Att samarbeta med sina kollegor på en flexibel arbetsplats kan vara en utmaning. Alla arbetar på olika platser, vid olika tidpunkter, kanske till och med i olika tidszoner. Det kan vara svårt att träffa sina kollegor och att hålla sig uppdaterad om alla nya förändringar. Det är därför som samarbete, särskilt på en flexibel arbetsplats, kräver bra och effektiv kommunikation. Det finns några saker du kan göra för att stimulera detta i ett flexibelt kontor.
Hjälp medarbetarna att knyta kontakter
Först och främst är det viktigt att dina medarbetare får kontakt med varandra. Människor är mycket mer benägna att gå in och kommunicera med människor de redan känner, snarare än med människor de aldrig har pratat med. Omfamna kontakter mellan människor, även om de inte alltid är arbetsrelaterade. Detta kommer i slutändan att leda till ett närmare och starkare team av människor.
Du kan hjälpa ditt team att skapa den här kontakten genom att anordna särskilda månads- eller veckomöten för att skapa kontakt och prata med de personer som de inte arbetar med dagligen. Dessa möten kan också användas för att låta medarbetarna berätta för andra team vad de har arbetat med och vad de vill uppnå. Du kan hålla dessa möten online, men också fysiskt. Om du använder dig av ett rumsbokningssystem kan du enkelt boka ett mötesrum och bjuda in dina medarbetare. Även om de inte kommer att vara på kontoret den specifika dagen kommer de att kunna delta via ditt videokonferensverktyg. För varje bokning kan du direkt lägga till en Microsoft Teams-länk.
Förutom särskilda möten kan man också hjälpa medarbetarna att skapa band genom att erbjuda dem specialbyggda sociala utrymmen. På många kontor experimenterar man redan med utrymmen som ser ut som vardagsrum på kontoret. Dessa utrymmen uppmuntrar medarbetarna att sitta ner, koppla av och ha öppna samtal, medan skrivbordet används för professionell kommunikation.
Ett annat sätt att skapa band inom teamet är att anordna aktiviteter som inte är arbetsrelaterade. Det kan handla om att träffas på kontoret under arbetstid och ägna lite tid åt att knyta personliga band. Men det kan också vara utanför kontorstid, kanske till och med på helgen, där du och ditt team kan göra en rolig aktivitet.
Dokumentera allt
På en flexibel arbetsplats arbetar människor vid olika tidpunkter och från olika platser. Det är oundvikligt att dina medarbetare kommer att kommunicera mindre. Se till att ingen missar något viktigt genom att dokumentera allt som har gjorts. Du kan be dina medarbetare att dokumentera alla uppdateringar i delade verktyg, som Microsoft Teams eller andra samarbetsverktyg. På så sätt får du en tydlig överblick över alla resurser och all projekthistorik på ett och samma ställe, vilket förhindrar förseningar eller missade deadlines på grund av dålig kommunikation. Det kanske låter som en massa arbete, men att dokumentera uppdateringar kommer i slutändan att öka dina medarbetares produktivitet eftersom ingen längre behöver vänta på uppdateringar.
Använd rätt kommunikationsverktyg
Ett användbart verktyg för kommunikation på kontoret är digital signage. Det är skärmar som placeras ut i hela byggnaden och som kan visa alla typer av kommunikation, till exempel nyhetsmeddelanden, intern information och bilder. Flera skärmar kan visa information samtidigt på olika ställen i byggnaden så att alla kan hålla sig informerade, var de än befinner sig på företaget. Digital signage är dock bara användbart för dem som arbetar på kontoret. Personer som arbetar från någon annan plats kommer inte att se dessa meddelanden.
Därför är det lika viktigt att använda ett lämpligt kommunikationsverktyg för att inkludera alla medarbetare i företagets utveckling. Ett av de mest använda programmen på kontor runt om i världen är Microsoft Teams. Det här verktyget används inte bara för videokonferenser, utan ger också utrymme för dina medarbetare att spara och redigera filer och chatta med varandra. För e-post använder de flesta Microsoft Outlook. Båda programmen kan också användas för att boka möten med dina kollegor när det inte räcker med ett chattmeddelande.
I kombination med GoBright:s Outlook Plugin och Microsoft Teams-integrationen kan man nu också använda dessa program för att boka fysiska mötesrum. När du använder GoBright:s lösningar för rums- och skrivbordsbokning kan du hantera möten, boka rum och reservera skrivbord i din Microsoft Teams-miljö. Det är till och med möjligt att inkludera en Microsoft Teams-länk i din bokning. Snart lägger vi också till ett Google Workspace-plugin.
Planera din arbetsvecka
Naturligtvis kan du boka in ett möte och där och då ta reda på vem som är fysiskt närvarande och vem som kommer att delta på distans. Det vore dock bra att veta detta i förväg, så att du kan ta hänsyn till det när du planerar mötet. Ibland fungerar det helt enkelt bättre att träffa alla personligen. Lyckligtvis har GoBright en lösning på gång: Week Planner-funktionen. Denna nya funktion i vår plattform kommer att visa dig exakt vem som kommer att arbeta varifrån och vid vilka tidpunkter. På så sätt har du alltid en fullständig översikt över tillgängliga kollegor. Självklart behöver du inte fylla i detaljerna i ditt schema varje vecka. Det räcker med att fylla i det en gång, så kopierar plattformen det till varje vecka. Om det behövs kan du sedan göra ändringarna när du går. Dessutom kommer du att kunna kontakta dina kollegor direkt från Week Planner och till och med skapa möten med dem.
I slutändan har varje verktyg sina fördelar och nackdelar. Oavsett vilket verktyg du bestämmer dig för att använda är det viktigast att det passar din organisations behov. Diskutera alternativen med dina anställda, gör dem medvetna om för- och nackdelarna och ta deras åsikter på allvar. Det är ju trots allt de som ska arbeta med dem.
Självständighet och förtroende
När man inför ett flexibelt kontor är det viktigt att det finns ett ömsesidigt förtroende mellan arbetsgivare och arbetstagare. Å ena sidan måste arbetsgivaren ge medarbetaren förtroende för att de kommer att slutföra sina uppgifter i tid. Detta kommer å andra sidan att leda till att medarbetarna i allmänhet blir mer överseende med att anpassa sina arbetstider efter företagets behov.
Detta kan förverkligas genom att låta medarbetarna planera sina egna dagar. Lita på att uppgifterna blir gjorda när de måste, men låt dem inte försvinna. Arbetsgivare kan hjälpa sina anställda utan att skapa en känsla av misstro, genom att ta på sig en stödjande roll. Se till att dina medarbetare har rätt verktyg att arbeta med, att de har en tydlig uppfattning om deadlines och slutligen att de har ett föredöme att se upp till. Det viktigaste en arbetsgivare kan göra är att föregå med gott exempel när det gäller förväntningarna på kontoret.
