une vue d'ensemble actualisée et précise à tout moment de la journée. Et cela est également très utile en cas d'urgence. Le responsable des interventions d'urgence peut vérifier la localisation des collègues et des visiteurs via le portail mobile. Et, en cas d'apparition de nouvelles infections par le virus Covid-19 au sein de l'entreprise, nos outils peuvent contribuer à empêcher la propagation.
