Rulle
GoBright Hjemmeside - Standardbillede 2
Artikel

Effektivt samarbejde på en fleksibel arbejdsplads: Tips og strategier

Blogs, artikler og hvidbøger

Det kan være en udfordring at samarbejde med dine kolleger på en fleksibel arbejdsplads. Alle arbejder forskellige steder, på forskellige tidspunkter, måske endda i forskellige tidszoner. Det kan være svært at mødes med sine kolleger og holde sig opdateret om alle nye ændringer. Derfor kræver samarbejde, især på en fleksibel arbejdsplads, god og effektiv kommunikation. Der er et par ting, du kan gøre for at stimulere dette på et fleksibelt kontor.


Hjælp medarbejderne med at komme i kontakt

Først og fremmest er det vigtigt, at dine medarbejdere kommer i kontakt med hinanden. Folk er langt mere tilbøjelige til at gå ind og kommunikere med folk, de allerede kender, end med folk, de aldrig har talt med. Omfavn forbindelser mellem mennesker, selv om de ikke altid er arbejdsrelaterede. Det vil i sidste ende føre til et tættere og stærkere team af mennesker.

Du kan hjælpe dit team med at skabe denne forbindelse ved at afholde særlige månedlige eller ugentlige møder, hvor de kan komme i kontakt med og tale med de mennesker, de ikke arbejder sammen med til daglig. Disse møder kan også bruges til at få medarbejderne til at fortælle andre teams, hvad de har arbejdet med, og hvad de gerne vil opnå. Du kan afholde disse møder online, men også personligt. Hvis du bruger et lokalebookingsystem, kan du nemt booke et mødelokale og invitere dine medarbejdere til at deltage. Selv hvis de ikke er på kontoret den pågældende dag, vil de kunne deltage via dit videokonferenceværktøj. Ved hver booking kan du direkte tilføje et Microsoft Teams-link.

Ud over dedikerede møder kan medarbejderne også støttes i at skabe bånd ved at give dem specialbyggede sociale rum. Mange kontorer eksperimenterer allerede med rum, der ligner dagligstuer på kontoret. Disse rum opfordrer medarbejderne til at sætte sig ned, slappe af og føre åbne samtaler, mens skrivebordet bruges til professionel kommunikation.

En anden måde, hvorpå du kan skabe bånd i teamet, er ved at være vært for ikke-arbejdsrelaterede aktiviteter. Det kan være sammenkomster på kontoret i arbejdstiden, hvor I bruger lidt tid på at knytte personlige bånd. Men det kan også være uden for arbejdstiden, måske endda i weekenden, hvor du og dit team kan lave en sjov aktivitet.

GoBright - Kom i kontakt med dit team - samarbejde og sjov

 

Dokumenter alt

På en fleksibel arbejdsplads arbejder folk på forskellige tidspunkter og fra forskellige steder. Det er uundgåeligt, at dine medarbejdere vil kommunikere mindre. Sørg for, at ingen går glip af noget vigtigt ved at dokumentere alt, hvad der er blevet gjort. Du kan bede dine medarbejdere om at dokumentere alle opdateringer i fælles værktøjer som Microsoft Teams eller andre samarbejdsværktøjer. Det giver et klart overblik over alle ressourcer og projekthistorik på ét sted og forhindrer forsinkelser eller overskredne deadlines på grund af dårlig kommunikation. Det lyder måske som en masse arbejde, men dokumentation af opdateringer vil i sidste ende øge dine medarbejderes produktivitet, da ingen længere behøver at vente på opdateringer.

 

Brug de rigtige kommunikationsværktøjer

Et nyttigt værktøj til kommunikation på kontoret er digital skiltning. Det er skærme, der er placeret i hele bygningen, og som kan vise alle former for kommunikation, f.eks. nyheder, intern information og billeder. Flere skærme kan vise information på samme tid forskellige steder i bygningen, så alle kan holde sig orienteret, uanset hvor de befinder sig i virksomheden. Digital skiltning er dog kun nyttig for de mennesker, der arbejder på kontoret. Folk, der arbejder andre steder, vil ikke kunne se disse beskeder.

Derfor er det lige så vigtigt at bruge et passende kommunikationsværktøj til at inkludere alle medarbejdere i virksomhedens udvikling. Et af de mest brugte programmer på kontorer rundt om i verden er Microsoft Teams. Dette værktøj bruges ikke kun til videokonferencer, men giver også plads til, at dine medarbejdere kan gemme og redigere filer og chatte med hinanden. Til e-mails bruger de fleste Microsoft Outlook. Begge programmer kan også bruges til at planlægge møder med dine kolleger, når det ikke er nok med en chatbesked.

I kombination med GoBright's Outlook Plugin og Microsoft Teams-integrationen kan folk nu også bruge disse programmer til at booke fysiske mødelokaler. Når du bruger GoBright's Room and Desk Booking-løsninger, kan du administrere møder, booke lokaler og reservere skriveborde i dit Microsoft Teams-miljø. Det er endda muligt at inkludere et Microsoft Teams-link til din booking. Snart tilføjer vi også et Google Workspace-plugin.

GoBright & Microsoft er forbundet med hinanden

 

 

Planlæg din arbejdsuge

Du kan selvfølgelig planlægge et møde og på stedet finde ud af, hvem der er fysisk til stede, og hvem der deltager på afstand. Det ville dog være ideelt at kende disse oplysninger på forhånd, så du kan tage højde for dem, når du planlægger. Nogle gange fungerer det bare bedre at se alle personligt. Heldigvis har GoBright en løsning på vej: Week Planner-funktionen. Denne nye funktion i vores platform viser dig præcis, hvem der arbejder hvor og på hvilke tidspunkter. På den måde har du altid et komplet overblik over tilgængelige kolleger. Det er selvfølgelig ikke nødvendigt at udfylde detaljerne i din tidsplan hver uge. Det er tilstrækkeligt at udfylde det én gang, så kopierer platformen det til hver uge. Derefter kan du foretage ændringer undervejs, hvis det er nødvendigt. Derudover kan du kontakte dine kolleger direkte fra Week Planner og endda oprette møder med dem.

I sidste ende har hvert værktøj sine fordele og ulemper. Uanset hvilket værktøj du beslutter dig for at bruge, er det vigtigt, at det passer til din organisations behov. Diskuter mulighederne med dine medarbejdere, gør dem opmærksomme på fordele og ulemper, og tag deres mening alvorligt. Det er trods alt dem, der arbejder med dem.

 

Week Planner - Fuldt overblik med Week Planner - 2024

Selvstændighed og tillid

Når man implementerer et fleksibelt kontor, er det vigtigt, at der er en gensidig tillid mellem arbejdsgiver og medarbejder. På den ene side skal arbejdsgiveren give medarbejderen tillid til, at de bliver færdige med deres opgaver til tiden. Det vil på den anden side gøre medarbejderne generelt mere overbærende med at tilpasse deres arbejdstid efter virksomhedens behov.

Det kan ske ved at lade medarbejderne planlægge deres egne dage. Stol på, at deres opgaver bliver udført, når de skal, men lad dem ikke gå tabt. Arbejdsgivere kan hjælpe deres medarbejdere uden at skabe en følelse af mistillid ved at indtage en støttende rolle. Sørg for, at dine medarbejdere har de rigtige værktøjer at arbejde med, at de har en klar fornemmelse af deadlines, og endelig at de har et eksempel at se op til. Det vigtigste, en arbejdsgiver kan gøre, er at sætte et eksempel for forventningerne på kontoret.

Vi har mere, hvor det kom fra

Ofte Stillede Spørgsmål

Spørg os om hvad som helst! Find svarene på de oftest stillede spørgsmål her.

Gennemse de ofte stillede spørgsmål

Hjælpecenter

En guldgrube for alle IT- og Facility Managers. Dyk ned i det tekniske omkring vores produkter og løsninger.

Besøg hjælpecentret

Nyhedsbrev

Vil du holde dig orienteret om udviklingen inden for smart office og vores nye funktioner? Tilmeld dig nu.

Tilmeld dig nu